Систематизация – процесс присвоения документу классификационных индексов, позволяющих распределить документ или библиографическую запись на него по отделам или дальнейшим подразделениям документного фонда, систематического, электронного каталога, библиографического указателя, систематической картотеки и т. д.
Качество систематизации влияет на уровень организации документных фондов и ИПС, а значит, и на обслуживание пользователей. Вот почему так важно владеть методикой систематизации, а не просто умением обнаружить индекс.
Методика – совокупность принципов, методов и правил, применяющихся при систематизации. Она делится на общую и частную. Общая методика применяется при систематизации документов всех отраслей знания. Частная методика содержит правила систематизации в отдельных отраслях знания или циклах родственных наук и разрабатывается на основе общей методики. Принципы, методы и правила систематизации позволяют близким по содержанию, типам и назначению документам присвоить одинаковые индексы, исключить в отделах каталогов (картотек и т. п.) неоправданное дублирование библиографических записей.
8.3.1. Принципы систематизации
Систематизация документов основывается на ряде принципов, вытекающих из целей и задач классификационных систем.
Основным принципом является приоритет содержания документа над всеми другими его признаками: конструктивной формой, естественным языком, читательским назначением и т. п. Документ, прежде всего, получает индекс отраслевого отдела основных таблиц, а его второстепенные признаки отражаются с помощью вспомогательных типовых делений.
Исключение составляют художественная литература, универсальные энциклопедии, словари, библиографические пособия и другие документы, систематизация которых по содержанию объективно невозможна.
Для систематизации таких документов предусмотрены специальные отделы, к которым в ББК, например, относятся «84 Художественная литература (произведения)», «9 Литература универсального содержания» и другие. Необходимость таких отделов диктуется особенностями читательского спроса и ассортиментом печатной продукции.
Принцип объективности требует выявления основной сути документа, возможно более точного отражения его содержания и других признаков с помощью правильного классификационного решения.
Объективный анализ научной, научно-популярной книги невозможен без владения систематизатором знанием той отрасли, которой посвящен документ. В случае когда систематизатор испытывает трудности при определении индекса, он не имеет права отложить книгу в дальний ящик, а обязан обратиться к специалистам в данной области знания, консультантам, экспертам и довести процесс систематизации до конца.
Реализация этого принципа требует постоянного слежения за последними дополнениями и изменениями в классификационной системе, позволяющими своевременно актуализировать таблицы. Важна проработка методических рекомендаций, которые публикуются в специальных журналах. Это позволяет быть в курсе изменений в структуре отделов КС, в индексации и словесных формулировках. Систематизатору важно ориентироваться в современной научной терминологии разных областей знания, в составе и содержании современного книжного рынка. В этом ему помогают составители классификационной системы, которые периодически публикуют необходимую информацию о ее развитии.
Принципом последовательности руководствуются при принятии окончательного классификационного решения в процессе редактирования индексов. Выполнение этого принципа означает, что принятое однажды классификационное решение всегда применяется в идентичных случаях систематизации. Реализации данного принципа способствуют указания общей и частной методики систематизации, рабочие таблицы классификации, отражающие особенности структуры и степень детализации фонда и систематического каталога, наличие картотеки методических решений. Следование данному принципу устранит случаи систематизации одной и той же книги разными способами.
8.3.2. Методы систематизации
В процессе систематизации порой становится очевидно, что для отражения содержания документа недостаточно одного индекса. В классификационной системе предусмотрена возможность составления нескольких классификационных индексов на один документ. В этом случае используется метод многократного (повторного) отражения. Два и более индекса, первый из которых называется основным, а последующие – дополнительными, позволяют отразить документ в разных отделах ИПС. Составленные индексы соединяются знаком плюс (+).
Классификационные системы рекомендуют применение данного метода в следующих случаях:
1) при систематизации документов, в которых рассматриваются два вопроса или предмета. Например, книга Б. И. Андреева «Франция. Италия: Очерки по экономической географии» получит индекс «65.049(4Фра) + 65.049(4Ита)»;
2) при систематизации особо важных материалов с точки зрения их научной ценности и актуальности. К ним относятся научные монографии, официальные документы;
3) когда этого требуют методические указания классификационных делений, т. е. частная методика систематизации. Методические указания содержат такие выражения: «... повторно отражаются...», или «... за счет повторного отражения...».
В процессе систематизации может возникнуть необходимость не только всестороннего раскрытия содержания документа, но и отражения его составной части (статьи или произведения из журнала, сборника и др.). В этом случае используется метод аналитической систематизации, при котором основным становится индекс, в целом отражающий содержание документа, в котором помещена составная часть, а дополнительным – аналитический индекс, отражающий содержание составной части.
