Порядок використання та збереження аудиторської документації.

 

Метою складання робочих документів (РД) аудитора є:

– підтвердження відповідності дій МСА;

– підтвердження відповідності процедур складеній програмі пере­вірки;

– контроль за виконанням усіх запланованих процедур;

– перелік (фіксація) отриманих даних (доказів);

– контроль за роботою виконавців (відповідальність персоналу);

– документальне підтвердження обґрунтованості висновку.

Зміст РД значною мірою є питанням професійного судження ауди­тора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження чи обстеження.

Загалом РД – це ноу-хау кожної аудиторської фірми.

На форму, зміст та обсяг РД аудитора можуть впливати наступні фактори:

– предмет аудиту (характер завдання);

– методології та інструменти, що використані у перевірці;

– стан внутрішнього контролю об’єктів перевірки;

– стан системи бухгалтерського обліку на об’єкті перевірки;

– характер та зміст аудиторських процедур;

– важливість та зміст отриманих аудиторських доказів;

– характер та обсяг ідентифікованих (визначених) виключень;

– ідентифіковані ризики суттєвих викривлень;

– форма аудиторського висновку або фінансового звіту.

Якщо під час перевірки виявлена велика кількість типових поми­лок, то РД буде багато. При визначенні майбутнього змісту РД ауди­тору доцільно взяти за орієнтир те, що, як правило, з цією докумен­тацією будуть працювати багато осіб: інші аудитори, спеціалісти, ке­рівник, або та особа, що не знає особливостей галузі чи специфіки діяльності. З цього випливає, що робоча документація має бути зро­зумілою для всіх користувачів, а отже, її необхідно виконати так, щоб до аудитора, який цю документацію склав, виникало якомога менше запитань.

Однак слід зауважити, що аудиторові в робочій документації до­цільно використовувати той матеріал, що наданий клієнтом, але який не викликає сумнівів, тобто який можна однозначно застосовувати як аудиторські докази.

З досвіду практики аудиторської діяльності можна констатувати, що документи, які входять до складу РД аудитора, повинні мати такі реквізити:

– найменування документа;

– ідентифікаційний номер документа;

– найменування суб’єкта господарювання, який перевіряється;

– період, за який проводиться аудит;

– дата виконання аудиторської процедури або складання доку­мента;

– зміст документа;

– посилання на джерела інформації, яка включена до документа;

– особистий підпис особи, що склала документ;

– дата перевірки документа;

– особистий підпис особи, що перевірила документ.

Уся робоча документація за результатами аудиту в аудиторських фірмах збирається у Файли. На кожного клієнта складається «Досьє», яке буває (залежно від категорії клієнта):

– поточне;

– постійне;

– спеціальне.

У склад «Досьє на клієнта», як правило, входять:

– Договір на проведення аудиту з листами та доповненнями (ори­гінали);

– організаційний файл;

– робочі файли всіх членів групи (бригади);

– файли «Спостереження за проведенням інвентаризації»;

– письмова інформація аудитора керівництву підприємства;

– звітний файл;

– аудиторський звіт і висновок;

– підписані акти виконаних робіт (за необхідності – по етапах).

Після закінчення аудиторської перевірки робоча документація обов’яз­ково передається на зберігання до архіву аудиторської орга­нізації, де вона має зберігатися укомплектованою та зброшурованою у папки (файли), які заводяться для кожної аудиторської перевірки окремо. Систему розподілу робочої документації у папки (файли) аудиторська фірма встановлює самостійно.

Збереження робочої документації, оформлення та передачу її до архіву організовує керівник аудиторської фірми або особа, яка на це уповноважена. Видача РД з певної перевірки працівникам, які не бра­ли участі у цій перевірці, як правило, не повинна допускатися.

Для дотримання принципу конфіденційності бажано, щоб усі фай­ли, папки та досьє зберігалися у сейфах або шафах із замками, або в окремій кімнаті з обмеженим доступом.

Вилучення РД в аудиторської фірми може здійснюватись тільки ор­ганами, які на це уповноважені, та у випадках, передбачених за­ко­но­давством.

У випадку втрати робочої документації керівник аудиторської фір­ми має провести розслідування, результати якого оформляються від­по­відним актом.