Касові операціі' оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02,96р. № 57, і мають застосовуватися без змін на всіх підприсмєтвах, незалежно від 'іх відомчої підпорядкованості і форми власності.
Даним наказом затверджено до використання по обліку касових операцій наступні форми документів:
КО-1 "Прибутковий касовий о;рдер”;
КО-2 ”Видатковий касовий ордер";
КО 3 "Журнал реєстраціі прибуткових і видаткових касових документів";
КО-4 "Касова книга";
КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей”.
На підприємстві ведеться тільки одна Касова книга (типова форма № КО-4) в національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей у касі. Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у Касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи). Записи у Касовій книзі здійснюються за кожним Прибутковим і Видатковим ордером. Але якщо в організації є інші види валют, крім національної, то Касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.
Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані др. Них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки «Одержано», «Сплачено» із зазначенням дати.
Порядок записів у Касовій книзі.
Записи у Касовій книзі здійснюються через копіювальний папір, тобто у двох примірниках (другий примірник є звітом для касира). Наприкінці робочого дня касир підбиває підсумки оборотів за надходженням і видачею грошей та виводить залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира, разом із прибутковими і видатковими ордерами й доданими до них виправдними документами касир передає бухгалтерії під розписку у Касовій книзі.
Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів у Касовій книзі, виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.
Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує у касовій книзі.
Керівник підприємства повинен надавати касирові охорону при транспортуванні коштів і цінностей з установи банку. При транспортуванні грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що перевозяться, допускати до салону транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки, користування супутнім або громадським транспортом.
Для забезпечення надійного зберігання готівки і цінностей каса має відповідати таким вимогам:
- бути ізольованою від інших допоміжних приміщень;
- мати сейф або металеву шафу;
- мати спеціальне віконце для проведення операцій з клієнтами і працівниками;
- бути обладнаною охоронно-пожежною сигналізацією, що відповідає вимогам чинного Положення.
Найважливішими вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:
- негайний запис кожної здійсненої касової операції у Касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;
- виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержання послідовності в нумерації та реєстрації цих документів у реєстрі й передачі їх для виконання касирові;
- погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими документами шляхом повторного їх використання;
- встановлення Наказом керівника підприємства осіб, що мають право приписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій за не підписаними документами.
Головний бухгалтер з метою контролю повинен не менше одного разу на місяць перевіряти готівку у касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства.
У зв’язку з тим, що значна частина грошових операцій здійснюється підприємством через Поточний рахунок, потрібно систематично стежити за правильністю банківських операцій.
Керівник підприємства несе відповідальність за збереження грошей, правильне і доцільне їх використання.
Суть Касової книги, порядок ведення.
Касова книга є регістром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися в Архівній книзі.
Касову книгу можна вести автоматизованим способом, при якому листи формують у вигляді машинограм «Вкладний литок Касової книги» або «Звіт касира». Обидві ці машинограми повинні здаватися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати всі реквізити, передбачені формою Касової книги. Нумерація сторінок Касової книги в машинограмах здійснюється автоматично в порядку збільшення з початку року.
Після одержання машинограм «Власний листок Касової книги» і «Звіт касира» касир зобов’язаний перевірити правильність складань Касової книги і Звіту касира, підписати їх і передати Звіт касира разом із прибутковими і видатковими документами бухгалтерії під розписку у Вкладному листку Касової книги.
Відповідно до Положення № 637 п. 4.3 касир може не заповнювати Касову книгу, якщо руху готівки в касі, як правило, не допускається.
Для обліку наявності, руху, залишків готівки в касі використовують активний рахунок № 30 «Каса» з такими субрахунками:
№ 301 – «Каса в національній валюті»;
№ 302 – «Каса в іноземній валюті».
На дебеті субрахунка № 301 «Каса в національній валюті» відображається залишок та надходження грошових коштів до каси підприємства. На кредиті – виплата грошових коштів із каси підприємства у національній валюті.
На субрахунку № 302 «Каса в іноземній валюті» підприємства здійснюють операції з валютою у перерахунку на національну валюту України (за кожним видом валюти окремо).
