Наказом Міністерства Статистики України затверджені такі типові форми з обліку складу працівників підприємства:
П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу»;
П-2 «Особова картка»;
П-3 «Алфавітна картка»;
П-4 «Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні і технологічні роботи»;
П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»
П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;
П-7 «Список про надання відпустки»;
П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».
Для обліку прийнятих на роботу працівників використовується наказ П-1, який заповнюється у відділі кадрів. На підставі підписаного наказу про прийняття на роботу відділ кадрів заповнює П-2, робить відповідні записи у трудовій книжці, бухгалтерія відкриває особистий рахунок чи аналогічний йому документ. На великих підприємствах з метою полегшення роботи з карткою на кожного відкривається алфавітна картка П-3. При переведенні працівника з одного відділу в інший застосовується П-5. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох екземплярах. Перший віддається у відділ кадрів, другий – у бухгалтерію.
На підставі наказу про переведення робляться відмітки в трудовій книжці та картці.
Для оформлення відпуску оформлюється П-6, яка заповнюється у двох примірниках: перша - у відділ кадрів, друга - в бухгалтерію. Наказ підписується начальник цеху або відділу та керівник підприємства. На підставі Наказу робиться відмітка в картці П-2. Якщо відпустка без оплати, робиться відмітка "без оплати". Відпустки для груп працівників доцільно оформити за допомогою форми, яка називається "Список про надання відпустки» П-7.
При звільненні працівників за винятком, коли вони звільняються вищестоящим органом, оформлюється П-8 у двох примірниках. Підписується начальником відділу, цеху і керівником підприємства. На підставі Наказу про припинення трудової діяльності оформляють розрахунок з працівником.