Порядок відображення господарських операцій в облікових реєстрах залежить від форми бухгалтерського обліку, що застосовується на підприємстві.
Форма бухгалтерського обліку — це система регістрів бухгалтерського обліку, які використовуються в певному порядку та взаємозв'язку для ведення обліку і складання звітності.
Кожне підприємство самостійно обирає форму обліку з урахуванням:
1) конкретних умов та особливостей господарювання;
2) технології обробки облікових даних;
3) обсягів облікових робіт та їх складності;
4) наявності обчислювальної техніки.
Форма бухгалтерського обліку відображає відповідну технологію облікового процесу шляхом установлення порядку групування господарських операцій, складання регістрів синтетичного і аналітичного обліку, подання облікових даних у вигляді фінансової звітності для потреб користувачів. Характерні ознаки форм бухгалтерського обліку: зовнішній вигляд, будова і кількість облікових регістрів; поєднання регістрів хронологічного і систематичного обліку, синтетичного та аналітичного обліку; послідовність і техніка облікової реєстрації.
На підприємствах та в організаціях України застосовуються такі форми обліку: меморіально-ордерна, Журнал-Головна та журнальна.
Меморіально-ордерна форма характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку і карток — для аналітичного. Особливістю цієї форми є те, що на підставі первинних документів складають меморіальні ордери в яких вказують короткий зміст, підставу здійснення операції, кореспондуючі рахунки та суму. Меморіальні ордери реєструються в реєстраційному журналі, де відображаються дані за кожним ордером із зазначенням його загальної суми. Загальний підсумок цього журналу повинен дорівнювати дебетовому і окремо кредитовому обороту за всіма синтетичними рахунками. Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу, яка є систематичним регістром синтетичного обліку. В Головній книзі для кожного рахунка виділяють окрему сторінку. Рахунки в Головній книзі будують за шаховим принципом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. У Головну книгу записують дату і номер меморіального ордера, а також суму оборотів по дебету і кредиту рахунка в розрізі кореспондуючих рахунків.
Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть, як правило, на картках, коли для кожного рахунка передбачено окрему картку. Записи в регістри аналітичного обліку роблять із первинних документів, доданих до меморіального ордера. Наприкінці місяця на підставі аналітичних рахунків складають оборотну відомість, підсумки якої звіряють з оборотами і залишками відповідних синтетичних рахунків. Після взаємозвірки записів за даними синтетичних рахунків складають баланс, вибірки і додаткових розрахунків на основі аналітичного обліку складають інші форми фінансової і податкової звітності.
Форма обліку Журнал-Головна дістала назву головного регістра, в якому поєднується журнал реєстрації операцій (хронологічний запис) із Головною книгою (систематичний запис). Кожна господарська операція одночасно реєструється і відображається на відповідних синтетичних рахунках, для кожного з них відводиться подвійна графа — для запису дебетових і кредитових оборотів. Журнал-Головну як основний регістр відкривають на поточний рік.
Початково записують сальдо на початок місяця за синтетичними рахунками. Після відображення всіх господарських операцій за місяць підраховують обороти за рахунками та виводять сальдо на початок наступного місяця. Аналітичний облік за цієї форми ведуть на картках або в книгах. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках за цією формою недоцільно, оскільки підсумки оборотів за дебетом і кредитом рахунків та рівність залишків рахунків порівнюють у самій Журнал-Головній. За даними книги Журнал-Головна складають бухгалтерський баланс.
Журнальна форма бухгалтерського обліку ґрунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів — журналів і допоміжних відомостей до них. Журнали — це комбіновані регістри синтетичного, а в багатьох випадках і аналітичного обліку, в яких поєднано хронологічний і систематичний облік. Згідно з Методичними рекомендаціями щодо застосуванню регістрів бухгалтерського обліку передбачається ведення 7 журналів, 3 дебетових відомості, 13 відомостей аналітичного обліку, Головної книгу, інших довідок та аркушів-розшифровок.
Журнали побудовані за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають за кредитом даного синтетичного рахунка і дебетом кореспондуючих з ним рахунків. За зовнішнім виглядом журнали являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів його балансового рахунка, операції за яким обліковуються в даному журналі. В окремих графах журналу-ордера вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. У журналі може міститися декілька однорідних синтетичних рахунків. До журналів відкривають окремі відомості за дебетом рахунків, відомості аналітичного обліку до рахунків даного журналу.
Записи в журналах здійснюються безпосередньо на підставі перевірених документів в міру їхнього надходження і опрацювання. При значній кількості однорідних документів по операціях їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім до відповідних журналів. Наприкінці місяця за кожним журналом підводять підсумки зроблених записів. Загальний підсумок за кредитом рахунка в журналі порівнюють з підсумками кореспондуючих за дебетом рахунків, що забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Місячні обороти журналів переносять до Головної книги, яка є системним регістром синтетичного обліку, де узагальнюються дані поточного обліку, проводиться взаємна перевірка записів.
Кредитові обороти журналів у Головну книгу переносять загальним підсумком, оскільки в розгорнутому вигляді вони наведені в журналі, тоді як дебетові обороти переносять окремими сумами із різних журналів. Таким чином, журнали і Головна книга взаємно доповнюють один одного і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка. Наприкінці місяця за кожним синтетичним рахунком у Головній книзі виводять залишок.