Підставою для за рахунку на баланс об’єкту нематеріального актива є первинний документ. В даний час спеціальні первинні документи для обліку операцій НМА розроблені тільки для таких видів НМА, як об'єкти права інтелектуальної власності. Типові форми первинного обліку цих НМА затверджені наказом № 732, котрий набув чинності тільки в грудні 2004 року.
Для інших видів НМА спеціальні форми первинного обліку не розроблені до цього часу. Однак, для первинного обліку доцільно використовувати типові форми з обліку основних засобів (ОЗ-1, ОЗ-2, ОЗ-3 і т.д.) і для інших видів НМА. при перездачі іншому підприємству, оформлення внутрішнього переміщення не обійтися без форми ОЗ-1.
НА-1 - Акт введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів: Складається в одному примірнику на кожний окремий об'єкт приймальною комісією. Заповнюється на підставі технічної, науково-технічної та іншої документації. підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною, за прийняття для використання об'єкта.
НА-2 - Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів - Застосовується для аналітичного обліку об'єктів права інтелектуальної власності. Заповнюється в одному примірнику на основі ф. № НА-1.
НА-3 - Акт вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів. - Застосовується для оформлення вибуття об'єктів при їх списанні. Акт складається у двох примірниках комісією. Перший примірник передається до бухгалтерії, а другий - залишається у особи, що була відповідальною за використання об'єкта.
НА-4 - Інвестиційна опис об'єктів інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів. - Використовується при проведенні інвентаризації об'єктів НМА.
Для узагальнення інформації про наявність та рух необоротних активів, у тому числі і НМА, а так само для відображення капітальних інвестицій призначено Журнал 4, який ведеться за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 35.
У розділі 1 Журналу 4 (складається щомісячно) знаходить відображення, зокрема, інформація про кредитових оборотах за рахунком 12. У 2 розділі Журналу 4 відображається, зокрема, обороти по кредиту рахунку 15 (тобто тут можна знайти інформацію про формування початкової вартості НМА).
Аналітичний облік нематеріальних активів та амортизації ведеться по кожному об'єкту окремо в інвентарних картках обліку, а так само у Відомості 4.3 до Журналу 4 (складається щорічно).
У Відомість 4.3 в графи 1-8 з регістрів аналітичного обліку за попередній рік переносяться дані на початок поточного року протягом звітного року помісячно на підставі первинних облікових документів позиційним способом заносяться дані:
- У графи 1-8 - про придбані , отримані, створені НМА;
- У графи 9-11 - про переоцінку, зменшення і відновлення корисності НМА;
- До граф 12-14 - про вибуття.
НМА відображаються відповідно в рядках 011, 012 і 010 розділу 1 Активу Балансу. У підсумок балансу включається залишкова вартість, визначена як різниця між первісною вартістю і сумою накопиченої амортизації (рядок 010).
Крім цього, для узагальнення інформації про рух НМА призначено роздери 1 "Нематеріальні активи" форми № 5 Примітки до річної фінансової звітності.