| Господарські операції | Дт | Кт |
| 1. Нарахована заробітна плата | ||
| 2. Нарахування збору на обов’язкове державне пенсійне страхування | ||
| 3. Нарахування збору на обов’язкове соціальне страхування | ||
| 4. Нарахування збору на обов’язкове страхування на випадок безробіття | ||
| 5. Утримано на пенсійне страхування | ||
| 6. Утримано на страхування з безробіття | ||
| 7. Утримано прибутковий податок | ||
| 8. Видано заробітну плату |
Нарахування (утримання) по всіх соціальних внесках відображаються по кредиту субрахунків: 651 «...за пенсійним забезпеченням», 652 «...за соціальним страхуванням», 653 «...за страхуванням на випадок безробіття», 641 «Розрахунки за податками», а сплата по дебету цих субрахунків у кореспонденції з грошовими рахунками обліку — 30 «Каса», 31 «Розрахунки в банках».
Відповідно до Наказу №144 передбачено три варіанти розрахунку працівнику заробітної плати:
1) по розрахунково-платіжній відомості, що одночасно використовується для розрахунків і виплат заробітної плати. Застосовується на невеликих підприємствах;
2) по розрахунковій відомості і платіжній відомості. Виплата виконується по платіжній відомості. Застосовується на великих підприємствах, в установах, організаціях;
3) по спеціальних листках розрахунку заробітної плати, типова форма П-52, що виписується на кожного працюючого в двох примірниках, а сума до видачі на руки переноситься в платіжну відомість П-53.
Видача авансу за роботу при кожному із застосовуваних варіантів проводиться за платіжною відомістю.
Компенсація втрати частини заробітку, в зв’язку з несвоєчасною його виплатою, є однією з державних гарантій, передбачених Законом «Про оплату праці». Конкретний механізм компенсації за несвоєчасну виплату нарахованої заробітної плати був розроблений у Положенні «Про порядок компенсації працівником утрати частини заробітної плати в зв’язку з порушенням термінів її виплати»: постанова Кабінету Міністрів України від 20.12.1997 №1427.
Розрахунки з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами відповідно до Інструкції «Про застосування плану рахунків» №291 від 30.11.1999 ведуть на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Рахунок 372 є винятком із загального правила, його сальдо може бути і дебетове, і кредитове. Дані на рахунку 372 відбиваються розгорнуто: дебетове — в рядку 210 балансу «інша поточна дебіторська заборгованість» і кредиторська — в рядку 610 «інші поточні зобов’язання». Видача наявних у підзвіт сум здійснюється тільки за цільовим призначенням, а саме на адміністративно-господарські потреби, на закупівлю сільськогосподарської продукції, на витрати по службових відрядженнях. Облік виданих у підзвіт сум ведеться по Дт 372 у кореспонденції з рахунками обліку коштів 301, 302. Якщо через підзвітну особу була зроблена оплата робіт, у бухгалтерському обліку витрати, пов’язані з цією оплатою, відносяться до витрат періоду, в якому вони були здійснені. В обліку підприємств, які використовують 8 клас рахунків, витрачені підзвітні суми відбиваються в такий спосіб:
- якщо підзвітна особа придбала товарно-матеріальні цінності Дт 20, 22 Кт 372;
- якщо кошти в підзвіт видані на командировочні витрати, на оплату послуг, виконаних на підприємстві Дт 84 Кт 372;
Для підприємств, що не використовують 8-й клас рахунків використовують наступні кореспонденції:
Дт 91 Кт 372 загальвиробничі витрати;
Дт 93 Кт 372 Витрати на збут;
Дт 92 Кт 372 Адміністративно-господарські витрати.
Принципи формування витрат у бухгалтерському обліку підприємства визначені в П(С)БУ 16 «Витрати».
Витрати визнаються витратами операційного періоду одночасно з визнанням доходів. Якщо видача в підзвіт здійснюється на закупівлю товарно-матеріальних цінностей, то такі витрати включаються в первісну вартість цих товарно-матеріальних цінностей і витратами не визнаються доти, поки підприємство одержить дохід від їх використання.
на практиці звичайно застосовують такий порядок розрахунків з підзвітними особами:
а) працівнику видаються кошти в підзвіт, а потім він використовує ці гроші на адміністративно-господарські витрати, відрядження, закупівлю сільськогосподарської продукції;
б) підзвітна особа придбала товарно-матеріальні цінності за свій рахунок чи їде у відрядження, а потім підприємство відшкодовує їй витрати в тому випадку, якщо в працівника є всі документи, що підтверджують витрати, причому вони повинні бути виписані на підприємство.
Видача готівки у підзвіт проводиться відповідно до «Порядку ведення касових операцій» у національній валюті України. відповідно до цього документа, до операцій по розрахунках з підзвітними особами ставляться наступні вимоги:
- видача готівки з кас проводиться за умови повного звіту підзвітної особи по раніше виданій сумі;
- невитрачені суми готівки повинні бути повернуті в касу підприємства не пізніше наступного робочого дня, після їхньої видачі на господарські потреби;
- звіт про витрачені суми авансу, виданого на командировочні витрати, повинен бути поданий протягом трьох днів після закінчення відрядження і у цей же термін невитрачена готівка має бути повернута в касу.
З каси підприємства працівнику можуть одночасно видавати готівку на відрядження і кошти в підзвіт для вирішення під час відрядження виробничих завдань. У цьому разі відряджена особа повинна протягом трьох днів після повернення подати в бухгалтерію авансовий звіт про суму, яка була йому видана.
