Економічна сутність господарської операції полягає в тому, що вона викликає подвійні та рівновеликі зміни засобів та джерел їх формування. Двоїстий характер господарської операції зумовлює необхідність відображення її на рахунках методом подвійного запису. Подвійний запис – метод відображення кожної господарської операції одночасно за дебетом одного і кредитом іншого рахунку в одній і тій самій сумі.
Взаємозв'язок між рахунками, що виникає в результаті подвійного запису, називається кореспонденцією рахунків (або бухгалтерською проводкою), а рахунки – кореспондуючими. Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки. Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий кредитується на одну й ту саму суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки. Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а кілька кредитуються на загальну суму, або навпаки – один кредитується, а кілька дебетуються на загальну суму.
Алгоритм складання бухгалтерської проводки:
1) зі змісту господарської операції визначаються об'єкти обліку, які зазнають змін під впливом даної операції;
2) залежно від виду об'єктів обліку визначається характеристика рахунків, на яких вони обліковуються;
3) за кожним об'єктом обліку встановлюється характер змін, що відбулися (збільшення, зменшення);
4) залежно від характеристики рахунків (активний, пасивний) та змін, що відбулися з кожним об'єктом обліку, визначається, який рахунок дебетується, а який – кредитується.
Кожну складну бухгалтерську проводку можна розкласти на декілька простих. Проте застосування у практиці обліку складних проводок дозволяє зменшити кількість записів та зробити їх більш наочними.
Для забезпечення єдиних підходів до відображення операцій розробляються інструкції і типові кореспонденції рахунків, які наводяться в спеціальних довідниках та в коментарях до плану рахунків.