Бухгалтерську записи ведуть на підставі перевірених листків (другий примірник Касової книги) і доданих до них документів.
До операцій кас належать квиткові і багажні каси, відділення зв’язку та інші подібні каси.
На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валют тощо), відкриваються субрахунки «Операційна каса в національній валюті» та «Операційна каса в іноземній валюті».
Для забезпечення збереження грошових коштів бухгалтерія повинна здійснювати раптові перевірки не менше одного разу на квартал з перерахуванням усіх цінностей, що знаходяться у касі, й складати відповідні акти.
Виявлені перевірками лишки грошових коштів оприбутковуються до каси на користь бюджету, а нестача стягується з касира.
Бухгалтерія після одержання звіту касира здійснює перевірку обґрунтованості всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює Журнал № 1 по кредиту рахунка № 30 «Каса» і Відомість № 1.1 по дебету цього рахунка, в яких реєструє одержані і видані кошти за цільовим призначенням.
Наприкінці місяця у Журналі № 1 і Відомості № 1.1 підраховують надходження й витрати готівки і визначають на перше число наступного місяця залишок коштів у касі, який має бути тотожним такому ж показникові в Касовій книзі. Підсумкові дані цих регістрів записують до головної книги.
Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженоі', і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.
Типову форму прибуткового касового ордера і приклад його оформлення наведено у зразку ЗЛ.
Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-плагіжними) відомостями (далі — видатко-вими документами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.
У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.
Заготівельні організаціі, у тому числі і організаціі споживчої коопераціі, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільськогосподарських продуктів і сировини за відомостями, в яких вказуються іх прізвища, адреси, обсяги зданої продукціі і сума виплаченоі' готівки, що завіряються підписом здавальника, з подальшим складанням (після закінчення робочого дня) загального видаткового касового ордера на всі видані за день суми за заготівельниіми квитанціями,
У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітноі' плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляється на кожній платіжній (розрахуково-платіжній) відомості.
Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки клієнт повинен у встановлені банком строки попередити установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті , що передбачається для отримання.
У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом, касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача, перевіряє його найменування і номер, ким і коли він виданий. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.
Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень — літерами, ко-пійок — цифрамм). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.
Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.
Видача грошей особам, що залучаються на сільськогосподарські і вантажнорозвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо за кожною організацією, працівники якої були направлені на вказані роботи, і засвідчуютъся (крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства — організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.
Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: "За дорученням". Доручення залишаеться у касира і долучаеться до видаткового касового ордера або відомості.
У разі видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин підписатися особисто, за її письмовим дорученням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і особу, яка розписалася за отримання грошей. Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій провадиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.
На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.
В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.
Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам провадяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.
Після закінчення встановлених строків оплати праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:
а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зро-бити відмітку від руки: "Депоновано"
б) скласти реєстр депонованих сум;
в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своім підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомосг додатково робиться надпис: "Гроші за відомістю видавав підпис)". Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;
г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер №___;'.
Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до уста-нови банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.
Прибуткові касові ордери і квитанціі до них, а також ви-даткові документи мають бути заповнені бухгалтеріею тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомо-гою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установлепого терміну зберігання документів.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів І видаткових докумснтів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день Іх складання.
Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:
а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважсних;
б) правильність оформлення документів;
в) наявність перелічених у документах додатків.
У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтеріі для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром а долучені до них документи погашаютъся штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реструються бухгалтеріею в журналі ресєтраціі прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату заробітноі плати, ресєтруються після її видачі.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний аркуш журналу реєстрацїї прибуткових і видаткових касових ордерів , яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.
Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтеріі, комплектуються в хронологічному порядку нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються' протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріаиьно відповідальною особою, на яку покладено обов язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.
Винесення з приміщення, Іцо охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими докумснтами видаються відповідним органам за 'іх вимогами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.
Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного суду, рішенням державної контрольно-ревізійноі служби і дер-жавної податкової адміністраціі.
На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого документа, все листування про вилучення докумснта, протокол вилучення, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.
У разі, якщо вилученню підлягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце одного з вилучених документів долучається його копія, ви-мога на вилучення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх — тільки копіі з відмітками про місце знаходження вимоги.
