Метою складання робочих документів (РД) аудитора є:
– підтвердження відповідності дій МСА;
– підтвердження відповідності процедур складеній програмі перевірки;
– контроль за виконанням усіх запланованих процедур;
– перелік (фіксація) отриманих даних (доказів);
– контроль за роботою виконавців (відповідальність персоналу);
– документальне підтвердження обґрунтованості висновку.
Зміст РД значною мірою є питанням професійного судження аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження чи обстеження.
Загалом РД – це ноу-хау кожної аудиторської фірми.
На форму, зміст та обсяг РД аудитора можуть впливати наступні фактори:
– предмет аудиту (характер завдання);
– методології та інструменти, що використані у перевірці;
– стан внутрішнього контролю об’єктів перевірки;
– стан системи бухгалтерського обліку на об’єкті перевірки;
– характер та зміст аудиторських процедур;
– важливість та зміст отриманих аудиторських доказів;
– характер та обсяг ідентифікованих (визначених) виключень;
– ідентифіковані ризики суттєвих викривлень;
– форма аудиторського висновку або фінансового звіту.
Якщо під час перевірки виявлена велика кількість типових помилок, то РД буде багато. При визначенні майбутнього змісту РД аудитору доцільно взяти за орієнтир те, що, як правило, з цією документацією будуть працювати багато осіб: інші аудитори, спеціалісти, керівник, або та особа, що не знає особливостей галузі чи специфіки діяльності. З цього випливає, що робоча документація має бути зрозумілою для всіх користувачів, а отже, її необхідно виконати так, щоб до аудитора, який цю документацію склав, виникало якомога менше запитань.
Однак слід зауважити, що аудиторові в робочій документації доцільно використовувати той матеріал, що наданий клієнтом, але який не викликає сумнівів, тобто який можна однозначно застосовувати як аудиторські докази.
З досвіду практики аудиторської діяльності можна констатувати, що документи, які входять до складу РД аудитора, повинні мати такі реквізити:
– найменування документа;
– ідентифікаційний номер документа;
– найменування суб’єкта господарювання, який перевіряється;
– період, за який проводиться аудит;
– дата виконання аудиторської процедури або складання документа;
– зміст документа;
– посилання на джерела інформації, яка включена до документа;
– особистий підпис особи, що склала документ;
– дата перевірки документа;
– особистий підпис особи, що перевірила документ.
Уся робоча документація за результатами аудиту в аудиторських фірмах збирається у Файли. На кожного клієнта складається «Досьє», яке буває (залежно від категорії клієнта):
– поточне;
– постійне;
– спеціальне.
У склад «Досьє на клієнта», як правило, входять:
– Договір на проведення аудиту з листами та доповненнями (оригінали);
– організаційний файл;
– робочі файли всіх членів групи (бригади);
– файли «Спостереження за проведенням інвентаризації»;
– письмова інформація аудитора керівництву підприємства;
– звітний файл;
– аудиторський звіт і висновок;
– підписані акти виконаних робіт (за необхідності – по етапах).
Після закінчення аудиторської перевірки робоча документація обов’язково передається на зберігання до архіву аудиторської організації, де вона має зберігатися укомплектованою та зброшурованою у папки (файли), які заводяться для кожної аудиторської перевірки окремо. Систему розподілу робочої документації у папки (файли) аудиторська фірма встановлює самостійно.
Збереження робочої документації, оформлення та передачу її до архіву організовує керівник аудиторської фірми або особа, яка на це уповноважена. Видача РД з певної перевірки працівникам, які не брали участі у цій перевірці, як правило, не повинна допускатися.
Для дотримання принципу конфіденційності бажано, щоб усі файли, папки та досьє зберігалися у сейфах або шафах із замками, або в окремій кімнаті з обмеженим доступом.
Вилучення РД в аудиторської фірми може здійснюватись тільки органами, які на це уповноважені, та у випадках, передбачених законодавством.
У випадку втрати робочої документації керівник аудиторської фірми має провести розслідування, результати якого оформляються відповідним актом.