Важна также форма представления управленческой отчетности руководству. Наиболее типичными формами являются текстовая, табличная и графическая. Но далеко не всякий руководитель готов читать тексты и таблицы, набранные мелким шрифтом. Понятно, что чем детальнее учет, тем лучше, но, во-первых, нельзя объять необъятное, а, во-вторых, для принятия решений, как правило, нужна разумная агрегированность, обобщение – например, по группам клиентов, по группам расходов и т. п. В случае выявления отклонений и необходимости их анализа – в динамике или же в сопоставлении с плановыми показателями – расшифровка всегда возможна. Однако для восприятия картины в целом нужна разумная простота, и над ней есть смысл работать, чтобы управленческая отчетность стала реальным инструментом управления, а не набором таблиц с маленькими значками, вызывающих у руководителя только раздражение.
Существенный практический вопрос – где брать сведения для управленческой отчетности? В идеале, конечно же, хорошо, когда каждое действие отражается в программе и автоматически обрабатывается. Передали определенное количество сырья со склада в производство, ввели данные в компьютер – и вот уже это сырье затем будет учтено в себестоимости готовой продукции или в стоимости незавершенного производства. Сдали определенное количество готовой продукции на склад готовой продукции, ввели данные в компьютер – и вот уже эта продукция фигурирует как готовая, а в блоке расчета себестоимости, где уже занесены соответствующие формулы расчета, ее количество и номенклатура автоматически корректирует результат расчета. При этом бухгалтерский учет является блоком общего учета и формируется в результате программной обработки вводимых первичных сведений на всех участках производства.
На практике же, в зависимости от размера компании, ее ресурсов, возраста, подготовленности персонала и т. п. существует большой разброс в постановке учета – от попыток полной автоматизации всех участков в единой программе до обработки данных вручную. Наиболее распространена ситуация, когда бухгалтерский учет ведется в бухгалтерских программах, а ряд данных, прежде всего по движению продукции (склад сырья – производство – склад готовой продукции – отгрузка) и по себестоимости, отдельно собирается и обрабатывается в формате MicrosoftExcel. При этом сведения по движению продукции собираются ежедневно, а в бухгалтерии окончательно отражаются по более укрупненным отчетным периодам. Тогда же соответственно получаются данные и по себестоимости. Получая такие «смешанные» данные, руководители могут следить за ситуацией ежедневно по оперативным сведениям (не сверенным точно с материальными отчетами, окончательными документами), а в конце периодов (например, в конце месяца, если это будет установлено внутренним приказом) видеть аналитически всю картину бизнеса (производственную и полную себестоимость, отчет о прибылях и убытках и т. д.).
Нужно только всегда помнить, что «мусор на входе – мусор на выходе», то есть, если в основе расчетов лежат неверные или специально искаженные данные, результат будет искаженным и бесполезным. Чтобы избежать такой ситуации, должны быть разработаны принципы, кто и на основе каких документов вносит данные в систему – в программу или в оперативные таблицы. При этом должен осуществляться контроль за соблюдением этих принципов. Тогда легче выявлять ошибки, выверять данные в конце периодов и вообще быть уверенным в том, что имеешь дело со сведениями, приближенными к реальности, а не с фантазиями работников.
Ряд управленческих решений не может быть принят только на основе внутренней информации компании, поэтому в структуру управленческой отчетности часто включаются и «внешние» для компании данные. Показательный пример – решения по вопросам ценообразования, при которых необходимо принимать во внимание информацию как о затратах (внутренние факторы), так и о рынке – внешние факторы.
В связи с этим периодически руководители, принимающие участие в решениях о ценообразовании, будут нуждаться в материалах, показывающих, какова структура рынка данной продукции или услуг, какова цена на аналогичную продукцию у других компаний, насколько важен уровень цен в конкурентной борьбе и т. п. Так что обойтись без сбора «внешних» данных для управленческих отчетов не удастся.
В любом случае, я думаю, следует понимать, что формирование управленческого учета и подготовка управленческой отчетности – отдельная задача, и ею надо заниматься специально. В зависимости от размеров предприятия, четкости организационной структуры, развитости документооборота, постановки учетной работы и степени автоматизации координацией этой работы в компании могут заниматься один человек или целая группа, но такая координация обязательно должна быть.
Нередко функции координации, особенно на малых и средних предприятиях, возлагают на бухгалтерию. Здесь есть одна опасность – не всегда бухгалтеры имеют четкое представление о технологическом процессе, в результате чего при подготовке данных «не чувствуют» их. И тогда ляпсусы неизбежны. На предприятиях, где мне, как представителю инвесторов, председателю совета директоров, генеральному директору, приходилось заниматься организацией и реорганизацией работы, мы специально организовывали изучение технологического процесса бухгалтерами. Это в дальнейшем позволяло им осмысленно осуществлять группировку расходов для формирования себестоимости продукции различных технологических переделов, да и вообще представлять себе, какие реальные процессы стоят за сухими строчками первичных документов. В то же время производственники в ходе такого ознакомления начинали, по крайней мере, понимать, почему каждое движение продукции от одного участка к другому должно сопровождаться правильными бумагами.