Усі надходження і видачі готівки в національній валюті підприемства враховуютъ у касовій книзі, типова форма якоі затверджена наказом Мінічтерства статистики Украіни від 15.02.96р. №51.
Кожне підприємство, що має касу, веде однокасову книгу, аркуші якоі мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчусться підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.
У разі, якщо підприємства — юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюютъ касові операціі з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та вида-чею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то незалежно від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, з метою повного врахування здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи мають також вести касову книгу, яка оформлюється за взірцем касової книги підприємства і видаєтъся цим підрозділам.
Записи в касовій книзі проводяться у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору.
Кожний аркуш касовоі книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповнюсться з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша. перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.
Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини аркуша (після рядка "Залишок на початок дня").
Спочатку аркуш згинаютъ по лініі відрізу, підкладаючи відривиу частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення записів після "Перенос" відривну частину аркуша накладають на лицьовий бік невідривноі частини та продовжують записи по горизонтальму лініюванню зворотного боку невідривноі' частини аркуша.
Бланк звіту до кініця операцій за день не відривається.
Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його заміщує.
Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі,
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.
Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, на вмотивування залишку готівки в касі нс приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівка, нс виправдана прибутковими касовими ордерами, вважасться надлишком каси і зараховується в дохід підприємства.
При наявності на підприємстві кількох касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей. Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.
За аванси, одержані для оплати праці і виплати стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт в строк, вказаний у платіжній відомості для іх виплати. До закінчення цього строку касири зо-бов'язані Іцоденно здавати в касу залишки готівки, невиданоі за платіжними відомостямн. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо схаршому касиру під розписку з зазначенням оголошеноі суми.
За наявності на підприємстві тільки одного касира, облік прийнятих і виданих грошей ведеться цим касиром.
Підприємства торгівлі та сфери обслуговування населення при здійсненні касових операцій з готівкою повинні забезпечувати постійну наявність в своіх. касах розмінноі монети різних номіналів.
Невидача громадянам здачі через відсутність або нсдостатню наявність розмінноі монети на цих підприємствах протягом робочого дня є порушення касовоі дисципліни, за що до винних осіб вищезазначених підприємтсв можуть застосовуватися штрафні санкціі, передбачені Кодексом Украни про адміністративні правопорушення.
У разі здійснення торгівлі продукцією або роботами (послугами) з використанням торговельних автоматів або іншого подібного обладнання (що не передбачає наявності касового апарата, контрольованого уповноваженою на це фізичною особою), останні повинні бути оснащені електронним лічильником кількості розмінноі монети, яка надходить до автомата, безкінечноі діі із зростаючим.підсумком. Лічильник опломбовується працівником місцевих оргаиів податковоі адміністраціі, У міру накопичення авгоматом грошовоі* виручки відповідними працівниками торговельного чи іншого підприємства проводиться виймання готівки з подальшим відображенням у касовій книзі показників електронного лічильника і фактичноі наявності готівки.
По факту отримання від касира касового звіту бухгалтер узагальнює в ньому наведені суми, що йдуть під одними бухгалтерськими рахунками і переносить обороти по дебету і кредиту 30 рахунку у журинал ордер № 1 і відомість 1.1. при журнально-ордерній формі обліку, а при спрощеній формі обліку у відомість В-4 (див. дод. А 4). Із вказаних облікових регістрів узагальнені дані в подальшому переносяться в Головну книгу і у Баланс.
Схему документообігу касових операцій можна представити за допомогою журнала реєсрації прибуткових і видаткових касових документів.
Відповідно до Закону України "Про застосування електронних контрольно-касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі громадсъкого харчування та послуг" № 265/95 — ВР від 06.07.1995 р. (із змінами та доповненнями) передбачено, та застосування електронних контрольно-касових апаратів та комп'ютерних систем є обов'язковим для підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також фізичних осіб — суб'єктів підприємницькоі діяльності, які здійснюють розрахунки із споживачами у сфері торгівлі громадського харчування та послуг за готівку та виконують купівлю-продаж готівковоі' іноземноі' валюти.