Узагальнення інформації про розрахунки з персоналом, який відноситься як до облікового, так і до необлікового складу підприємства, — з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), а також розрахунки за неодержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами) здійснюється на рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці".
Рахунок 66 "Розрахунки з оплати праці" має такі субрахунки:
661 "Розрахунки за заробітною платою";
662"Розрахунки з депонентами".
За кредитом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" відображаються нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога за тимчасовою непрацездатністю, інші нарахування, за дебетом — виплата заробітної плати, премій, допомоги тощо, а також суми утриманих податків, платежів за виконавчими документами, вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів в рахунок заробітної плати та інші утримання із сум оплати праці персоналу.
Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений строк суми з оплати праці, відображаються за дебетом субрахунку 661 "Розрахунки за заробітною платою" та кредитом субрахунку 662 "Розрахунки з депонентами".
Аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань.
На виконання заходів по реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики Наказом Міністерства статистики України № 144 від 22.05.1996 р. були затверджені і введені в дію з липня 1996 р. типові форми з обліку розрахунків з робітниками і службовцями по заробітній платі:
П-49 "Розрахунково-платіжна відомість";
П-50 "Розрахункова відомість";
П-51 "Розрахункова відомість";
П-52 "Розрахунок заробітної плати";
П-53 "Платіжна відомість";
П-54 "Особовий рахунок";
П-54а "Особовий рахунок";
П-55 "Накопичувальна картка виробітку і заробітної штати";
П-56 "Накопичувальна картка обліку заробітної плати".
Для розрахунку та видачі заробітної плати і пенсії всім категоріям працюючих застосовується "Розрахунково-платіжна відомість" (форма № П-49), яка складається в одному екземплярі. Дані із відомості щомісяця накопичуються у "Особовому рахунку" кожного працівника (типова форма № П-54).
Нарахування заробітної плати проводиться на основі даних первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу, доплатних листків та інших документів. Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати і визначається сума, що належить до видачі.
При спрощеній формі бухгалтерського обліку розрахунок заробітної плати (проведення нарахування заробітної плати і здійснення утримань з неї) зазначається V розділі II Відомості 3-М.
Для розрахунку заробітної плати і пенсії всім категоріям працюючих застосовується також "Розрахункова відомість" (форма № П-51), яка складається в одному екземплярі в бухгалтерії. Дані із відомості щомісяця накопичуються у "Особовому рахунку"кожного працівника (типова форма № П-54).
Для обліку видачі заробітної плати із каси підприємства за умов використання розрахункової відомості застосовують документ "Платіжна відомість" (форма № П-53).
На титульному листі форми вказується загальна сума виданої і депонованої заробітної плати. При необхідності в графі "Примітка" вказується номер пред'явленого документа.
При заповненні платіжної відомості після останнього запису необхідно зробити підсумковий рядок для загальної суми по відомості. Підсумкові рядки можуть бути введені також в кінці кожної сторінки.
При складанні документа за допомогою засобів обчислювальної техніки форма може друкуватись без рядків.
Форма П-54 "Особовий рахунок" застосовується для запису за кожний місяць протягом року всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника на підставі первинних документів по обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат.
При необхідності можна у кожній графі "Особового рахунку" зробити підсумковий рядок.
На підставі даних особового рахунку складається розрахунково-платіжна відомість форми № П-49.
Форма № П-54а "Особовий рахунок" застосовується при обробці облікових даних за допомогою засобів обчислювальної техніки і вміщує тільки умовно-постійні реквізити про працівника. Дані по розрахунку заробітної плати вкладаються щомісячно в особовий рахунок у вигляді машинограми.
Для щоденного обліку об'єму робіт, виконаних бригадою або окремими робітниками, використовується "Накопичувальна картка виробітку і заробітної плати" (форма № П-55), яка складається майстром (обліковцем) в одному примірнику на підставі документів про здачу виробленої продукції або про виконання робіт. Відомість передається в бухгалтерію підприємства для нарахування заробітної плати.
Суми невиплаченої заробітної плати (за умов, коли працівник під час виплати зарплати перебуває на лікарняному, у відряджені і т. ін.) депонуються на субрахунку 662 "'Розрахунки з депонентами". При цьому касиром при закритті платіжної відомості здійснюється від руки надпис "Депоновано" у колонці "Підпис в одержанні" проти прізвища працівника, який не одержав заробітну плату, або проставляється відтиск штампу з позначкою "Депоновано", який використовується спеціально для таких цілей.
