Документи з моменту їхнього складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях, від якості організації проходження якого залежить своєчасність опрацювання документів та достовірність сформованих в обліку показників фінансової звітності.
Порядок руху документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання називається документооборотом. Чим коротші будуть шляхи руху документів, тим швидше користувачі зможуть отримати інформацію для прийняття рішень.
Напрями і обсяги документопотоків визначаються кожним підприємством самостійно, враховуючи специфіку господарювання та структуру управлінського апарату. Організацією документообороту на підприємстві займається головний бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації, що включає такі основні етапи проходження документів:
1) складання або реєстрація первинних документів, що надійшли від інших підприємств;
2) облікове оброблення документів;
3) передача документів на зберігання до архіву.
Перераховані етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Вимоги щодо порядку складання, подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. За формою побудови графіки документообороту бувають:
- лінійними – визначають шлях руху документа або за етапами обробки, або за відповідальними за оброблення посадовими особами ;
- табличними – визначають шлях руху документа одночасно за етапами оброблення та відповідальними за оброблення посадовими особами;
- сітьовими – дозволяють об'єднати етапи та терміни оброблення з переміщенням між відповідальними за обробку посадовими особами.
При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка:
- формальна – перевірка правильності заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складання та передачі до бухгалтерії;
- змістовна – перевірка відповідності господарської операції чинному законодавству, статуту підприємства та інтересам власників;
- арифметична – перевірка правильності застосування цін і тарифів та розрахунку сум.
Процес оброблення в бухгалтерії прийнятих від виконавців документів включає три етапи:
1) розцінка (таксування) – полягає у зазначенні у відповідних графах документа ціни і суми для переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий;
2) групування – полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у сукупності з метою підготовки зведених даних і спрощення ведення первинного обліку;
3) бухгалтерське проведення – передбачає зазначення у первинних або зведених документах кореспонденції.
Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовуються для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, в регістрах статистичного та аналітичного обліку. На цьому облікова робота з первинними бухгалтерськими документами завершується, і вони підлягають передачі до архіву.
Архіви поділяються на поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року і розміщується в спеціальних закритих шафах. Постійний архів розташовується в спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Усі прийнятті на зберігання справи реєструються в архівній книзі.
Документи з поточного архіву передаються в постійний після закінчення звітного року систематизованими у хронологічному порядку. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.
Терміни зберігання документів обліку і звітності становлять переважно від трьох до п'яти років. Наприклад, первинні документи, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, зберігаються три роки; розрахунково-платіжні відомості, акти документальних ревізій, податкових та інших перевірок – п'ять років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси зберігаються постійно. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.