1. Документ (лат. доказ) — це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.
Сукупність взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), використовувана в оформленні управлінських рішень. Загальна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану справ. Інформація має бути оперативною, щоб за час її передачі й обробки стан справ не змінився. Документ є носієм інформації. Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами і постановами органів державної влади, котрими визначається організація діловодства і стандартизація документів.
В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.
Класифікація документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.
Види документів визначаються за кількома ознаками.
За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних операцій та ін.
За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті — від окремих громадян.
За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінальні й копії.
Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, про час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — перший і єдиний його примірник. Він може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку.
Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і на приватних нотаріусів).
Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, на навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включно з елементами бланка, і засвідчується підписом посадової особи, котра підтверджує відповідність копії оригіналу.
Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат.
Відпуск — це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.
Витяг — копія, що відтворює частину документа.
Дублікат— другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу.
За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні, для службового користування.
За строками зберігання документи поділяють на дві групи — постійного й тимчасового зберігання.
За призначенням розрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, про особовий склад, обліково-фінансові, з господарсько-договірної, господарсько-претензійної та зовнішньоекономічної діяльності.
За юридичною силою розрізняють справжні і підроблені документи.
Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробленими, — реквізити або зміст яких не відповідають істинним.
Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору).
Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та ін. Інтелектуальна підробка виражається у складенні і видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
За способом викладу ділові документи можна поділити на документи з високим рівнем стандартизації і низьким рівнем стандартизації.
У документах із низьким рівнем стандартизації можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.
У документах із високим рівнем стандартизації може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей. Для таких у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.
Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень.
Державний стандарт на оформлення документів управління та реквізити документів
Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38—90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.