Касові операції (надходження готівки до каси і видача з неї) здійснюються на підставі Положення ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ за №637 від 15.12.2004 р., Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13 січня 2004 р. за № 40/10320.
Постановою Правління Національного банку України «Про встановлення граничної суми готівкою розрахунку» № 32 від 9 лютого 2005 р. встановлено граничну суму розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня або кількома платіжними документами відповідно до пункту 23 Положення №637 від 15.12.2004 р. – у розмірі 10000 грн.
Положення №637 від 15.12.2004 р. (набуло чинності з 14.02.2005 р.) регламентує вимоги до організації готівкових розрахунків. Порядок оформлення касових операцій, порядок ведення Касової книги і обов’язки касира, порядок здавання готівкової виручки і розрахунку ліміту Каси, особливості організації банками роботи з готівкою, контроль за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою.
Касир бере на себе повну матеріальну відповідальність за зберігання довірених йому цінностей і у встановленому чинним законодавством України порядку несе відповідальність за їхнє зберігання і зобов’язується:
- Дбайливо ставитися до переданих йому на зберігання матеріальних цінностей, вживати всілякі заходи для запобігання збитку, псування, втрат;
- Вчасно повідомити керівнику підприємства про будь-яку обставину, що загрожує зберіганню довірених йому цінностей;
- Здійснювати прийом і видачу грошових та інших цінностей за документами, підписаними керівником підприємства і головним бухгалтером;
- Брати участь у інвентаризації каси.
Керівник підприємства зобов’язаний:
- Створити матеріально відповідальній особі необхідні умови для нормальної роботи і забезпечення повного зберігання довірених їй матеріальних цінностей;
- Проводити у встановленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей у касі.
У випадку незабезпечення за доведеною провиною матеріально відповідальної особи збереження довірених їй матеріальних цінностей, визначення збитку, заподіяного підприємству, відшкодування проводиться відповідно до чинного законодавства України.
З набранням чинності Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні №637 від 15.12.2004 р. установлення ліміту Каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в Касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства або уповноваженою ним особою.
Установлений ліміт Каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Для відокремлених підрозділів ліміт Каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства-юридичної особи.
Кожне підприємство визначає ліміт Каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленої від Банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу Банку, наявності домовленості підприємства з Банком на інкасації тощо.
Установлений ліміт Каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) можуть переглянутися у зв’язку із змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об’єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).
Відповідно по п. 72 Положення № 637 перевірку порядку дотримання правил готівкового обігу може робити податкова служба не рідше, ніж один раз на три місяці. При порушенні правил готівкового обігу – штрафні санкції.
Касові ордери передаються до виконання касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить гроші.
Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред’явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення за наявності на ньому фотокартки й особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко й зрозуміло, без будь-яких підчисток, помарок, виправлень. Прибуткові й видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових документів, де їм надаються порядкові номери.