Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує оформлення їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.
Бланк— це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів та ін.
Текст — головний елемент документа, який складається й логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (обґрунтовуються причина укладання документа, історія питання та ін.). У доказірозкривається суть питання. У закінченніформулюється мета, заради якої складено документ.
Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, — складним.
Членування тексту на складові частини, графічне розмежування частин, а також використання заголовків, нумерації та ін. називають рубрикацією. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної побудови ділового документа.
Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це підступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом абзац позначається також частина тексту між двома такими відступами. Абзац вказує на перехід під однієї думки до іншої. Він може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку.
Послідовність розташування складових частин тексту позначається числовою (а також буквеною) нумерацією. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту
Є дві системи нумерації: традиційна і нова. Традиційна базується на використанні різноманітних типів позначок — римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абзацами відступами. Нова використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, від його обсягу та складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки — звичайні арабські цифри або малі літери.
Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів членування та нумерації. Як правило, великими літерами користуються рідко: значні за обсягом частини тексту нумеруються найчастіше римськими цифрами; підрозділи — арабськими, пункти всередині розділів — малими літерами.
Більші за абзац рубрики можуть набувати і словесних найменувань (параграф §, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються.
Нова система нумерації широко застосовується у науково-технічній літературі й діловодстві. Це суто цифрова система нумерації частин тексту без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту*
Базується система на таких правилах:
n кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям частина, розділ, пункт, підпункт,наділяється своїм номером;
n номери позначаються лише арабськими цифрами;
n після кожної цифри ставиться крапка;
n номер кожної складової частини містить всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: так, розділи нумерують 1., 2., 3. (це — перший, другий,третій);
підрозділи
— 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу; другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумерують так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий
пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт
першого підрозділу третього розділу);
— номери найбільших за обсягом частин тексту — пер
ший, найвищий ступінь поділу — складаються з однієї цифри (І.);
— на другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (1.2.);
— на третьому ступені поділу складові частини мають
номери з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.
Вказані вимоги до складання й оформлення текстів документів стосуються усіх видів документів, про які йтиме мова в наступних розділах.