Бухгалтерський облік розпочинається з виявлення, вимірювання та реєстрації фактів, дій та подій господарської діяльності, тобто суцільного і безперервного спостереження за всіма господарськими операціями з використанням документування.
Документування – це спосіб спостереження і відображення господарських операцій у первинних бухгалтерських документах.
Бухгалтерський документ – письмове свідоцтво встановленої форми та змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є їх юридичними свідоцтвами та підставою для відображення цих операцій в обліку.
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України №168/704 від 05.06.1995 р.)визначає порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності.
Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів. Щоб мати юридичну силу документ повинен містити обов'язкові реквізити, до яких відносяться:
- назва документа (форми);
- дата і місце складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції;
- одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської інформації.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:
- ідентифікаційний код підприємства або фізичної особи;
- номер документа;
- підстава для здійснення операції;
- дані про документ, що засвідчує особу;
- інші додаткові реквізити.
Відсутність у первинному документі будь-якого обов'язкового реквізиту робить неможливим відображення на його підставі проведеної господарської операції в бухгалтерському обліку.
Вимоги до оформлення первинних бухгалтерських документів:
- первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, або, якщо це неможливо, відразу після її закінчення;
- документи складають на бланках типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідними державними органами (Державним комітетом статистики, Національним банком України, міністерствами і відомствами тощо);
- у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами;
- записи в первинних документах роблять чорнилом, кульковою ручкою темного кольору, друкарськими засобами або принтером, що забезпечують зберігання цих записів протягом встановлених строків;
- вільні рядки в первинних документах прокреслюються;
- у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом. Перше слово суми записують з краю відповідного рядка з великої літери;
- кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
- керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, з відпуску товарно-матеріальних цінностей, майна, видачі грошових коштів і документів суворого обліку. Коло таких осіб має бути обмеженим;
- забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
- помилки, допущені при складанні банківських та касових документів, не виправляють. Такі документи анулюють і оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно супроводжуватися написом "виправлено" і засвідчено підписом осіб, які оформили цей документ із зазначенням дати виправлення;
- підприємство має забезпечити належні умови зберігання документів протягом установленого терміну та запобігати несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах;
- у випадках, встановлених законодавством, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;
- відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;
- первинні документи можуть бути вилучені у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати вилучення.
Для забезпечення дотримання зазначених вимог первинні документи уніфікують та стандартизують.
Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.
Під стандартизацієюдокументів розуміють установлення для бланків однотипних документів однакового найбільш раціонального розміру і форми із завчасним визначенням місця розміщення відповідних реквізитів.