Планом рахунків для обліку витрат діяльності підприємства передбачено рахунки класів 8 «Витрати за елементами» і 9 «Витрати діяльності». При цьому Інструкція застосування плану рахунків жорстко не регулює яку систему потрібно вибирати.
Згідно з Інструкцією про застосування плану рахунків рахунки класу 9 «Витрати діяльності» ведуться всіма підприємствами, крім суб'єктів малого підприємництва, а так само інших організацій, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності, з відкриттям за власним бажанням рахунків класу 8 «Витрати за елементами».
Малі підприємства та інші організації, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності, можуть вести бухгалтерський облік з використанням тільки рахунків класу 8 «Витрати за елементами» або в порядку, передбаченому для решти підприємств.
Таким чином, підприємства в своїй діяльності можуть використовувати будь-яку з перерахованих далі систем обліку витрат:
- суб'єкти малого підприємництва, а також інші організації, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності:
А)з використанням тільки рахунків класу 8;
Б) з використанням тільки рахунків класу 9;
В) з використанням тільки рахунків класів 8 і 9.
- інші підприємства:
А) з використанням тільки рахунків класу 9;
Б) з використанням тільки рахунків класів 8 і 9.
Отже, підприємства можуть самостійно обирати: чи застосовувати їм або не застосовувати рахунки класу 8 «Витрати за елементами».
2.1 Використання тільки рахунків класу 8 «Витрати за елементами»
Застосування тільки рахунків класу 8 для обліку витрат доцільно саме для суб'єктів малого підприємництва, які складають фінансову звітність в спрощеній формі, передбаченої П(С)БО №25. Пояснюється це тим, що структура другої частини фінансового звіту суб'єкта малого підприємництва (Звіт про фінансові результати по ф. № 2-м) повністю відповідає рахункам класу 8. Єдиним винятком тут є рахунок 85 «Інші витрати», на якому відображаються як витрати звичайної діяльності підприємства, так і надзвичайні витрати.
На рахунках класу 8 Плану рахунків узагальнюється інформація про витрати підприємства за економічними елементами.
На рахунках цього класу, крім рахунку 85 «Інші витрати», ведеться облік витрат операційної діяльності за такими елементами витрат:
- матеріальні витрати;
- витрати на оплату праці;
- відрахування на соціальні заходи;
- амортизація;
- інші операційні витрати.
З метою забезпечення угруповання Планом рахунків передбачено однойменні рахунки:
80 «Матеріальні витрати»;
81 «Витрати на оплату праці»;
82 «Відрахування на соціальні заходи»;
83 «Амортизація»;
84 «Інші операційні витрати».
Суб'єкти підприємницької діяльності, а також інші некомерційні організації, які для обліку витрат використовують тільки рахунки 8 класу, прямі і виробничі накладні витрати щомісяця списують з рахунків класу 8 в кореспонденції з дебетом рахунка 23 «Виробництво». Сума витрат у частині адміністративних витрат, витрат на збут, інших операційних витрат щомісяця списується з рахунків класу 8 в дебет 79 «Фінансові результати».
Рахунок 85 застосовується для узагальнення інформації пов'язаної з інвестиційною та фінансовою діяльністю, а також про витрати, пов'язані із запобіганням надзвичайних подій та ліквідацією їх наслідків. Цей рахунок ведеться тільки підприємствами та організаціями, які не застосовують рахунки класу 9 «Витрати діяльності» та сальдо на ньому закривається в кінці року або щомісяця в кореспонденції з дебетом рахунка 79 «Фінансові результати».
Рахунки класу 8 є транзитними і не мають сальдо, тобто обороти по кредиту цих рахунків повинні бути рівні оборотам по дебету.
2.2 Використання лише рахунків класу 9 «Витрати діяльності»
Застосування рахунків класу 9 обов'язкове для всіх суб'єктів підприємницької діяльності, крім суб'єктів малого підприємництва, а також інших некомерційних організацій.
Структура 9 класу Плану рахунків також орієнтована на складання фінансової звітності, а саме: розділу І «Фінансові результати» Звіту про фінансові результати (ф. № 2). Однак для заповнення ІІ розділу ф. № 2 та формування інформації про витрати за елементами необхідно здійснювати аналітичні вибірки по інших рахунках бухгалтерського обліку.