За перевищення встановлених термінів використання виданої у підзвіт готівки, а також видачу готівки без повного звіту про раніше видані суми Указом президента України від 12.06.1995 №436 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання повернення готівки» у редакції від 11.05.1999 №491 передбачена штрафна санкція в розмірі 25%, виданих у підзвіт сум.
У даний час у П(С)БУ існує новий порядок відображення в регістрах бухгалтерського обліку неповернених підзвітних сум, а саме субрахунок 947 «нестачі, втрати і псування цінностей» не використовується навіть у випадку, якщо немає можливості утримати цю суму із заробітної плати працівника.
Заборгованість працівників по виданих сумах, що відбита по Кт 371, буде відображена в обліку до повного погашення заборгованості. При утриманні виданих підзвітних сум із заробітної плати працівника необхідно враховувати вимогу ст.404 Цивільного процесуального кодексу України, а також ст.26 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 №108, де визначено, що при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір утримання не повинен перевищувати 20%.
Витрати на відрядження
Відповідно до П(С)БО 16 оплата службових відряджень визнається витратами періоду і включається до складу валових витрат тільки при наявності документів, що підтверджують ці витрати: квитки на всі види транспорту загального користування, з усіма витратами по придбанню (страховка, постільні речі), рахунки на проживання в готелі, проїзні документи на проїзд у міському транспорті відповідно до маршруту, погодженого з керівником підприємства.
Підлягають відшкодуванню і включенню у витрати не підтверджені документально, але понесені добові витрати в межах норм, затверджених Кабінетом Міністрів України (18 грн.). Так само на витрати відноситься плата за бензин, стоянку і паркування, якщо працівник відправлений у відрядження на службовому легковому автомобілі.
Первинна документація для службових відряджень
Направляючи працівника у відрядження, підприємство оформляє наступні первинні документи:
- завдання на відрядження;
- наказ (розпорядження) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження;
- попередні кошториси витрат на відрядження;
- посвідчення про відрядження і запис у журналі реєстрацій про реєстрацію посвідчення;
- документи про наявність зв’язку відрядження з діяльністю підприємства.
Підставою для наказу є направлення працівника у відрядження (клопотання, завдання, підписане керівником того підрозділу, що направляє співробітника).
Наявність розпорядження чи наказу керівника про відрядження працівника є обов’язковою умовою. Наказ складається в письмовій формі. У ньому повинно бути зазначене:
- ПІБ,
- посада,
- найменування підприємства чи структурного підрозділу,
- дата початку і закінчення відрядження,
- населений пункт чи пункт призначення,
- назва підприємства, куди направляється відряджений,
- мета відрядження,
- вид транспорту і т.д.
Керівник підприємства має право встановлювати додаткові обмеження, щодо мети і коштів, а також встановлювати відшкодування витрат понад установлені законодавством норми, про що відряджена особа інформується і в наказі вказуються конкретні умови.
Розмір витрат на відрядження звичайно розраховують, виходячи з вартості проїзду, наймання житла і норм добових.
Оформлення майбутніх командировочних витрат, як правило, проводиться у вигляді розрахунку кошторису. Цей розрахунок-довідка має назву Бланк-3. Посвідчення про відрядження і є основним документом, відповідно до якого здійснюється відрядження працівника. Форма посвідчення про відрядження затверджена наказом Державної податкової інспекції України від 28.07.1997 №260.
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
Кожне відрядження на підприємстві повинно бути зареєстроване в спеціальному журналі реєстрації посвідчень про відрядження. На кожному посвідченні про відрядження ставлять порядковий номер і дата, вказуються номер і дата наказу керівника про направлення у відрядження. На підприємстві наказом повинна бути призначена посадова особа, на яку покладається ведення документів про відрядження. Підпис на посвідченні про відрядження особи, відповідальної за реєстрацію прибулих і вибулих осіб, повинен завірятися печаткою підприємства. Перед виїздом у відрядження працівникові видається аванс.
Звіт працівника про виконання службового відрядження
Після повернення з відрядження працівник повинен зробити відмітку в посвідченні про відрядження протягом робочого дня чи наступного дня після повернення. Ця дата є днем прибуття. Для віднесення витрат по відрядженню на витрати підприємства підзвітна особа повинна подати документи, які підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства. Такими документами можуть бути: запрошення, протокол про наміри, укладений договір, угоди про співробітництво, протокол розбіжностей і т.д. Відсутність оригіналів таких документів спричиняє невизнання понесених витрат.
Звіт завіряється підписом начальника відділу, який відправляв працівника у відрядження. Керівник підписує звіт, який потім передають у бухгалтерію.
Вимоги, що ставляться до документів, прикладених до авансового звіту, є такими:
- документи підписують в оригіналах;
- за формою вони повинні відповідати прийнятим в Україні вимогам щодо оформлення і заповнення первинних документів;
- за характером операцій повинен бути встановлений зв’язок подаваних документів з цільовим призначенням виданого грошового авансу.
У бухгалтерії звіт перевіряється бухгалтером за формою (наявність усіх реквізитів, правильність оформлення, наявність підпису) і змістом (вірогідність документів і арифметична перевірка).
Запитання для контролю засвоєння знань
1. У чому сутність аналітичного обліку розрахунків з працівниками?
2. Як нараховується заробітна плата?
3. Який порядок нарахувань на фонд оплати праці?
4. Який порядок нарахування утримань із заробітної плати?
5. Як розрахувати допомогу з тимчасової непрацездатності?
6. Які особливості синтетичного обліку розрахунків з оплати праці?
7. У чому сутність аналітичного обліку розрахунків з працівниками?
8. Який порядок відображення в обліку розрахунків по відрядженнях?
9. Як відображаються в обліку розрахунки з підзвітними особами?
10. Які первинні документи використовують при обліку розрахунків з оплати праці?