Використання обчислювальної техніки для ведення обліку і складання звітності на сучасному етапі організації автоматизованої форми обліку ґрунтується на застосуванні діалогового режиму (форми) роботи. При цьому ведення обліку характеризується повною автоматизацією оброблення й узагальнення облікової інформації. Дані будь-якого рівня систематизації можна отримати безпосередньо після введення господарської операції до бази даних. Діалогова форма обліку забезпечує обмежений доступ як до первинної, так і до систематизованої інформації шляхом введення паролів для перевірки повноважень на доступ до інформації. Діалогова форма ведення бухгалтерського обліку характеризується:
- автоматизацією документування;
- автоматизованою фіксацією облікової інформації на машинних носіях;
- систематизацією, узагальненням і відображенням даних обліку;
- відображення даних у вигляді відеограм та друкованому вигляді;
- автоматичним контролем вихідної інформації;
- забезпеченням розшифрування результатних показників з наведенням методики використаних розрахунків та вхідних даних тощо.
Найпопулярніші програмні продукти для автоматизації бухгалтерського обліку в Україні:
1) "Парус" — призначений для підготовки та обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, формування внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства. Використання даної системи дає можливість: готувати платіжні документи; виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товарів; вести облік основних засобів, запасів, дебіторської і кредиторської заборгованості, грошових коштів тощо; одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками; складати баланс та інші форми фінансової звітності;
2) "1С — Бухгалтерія" дає можливість: вести синтетичний і аналітичний облік адаптовано до інформаційних потреб підприємства; одержувати необхідну звітність за рахунками синтетичного та аналітичного обліку; доповнювати і змінювати робочий план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форми первинних документів та звітності; автоматично друкувати первинні документи.
При заповненні облікових регістрів можуть виникати помилки. Помилки бувають локальні — перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі і транзитні — якщо помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів. Якщо помилки трапляються в тексті операцій, тоді вони призводять до неправильної кореспонденції рахунків. Помилки при записах сум контролюються методом подвійного запису.
Порядок виправлення помилок залежить від їхнього характеру і часу виявлення. Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено виправлення помилок такими способами:
1) коректурним — полягає в закресленні неправильного запису (описки або арифметичної помилки) однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, і записом правильної суми чи тексту. Може застосовуватися до складання бухгалтерських проводок і звітів;
2) "червоним сторно" — полягає в повторній кореспонденції рахунків неправильного бухгалтерського запису червоним кольором, що означає від'ємне число. Суми, записані червоним, віднімаються (анулюються). Одночасно звичайним чорнилом роблять правильний запис суми і кореспонденції рахунків. Використовують для виправлення помилок у кореспонденції рахунків або якщо записана сума господарської операції більша, ніж її фактична величина;
3) додаткових записів — застосовується, якщо кореспонденція рахунків складена правильно, але в меншій сумі, ніж фактично виконана господарська операція. Реалізується шляхом додаткового проведення на суму різниці між правильною і відображеною в обліку величиною.