Первинні документи не завжди можуть охопити всі господарські явища в момент їх здійснення (природні витрати запасів через їх фізико-хімічні властивості, наслідки стихійного лиха, помилки, розкрадання, зловживання). Через це виникає об'єктивна необхідність використовувати такі методичні прийоми і способи, які забезпечили б можливість відобразити в обліку вищезазначені явища і процеси. Це досягається за допомогою інвентаризації.
Інвентаризація – метод підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку; проводиться шляхом описування, підрахунку, виміру, зважування і оцінювання всіх залишків засобів і коштів за фактичною наявністю і зіставлення їх з даними бухгалтерського обліку. Метою проведення інвентаризації є приведення у відповідність облікових даних до фактичної наявності цінностей. Завдання інвентаризації:
- виявити фактичну наявність господарських засобів;
- визначити надлишок або нестачу цінностей та відобразити їх в обліку;
- виявити запаси, які втратили первісну якість, застаріли і не використовуються;
- перевірити дотримання умов і порядку зберігання господарських засобів;
- перевірити достовірність і реальність вартості зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.
Інвентаризації підлягають основні засоби, нематеріальні активи, товарно-матеріальні цінності, грошові кошти і документи та розрахунки.
Класифікація інвентаризації.
1. За обсягом охоплення перевіркою об'єкті:.
1.1. Повна – передбачає суцільну перевірку всіх засобів та джерел підприємства. Досить трудомістка.
1.2. Часткова – охоплює визначену частину засобів і джерел (наявність грошей у касі, готової продукції на складі, незавершеного виробництва тощо).
2. За характером організації:
2.1. Планова – проводиться за попередньо складеним планом у заздалегідь визначені строки.
2.2. Позапланова (раптова) – проводиться за розпорядженням керівника підприємства, за вимогою слідчих або контролюючих органів, ревізії і при зміні матеріально-відповідальних осіб.
3. За способом проведення:
3.1. Суцільна – проводиться перевірка фактичної наявності усіх без винятку цінностей.
3.2. Вибіркова – перевіряється фактична наявність окремих видів цінностей.
4.За періодом проведення:
4.1. Місячна;
4.2. Квартальна;
4.3. Піврічна;
4.4. Річна.
Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах, в організаціях і установах регламентуються ст. 10 "Інвентаризація активів і зобов'язань" Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", Порядком надання фінансової звітності та Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків.
Об'єкти та строки проведення інвентаризації визначаються і керівництвом підприємства, крім випадків, коли їх проведення є обов'язковим, а саме:
- перед складанням річної фінансової звітності;
- при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації та корпоратизації;
- у разі зміни матеріально-відповідальних осіб;
- у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;
- у випадках пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;
- при ліквідації підприємства тощо.