До проведения заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы подвести итоги работы. Аудиторы должны обсудить и проанализировать наблюдения аудита (соответствия, несоответствия и замечания) и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита и сделать общие выводы о результатах аудита. Эти выводы могут содержать заключение о степени соответствия проверяемой деятельности критериям аудита, результативности внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента качества, а также рекомендации по улучшению.
5.9 Заключительное совещание
Заключительное совещание проводится в том же составе, что и вступительное совещание.
Руководитель аудиторской группы должен:
- представить заключения по результатам аудита, наблюдения аудита, в том числе рекомендации по улучшению;
- согласовать сроки представления и выполнения корректирующих действий по выявленным несоответствиям;
- ответить на вопросы.
Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть отражены в протоколе и представлены на рассмотрение руководству организации.
5.10 Подготовка отчета по аудиту
Отчет (или акт) по результатам аудита составляет руководитель аудиторской группы с помощью остальных членов группы. Отчёт должен быть написан сразу после проведения аудита на объекте.
Системы отчетности различны в разных организациях и могут представлять собой просто набор актов о несоответствиях/замечаниях или подробное описание функционирования системы менеджмента на проверенном объекте. Целесообразно предусмотреть представление подробного отчета об аудите наиболее важных объектов или объектов, на которых выявлены значительные проблемы.
Какая бы система не использовалась, необходимо, чтобы содержащаяся в отчете информация:
- была основана на фактах и не содержала субъективных измышлений аудиторов;
- была доступно изложена и понятна тому, кому она адресована;
- содержала ссылки на конкретные документы.
Отчет должен содержать:
- цели, объём и критерии аудита;
- даты и места, где проводился аудит, имена участников аудита;
- описания несоответствий или ссылки на соответствующие акты, приложенные к отчету;
- заключение по результатам аудита.
Дополнительно в отчете могут быть представлены:
- краткое описание хода выполнения аудита;
- рекомендации по улучшению,
- предложения по срокам проведения следующих аудитов.
Целесообразно, чтобы в отчете был отражен положительный опыт, относящийся к функционированию системы менеджмента на проверенном объекте. Это важно для его обобщения и распространения в организации.
Утверждение и рассылка отчета по аудиту должны осуществляться в соответствии с процедурой по внутреннему аудиту, в которой должны быть определены сроки представления, порядок анализа, согласования и утверждения отчёта, адресаты для рассылки отчета.
5.11 Завершение аудита
Аудит считается завершенным тогда, когда работа, предусмотренная планом, закончена и утвержденный отчет по результатам аудита разослан.
Отчет по результатам аудита является собственностью заказчика аудита. Члены группы по аудиту и все получатели отчета по результатам аудита должны строго соблюдать конфиденциальность относительно отчета по результатам аудита.
Если это не предусмотрено законом, группа по аудиту и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержание документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по результатам аудита любой другой стороне без прямого согласия заказчика аудита и, если это возможно, проверяемой организации.
Если же требуется раскрыть содержание какого-либо документа аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом как можно скорее.
5.12 Контрольные вопросы и задания
1 Перечислите этапы проведения аудита.
2 Какие шаги необходимо предпринять в начале конкретного аудита?
3 Расскажите о процедуре проведении анализа аудитов.
4 Что включает подготовка к проведению аудит «на месте»?
5 Перечислите рабочие документы по проведения аудита «на месте».
6 Расскажите о проведении вступительного совещания и о цели его проведения.
7 Опишите процесс сбора информации при аудите.
8 Опишите процесс формирования наблюдений в ходе проведения аудита.
9 Чем отличаются значительные несоответствия от незначительных?
10 Расскажите о подготовке заключений по результатам аудита.
11 Расскажите о проведении заключительного совещания по данным аудита.
12 Что должен содержать отчет о проведении аудита?
13 Когда аудит считается завершенным?