Процес виробництва являє собою сукупність операцій з виготовлення продукції, виконання робіт та надання послуг, що здійснюються в результаті взаємодії та витрачання трьох факторів виробництва — засобів праці, предметів праці і живої праці. Всі витрати, пов'язані з процесом виробництва, в сукупності становлять виробничу собівартість виготовленої продукції (виконаних робіт, наданих послуг). Витрати виробництва — це виражені в грошовій формі поточні витрати матеріальних, трудових та фінансових ресурсів на виробництво продукції. Витрати можуть здійснюватися шляхом:
1) виплати грошових коштів;
2) зменшення негрошових активів;
3) виникнення заборгованості за прийнятими до оплати рахунками, виданими векселями, за нарахованою заробітною платою, платежами до бюджету та позабюджетних фондів.
Для правильного розрахунку собівартості продукції в обліку виробничі витрати диференціюються за способом віднесення на конкретні види продукції, процеси або стадії виробництва на прямі і непрямі. Прямі витрати безпосередньо пов'язані з виробництвом конкретного виду продукції І в момент їхнього виникнення можуть бути відразу включені до собівартості цього виду продукції. Непрямі витрати пов'язані з виробництвом кількох видів продукції, тому прямо до собівартості конкретного продукту можуть бути віднесені лише наприкінці місяця на основі розподілу за певним критерієм.
Облік витрат виробництва ведеться на активному калькуляційному рахунка 23 "Виробництво", за дебетом якого відображаються понесені витрати на виробництво продукції, а за кредитом — фактична собівартість виготовленої продукції. Сальдо за дебетом рахунку 23 означає залишки незавершеної виробництвом продукції, які встановлюються шляхом проведення на кожну звітну дату інвентаризації. Аналітичний облік ведеться за конкретними видами продукції, виконаних робіт, наданих послуг та статтями витрат.
До виробничої собівартості продукції (робіт і послуг) включаються такі витрати:
- прямі матеріальні витрати (вартість сировини і матеріалів та основних матеріалів, що утворюють основу виробленої продукції та інші витрати);
- прямі витрати на оплату праці (заробітна плата та інші виплати робітникам, зайнятим у виробництві продукції, виконанні робіт, наданні послуг);
- інші прямі витрати (відрахування на соціальні заходи, амортизація, витрати від браку та інші прямі витрати);
- загальновиробничі витрати (витрати на управління та обслуговування виробництва, витрати на утримання, експлуатацію та ремонт основних засобів та інші непрямі витрати).
Непрямі витрати протягом місяця обліковуються на збірно-розподільчому рахунку 91 "Загальновиробничі витрати", а в кінці місяця після розподілу за певним критерієм між об'єктами калькулювання списуються в дебет рахунка 23 "Виробництво". Критеріями (базами) розподілу непрямих витрат можуть виступати:
1) загальна сума прямих витрат;
2) прямі витрати матеріалів;
3) прямі витрати на оплату праці;
4) години роботи обладнання тощо.
Під час вибору критерію розподілу необхідно дотримуватися таких умов:
- безпосередній зв'язок критерію з витратами, що розподіляються;
- економічну доцільність проведення розподілу за даним критерієм.
Змінні загальновиробничі витрати розподіляються на кожен об'єкт витрат з використанням бази розподілу, виходячи з фактичної потужності звітного періоду. Постійні загальновиробничі витрати розподіляються на кожен об'єкт витрат з використанням бази розподілу при нормальній потужності. Нерозподілені постійні загальновиробничі витрати включаються до складу собівартості реалізованої продукції (робіт, послуг) у періоді їх виникнення.
Оскільки розрахувати фактичну собівартість виготовленої продукції можна лише по завершенні звітного періоду, випущену з виробництва готову продукцію обліковують за плановою собівартістю, яка коригується до рівня фактичної після інвентаризації залишків незавершеного виробництва наприкінці місяця. Фактична собівартість виготовленої продукції розраховується як сума незавершеного виробництва на початок та виробничих витрат за місяць, зменшена на залишок незавершеного виробництва на кінець періоду.
Відхилення планової собівартості від фактичної означає:
1) економію (фактична собівартість менша за планову);
2) перевитрати (фактична собівартість більша за планову).
Відхилення відображають в обліку за тими самими рахунками, що та випуск готової продукції з виробництва, але економію відображають способом червоного сторно.
Сума загальновиробничих витрат розподіляється пропорційно загальній сумі витрат виробництва. Коефіцієнт розподілу непрямих витрат розраховують за формулою:
kp = ΣНВ / Σ Кр ,
де kp – коефіцієнт розподілу,
ΣНВ – сума непрямих витрат,
Σ Кр – загальна сума критерію розподілу.
Документальне оформлення витрат виробництва здійснюється з використанням вимог-накладних, накладних, нарядів на виконання робіт, актів прийому виконаних робіт, табелів, прибуткових ордерів, рахунків-фактури, авансових звітів, видаткових касових ордерів, довідок бухгалтерії, відомостей розподілу витрат тощо.