Аналітичний облік розрахунків з депонентами здійснюється у "Книзі обліку розрахунків з депонентами" (типова форма № 8), яка відкривається у розрахунку на один календарний рік. Записи у книгу прізвищ працівників, а також не отриманих ними сум здійснюється позиційним способом за результатами закриття кожної "Розрахунково-платіжної відомості", або "Платіжної відомості" на протязі року.
Треба зауважити, що задепоновані суми не включаються до відомостей на видачу заробітної плати у наступні місяці. Для їх отримання працівнику необхідно особисто звернутися до бухгалтерії. Видача депонованої заробітної плати здійснюється лише за "Видатковим касовим ордером", який виписується окремо на кожного працівника для погашення однієї або декількох заборгованостей.
За фактом отримання задепонованих сум із каси у "Книзі обліку розрахунків з депонентами" робиться відповідна відмітка про номер видаткового касового документа, а також зазначається видана сума проти того місяця року, в якому було здійснено вказану виплату.
Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку оплати праці
| № п/п | Зміст господарських операцій | Кореспондуючі рахунки | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1. | Нараховано заробітну плату працівникам підприємства, які задіяні в процесі створення основних засобів | 15 «Капітальні інвестиції» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 2. | Нараховано заробітну плату працівникам основного і допоміжного виробництва | 23 «Виробництво» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 3. | Нараховано заробітну плату робітникам за роботи, пов’язані із виправленням браку | 24 «Брак у виробництві» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 4. | Нараховано заробітну плату за роботи, що належать до витрат майбутніх періодів | 39 «Витрати майбутніх періодів» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 5. | Відображено нарахування працівникам премії за рахунок прибутку підприємства | 443 «Прибуток, використаний у звітному періоді» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 6. | Відображено нарахування працівникам відпускних за рахунок фонду забезпечення виплат відпусток | 471 «Забезпечення виплат відпусток» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 7. | Нараховано працівникам оплату праці за рахунок коштів, зарезервованих для проведення гарантійних ремонтів реалізованої продукції | 473 «Забезпечення гарантійних зобов’язань» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 8. | Нараховано заробітну плату за рахунок коштів цільового фінансування | 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 9. | Нараховано заробітну плату працівникам загально виробничого і адміністративного призначення | 91 «Загально виробничі витрати» 92 «Адміністративні витрати» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 10. | Нараховано заробітну плату працівникам, зайнятим збутом і реалізацією продукції | 93 «Витрати на збут» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 11. | Нараховано заробітну плату працівникам обслуговуючих виробництв | 949 «Інші витрати операційної діяльності» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 12. | Нараховано заробітну плату працівникам, пов’язаним із ліквідацією (розбиранням, демонтажем) необоротних активів | 976 «Списання необоротних активів» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 13. | Нараховано заробітну плату працівникам на роботах, пов’язаних із запобіганням та ліквідацією наслідків стихійного лиха, катастрофи та аварії | 993 «Інші надзвичайні витрати» | 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 14. | Виплачено із каси заробітну плату | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 30 «Каса» |
| 15. | Перераховано кошти із розрахункового рахунку підприємства на особові рахунки працівників в установах банків | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 31 «Рахунки в банках» |
| 16. | Відображено утримання із заробітної плати заборгованості за підзвітними сумами | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 372 «Розрахунки з підзвітними особами» |
| 17. | Утримано із заробітної плати суми завданих підприємству збитків псуванням товарно-матеріальних цінностей | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» |
| 18. | Відображено утримання із заробітної плати працівників в рахунок погашення отриманої позики на індивідуальні потреби | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» |
| 19. | Проведено утримання із заробітної плати профспілкових внесків | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» |
| 20. | Утримано із заробітної плати працівників суми в рахунок погашення придбання акцій даного підприємства | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 46 «Неоплачений капітал» |
| 21. | Відображено утримані із оплати праці суми прибуткового податку | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 64 «Розрахунки за податками й платежами» |
| 22. | Відображено утримання із оплати праці працівника сум, передбачених згідно договору індивідуального страхування, заключного ним із страховою компанією | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 654 «За індивідуальним страхуванням» |
| 23. | Відображено утримання із заробітної плати сум за виконавчими документами | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 658 «розрахунки з іншими кредиторами» |
| 24. | Неотриманні суми заробітної плати віднесено на депоненти | 661 «Розрахунки за заробітною платою» | 662 «Розрахунки з депонентами» |