Так, книга Н. Берберовой «Чайковский. История одинокой жизни», в которой размещено предисловие другого автора – Н. Бочкаревой (о жизни и творчестве писательницы Н. Берберовой) получит полный индекс «85.313(2)1-8Чайковский П.И. + [Ан.: 83.3(2Рос=Рус)-8 Берберова Н.]». В нем основной индекс отражает содержание книги Н. Берберовой, а дополнительный, со словом «Ан.» (аналитический) в квадратных скобках, – содержание статьи Н. Бочкаревой. В этом случае на предисловие Н. Бочкаревой будет составлена аналитическая библиографическая запись, в которой в качестве каталожного отразится аналитический индекс «83.3(2 Рос=Рус)-8 Берберова Н.».
8.3.3. Правила систематизации
Важнейшая проблема общей методики систематизации – выбор одного классификационного решения из нескольких возможных. Знание правил систематизации позволяет ограничить использование метода многократного отражения, дает возможность присвоить один индекс документам широкого, многоаспектного содержания. Среди систематизаторов сложилось условие: присваивать одному документу более трех индексов, иначе, как показывает практика, при поиске документов возникав избыточный информационный шум, неоправданно быстро растет объем ИПС. Остановимся на основных правилах систематизации.
Правило № 1. Предпочтение частного вопроса общему.
Все отделы основных таблиц строятся по принципу «от общего к частному». Чем ниже уровень, на котором расположено классификационное деление, тем более конкретен, узок его объект. На верхних уровнях расположены общие для всего отдела объекты (темы, предметы), на нижних – более частные. Анализируя документ, необходимо не просто сформулировать отрасль знания, к которой относится содержание документа (общий вопрос), а конкретизировать его предмет, аспект рассмотрения и вести поиск индекса, соответствующего частному вопросу. Так, документы по физическим приборам, применяемым во многих отраслях физики, собираются под общим индексом «22.3с». Документы по приборам, используемым в отдельных отраслях физики относятся к соответствующим отраслям. Например, электронике и ионные микроскопы отражены в классификационном делении «22.338 Движение заряженных частиц в электрических и магнитных полях», а оптические приборы – в делении «22.34 Оптика» и т. д. Знание особенностей построения основных таблиц препятствует присвоению общего, в данном случае неверного индекса «22.3с» документу об оптических приборах, а методические указания подскажут правильный путь – к частному вопросу.
Правило № 2. Систематизация по аспекту рассмотрения предмета.
Данное правило вступает в силу в том случае, когда документ поспосвящен предмету, который относится к какой-либо области знания или практической деятельности, но рассматривается в аспекте другой области знания или практической деятельности. Например, в документе «Правовые вопросы аграрных реформ» мы имеем предмет, относящийся к экономике сельского хозяйства (аграрные реформы). Он рассматривается в аспекте отрасли права. Систематизаторы, плохо знающие правила систематизации, обычно принимают решение об использовании метода многократного отражения (65.32-1+67.407). Но его следует отнести только в один отдел, который раскрывает аспект рассмотрения предмета, а именно в тот, где аграрные реформы рассматриваются в правовом аспекте, т. е. с помощью классификационного деления «67.407 Земельное (аграрное) право. Горное право. Лесное право. Водное право».
Правило № 3. Систематизация по области применения объекта.
Данное правило вступает в силу, когда в документе рассматриваются вопросы использования положений, законов, методов какой-либо одной науки или практической деятельности в других науках или отраслях практики. Здесь вновь может возникнуть неправомерное желание использовать метод многократного отражения, поскольку в содержании присутствует как бы два предмета (например, «Законы акустики и их применение в строительстве»). Но правило № 3 тоже требует отражать документ только в одном отделе, а именно в том, в котором применяются «чужие» методы, законы, положения. То есть документ относится к области применения, и данная книга получит индекс раздела «Строительство». Книги о статистике соберутся в разделе «60.6 Статистика», но книги о применении статистических методов в экономике – под индексом «65.051 Экономическая статистика», о методике статистики населения – в делении «60.7 Демография».
Правило № 4. Систематизация по объекту, испытывающему влияния.
Документы, при систематизации которых следует использовать это правило также содержат два объекта. Первый объект – это принципы и правила какой-либо науки или отрасли практики. Второй объект – это другие науки или отрасли практики, на которые оказывает влияние первый объект. При систематизации с помощью индекса отражают только второй объект, испытывающий влияние первого.
Книга о влиянии ледников на климат получит индекс «26.237.8 Климатология», а о влиянии климата на ледники – «26.222.8 Гляциология», где систематизируется литература о ледниках.
Правило № 5. Систематизация документов широкого содержания.
Правило распространяется на документы, в которых рассматривается три и более предмета или предмет освещается в трех или более аспектах. Такие документы отражаются в классификационном делении, содержание которого объединяет информацию обо всех предметах или аспектах. Здесь неприемлемы ни метод многократного отражения, ни правило систематизации по аспекту рассмотрения предмета.
Например, книга «Сад. Поле. Огород» получит не три частных индекса, а один обобщающий индекс «42 Специальное (частное) растениеводство».