Заява— це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.
Заява може бути:
— простою(викладається тільки прохання);
— мотивованою(вказується мотивація прохання);
— складною(заява містить додатки).
Особистазаява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службовазаява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.
Внутрішні заяви мають такі реквізити:
1. Адресат.З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади й прізвищі:
Директорові… Морозову Т. /.;
Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;
завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.
Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.
2. Адресант.З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.
3. Назва документа(як правило, з малої літери).
4. Текст(з абзацу, з великої літери).
5. Додаток (підстава)у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.