Поточний облік стану і змін засобів та джерел їх утворення, господарських процесів та явищ у діяльності підприємства забезпечується за допомогою системи рахунків.
Бухгалтерський рахунок– спосіб систематичного спостереження, поточного групування та відображення інформації про стан та зміни в складі окремих об'єктів обліку. Для кожної групи засобів, джерел їх формування та господарських процесів відкривають рахунок.
У результаті господарської діяльності активи та пасиви можуть збільшуватися або зменшуватися, що відображається на рахунках окремо. З цією метою рахунок бухгалтерського обліку побудовано у вигляді двосторонньої таблиці, ліву сторону якої називають "дебет", а праву – «кредит».
Об'єкт обліку характеризується наявністю на певний момент часу засобів або джерел, тому спочатку за рахунком відображають цей стан, який називається початковим залишком або початковим сальдо. Після цього за рахунком відображають суми господарських операцій, які спричинили зміни в складі відповідного об'єкта обліку. Збільшення об'єкта обліку записують на одній стороні рахунка, а зменшення – на протилежній. На підставі інформації про початкове сальдо об'єкта обліку та зміни протягом звітного періоду визначають сальдо на кінець звітного періоду. Узагальнена інформація про зміни в складі об'єкта обліку, відображена за дебетом і кредитом, називається оборотом. Підсумки записів за дебетом рахунка називають дебетовим оборотом, підсумки записів за кредитом рахунка – кредитовим оборотом.
Залежно від виду об'єктів обліку (засоби або джерела їх утворення) бухгалтерські рахунки поділяють на активні та пасивні. Активні рахунки призначені для обліку наявності та руху засобів і відкриваються для об'єктів, які відображаються в активі бухгалтерського балансу. Пасивні рахунки призначені для обліку наявності та зміни джерел утворення і відкриваються для об'єктів, які відображаються в пасиві балансу.
При відкритті рахунків початкові сальдо в них записують на підставі даних статей балансу. Оскільки господарські засоби розміщені на лівій стороні балансу – активі, то й сальдо за активними рахунками записують зліва у дебеті рахунка. Оскільки джерела господарських засобів відображаються в балансі праворуч, то сальдо за пасивними рахунками записують справа в кредиті рахунка. Таким чином, сума всіх залишків за активними рахунками відображає загальну вартість господарських засобів і дорівнює підсумку активу балансу, а сума всіх залишків пасивних рахунків відображає загальний обсяг джерел формування засобів і дорівнює підсумку пасиву балансу. З тієї сторони рахунка, де показується залишок, відображається збільшення об'єкта обліку, а з протилежного – зменшення.
Активні рахунки завжди мають залишок (сальдо) дебетовий (оскільки не можна витратити більше, ніж є в наявності та надійшло); пасивні рахунки – тільки кредитовий (оскільки джерела засобів обмежуються наявними господарськими засобами).