Господарські операції відбуваються і реєструються в певній хронологічній послідовності, а дані про стан та рух окремих об'єктів обліку систематизуються на рахунках. Хронологічний запис– це запис операцій у календарній послідовності їх виникнення. Здійснюється в спеціальних журналах з обов'язковим відображенням нумерації господарських операцій, їх змісту, сум і кореспондуючих рахунків. Підсумок журналу показує загальну суму зареєстрованих за місяць операцій і використовується для перевірки повноти і правильності відображення операцій на рахунках. Загальні підсумки проведених у журналі сум по дебету і кредиту повинні збігатися з їхніми оборотами.
Групування інформації з проводок шляхом перенесення на відповідні бухгалтерські рахунки для накопичення і узагальнення називається систематичним обліком.У практиці облікової роботи хронологічний і систематичний облік може вестися паралельно в окремих облікових регістрах або комбіновано шляхом поєднання хронологічного і систематичного записів у таких облікових регістрах як журнал-головна, журнали-ордери тощо.
Залежно від обсягів інформації і рівня узагальнення рахунки бухгалтерського обліку поділяються на:
1) Синтетичні – призначені для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел та господарських процесів у грошовому вимірнику. Облік, який здійснюють на підставі таких рахунків, називається синтетичним;
2) Аналітичні – призначені для формування детальної інформації про конкретні види засобів, джерел їх утворення та господарських процесів у грошовому, натуральних та трудових вимірниках. Облік, здійснюваний на підставі аналітичних рахунків, називається аналітичним.
Синтетичні рахунки конкретизуються в аналітичних рахунках. Кількість аналітичних рахунків до відповідного синтетичного визначається залежно від наявності об'єктів обліку і завдань з деталізації інформації. Між синтетичними та аналітичними рахунками існує взаємозв'язок, зумовлений тим, що за ними на підставі одних і тих самих документів відображаються одні і ті самі операції, але з різним ступенем деталізації: на синтетичному рахунку відображається загальна сума, а на відкритих до нього аналітичних рахунках – часткові суми. В межах синтетичного рахунка для отримання узагальнених показників може проводитися додаткове групування однорідних аналітичних рахунків шляхом формування субрахунків, які також називають синтетичними рахунками другого порядку.
Відображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками являє собою поточний бухгалтерський облік. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, і протягом місяця на них із журналу реєстрації господарських операцій переносять проведені кореспонденції рахунків. На підставі цих даних наприкінці місяця за кожним рахунком визначають обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо. Поточне узагальнення змін, що відбуваються в складі господарських засобів і їхніх джерел, здійснюється за допомогою оборотних відомостей.
Оборотна відомістьє способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і характеристики руху засобів та джерел їхнього утворення за звітний період.
Оборотні відомості складають і за синтетичними, і за аналітичними рахунками. В них відображають обороти по дебету і кредиту рахунків, а також залишки (сальдо) на початок і кінець звітного періоду (місяця).
В оборотній відомості мають місце три пари рівностей:
1) сума сальдо на початок за дебетом дорівнює сумі сальдо за кредитом усіх рахунків (X1) – зумовлюється рівністю підсумків активу і пасиву балансу;
2) сума оборотів за дебетом усіх рахунків дорівнює сумі оборотів за кредитом (Х2) – зумовлюється подвійним записом операцій;
3) сума сальдо на кінець за дебетом дорівнює сумі сальдо за кредитом усіх рахунків (Х3) – зумовлюється двома попередніми рівностями.
Повноту облікових записів за синтетичними рахунками перевіряють шляхом порівняння підсумків дебетових і кредитових оборотів в Оборотній відомості з підсумками Журналу реєстрації операцій за звітний період. При повному відображенні всіх господарських операцій підсумок Журналу (хронологічний облік) має дорівнювати підсумку оборотів за дебетом і кредитом оборотної відомості (систематичний облік).
Шахова оборотна відомістьбудується за принципом шахової дошки. Всі рахунки в ній записують двічі в одній і тій самій послідовності: по вертикалі і горизонталі, за дебетом і кредитом. Сума в клітинці Шахової оборотної відомості вказує на те, який рахунок дебетується, а який кредитується. Обороти за кожним рахунком деталізуються відповідно до кореспонденції. У Шаховій оборотній відомості можуть бути наведені також сальдо на початок і кінець місяця.
Оборотні відомості по аналітичних рахунках складають для узагальнення інформації в розрізі синтетичного рахунка. Через те, що одні аналітичні рахунки ведуть лише в грошовому вимірнику, а інші – в натуральному (трудовому) та грошовому, то за цією ознакою оборотні відомості поділяють на два види :
- контокорентної форми – ведуть за рахунками розрахунків і джерел формування засобів, оскільки аналітичний облік за цими рахунками здійснюється тільки в грошовому вимірнику; кількісно-сумової форми – ведуть за рахунками матеріальних цінностей, оскільки аналітичний облік за цими рахунками здійснюється в натуральному і грошовому вимірниках.
Показники оборотної відомості за рахунками аналітичного обліку надають інформацію про рух і сальдо за матеріальними цінностями кожного виду. Кількісні показники не додаються, загальні підсумки мають лише графи "сума". В цілях контролю підсумки Оборотної відомості по групі аналітичних рахунків порівнюють з оборотами і залишками відповідного синтетичного рахунка.