Простая БЗ состоит только из обязательного элемента – библиографического описания.
Дополненная БЗ, кроме библиографического описания содержит один и более элементов, например заголовок или классификационный индекс. Это наиболее распространенный вид записи, используемый в ИПС различных организаций и учреждений.
Базовая БЗ – это запись, в которой с наибольшей полнотой и точностью отражены все возможные элементы. Такая запись может присутствовать в национальных электронных ИПС. Она содержит элементы, созданные на основе авторитетных данных: полное библиографическое описание, заголовки разных видов, индексы разных классификационных систем, предметные рубрики и дескрипторы, аннотации, рефераты. Произведя выборку необходимых элементов из базовой записи, любая организация — пользователь данной ИПС посредством Интернета преобразовывает базовую запись в дополненную и использует ее в своих поисковых системах.
Обработчик должен уметь создавать базовую запись. Это требование стало особенно актуальным в связи с созданием библиографических записей в электронной форме. В новых условиях набор сведений должен быть максимально полным, чтобы при поиске и выводе необходимой записи можно было получить любую характеристику документа в любом требуемом объеме.
В электронной базовой записи предусматривается возможность отражения наиболее полного набора элементов в целях последующего использования во всех действующих или планируемых источниках информации.
В современном мире сложилась система национальных библиографий и соответственно система обработки входного национального документопотока.
Сведения национальной библиографии являются исходными для создания массивов записей в библиотеках, информационных центрах и т. п. При этом данные национальной библиографии являются текущими, а в конкретных системах они включаются не только в текущие, но и в кумулируемые массивы, а также используются для создания других записей (например, составных частей документа), проблемно-ориентированных баз данных, нормативных/авторитетных файлов и др. Но запись национальной библиографии может быть недостаточной для ее универсального использования и тогда возникает необходимость ее дополнения, изменения (модификации) или преобразования в базовую запись. Развитие программных средств позволяет многие операции с библиографическими сведениями осуществлять в автоматизированном режиме, поэтому общие правила создания базовой записи разрабатываются с учетом этого фактора.
На уровне национальной библиографии при условии функционирования в электронной среде и многоаспектного, многофункционального использования в библиотечных, информационных и других системах базовая запись должна отвечать следующим основным требованиям:
— составляться в рамках текущей обработки;
— обеспечивать полноту данных из основных источников сведений. Количественное сокращение элементов в базовой записи недопустимо;
— отражать связи между документами;
— организовывать связь с авторитетными записями;
— быть основой формирования различных выходных продуктов как для традиционных, так и для машиночитаемых массивов.
Трудозатраты на максимально полное и адекватное отражение сведений о документе в базовой библиографической записи многократно окупаются благодаря уменьшению затрат на доработку записей в библиографирующих учреждениях
Значение базовой БЗ возросло в связи с созданием международных библиографических баз данных, национальных сводных каталогов и кооперативной каталогизации.
Широкое распространение имеют отдельные элементы записи, которые используются в статистической, учетной, отчетной, регистрационной документации различных организаций.