Складання рекомендаційних листів — досить делікатна і непроста справа. Річ у тім, що в нашій країні тривалий час просто нехтували цим видом документів, хоча за кордоном такі листи завжди входили і нині входять до складу ділового листування. Отже, нині доводиться опановувати цей вид стосунків заново, спираючись на загальні правила листування та беручи до уваги досвід зарубіжних колег у цьому питанні.
Рекомендація (від лат. recomendatio — доручення) — письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада.
Рекомендаційні листи складаються з різних приводів: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, влаштування на нову роботу або збирання інформації про ділових партнерів. Може скластися помилкове враження, що рекомендація і характеристика виконують одну й ту саму функцію. Втім, це не так, оскільки рекомендаційний лист має кілька істотних відмінностей від характеристики або відгуку.
Рекомендація не завжди дається за місцем роботи. Отримати рекомендацію можна від людини, яка добре знає рекомендованого, його професійні та особистісні якості, коло інтересів, наукові досягнення тощо. Той, хто дає рекомендацію, повинен мати досить високий авторитет і визнання у своїй сфері діяльності, репутацію моральної людини. Це необхідні умови, оскільки йдеться про об’єктивність оцінки. А будь-яка організація заінтересована у кваліфікованих і лояльних співробітниках.
Рекомендації використовуються і в комерційному листуванні. На початку співробітництва з будь-якою компанією бажано зібрати інформацію про стабільність можливого партнера, його платоспроможність, репутацію керівництва тощо. Багато фірм, вперше звертаючись із замовленням до продавця, висилають йому назви і адреси кількох компаній, з якими співпрацюють, а також назву банку, в якому відкрито розрахунковий рахунок. Якщо виникають якісь сумніви щодо потенційного покупця, фірма-продавець робить запит на рекомендацію. У такому листі варто зазначити назву фірми, про яку хочете здобути інформацію, вартість замовлення, зробленого фірмою, і попросити поради. При цьому необхідно згадати, що вся отримана інформація залишиться конфіденційною. У бізнес-середовищі існує непорушне правило — на листи-запити про платоспроможність відповідають завжди. Відомості даються правдиві й точні, наскільки це можливо. Керівник будь-якої компанії розуміє, що він також може опинитися в такій ситуації, тому цих правил дотримуються всі учасники бізнес-процесу.
Реквізити:
У першому абзаці тексту рекомендаційного листа варто зазначити, протягом якого часу ви знаєте людину, якій даєте рекомендацію, ким ви їй доводитесь. Якщо це ваш співробітник, то необхідно вказати тривалість його роботи у вашій організації, виконувані ним обов’язки, перелічити проекти, в яких він брав участь, ефективність діяльності та досягнуті результати. Наприкінці абзацу можна підбити підсумок усього зазначеного й висловити свою думку щодо рекомендованого.
У другому абзаці дайте більш докладну характеристику людини з погляду її професійних навичок: уміння виконувати певні завдання, роль у командній роботі, вияв як позитивних, так і негативних якостей.
У наступному абзаці варто зупинитися на особистісних якостях та особливостях поведінки: враження, яке людина справляє при спілкуванні та взаємодії з іншими членами колективу, відповідальність, лояльність, доброзичливість тощо. На завершення повідомте, чи маєте ви якісь зауваження щодо відповідності людини, яку рекомендуєте, тій посаді, на яку вона претендує: безумовно рекомендуєте, з деякими застереженнями, не рекомендуєте. Це варто зробити, оскільки склавши рекомендаційного листа, ви висловлюєте свою готовність нести певну відповідальність за людину, яку рекомендуєте.
Якщо рекомендація потрібна вам, зверніться до людини, яка вас добре знає й готова поручитися за вас своїм авторитетом і репутацією. Не варто просити рекомендацію в малознайомої людини, хоч би яку високу посаду вона обіймала, оскільки в цьому разі ви ставите в незручне становище і себе, і цю людину.
Наприкінці рекомендаційного листа зазвичай вказуються контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо.
Зразок «закритої» рекомендації
Шановний Сергію Петровичу!
Я одержав Вашого листа з проханням надати об’єктивну рекомендацію Міщенко Тетяні Олександрівні — кандидатові на посаду менеджера з персоналу у Вашій компанії.
Тетяну Олександрівну я знаю з 2000 року, відтоді, коли вона почала працювати в нашій фірмі. Безперечно, вона має авторитет, її поважають колеги. На нинішній посаді діловода вона досягла високих результатів. Тетяну Міщенко можна характеризувати як відповідального й старанного працівника. На жаль, незважаючи на те, що вона є відкритою й доброзичливою людиною, я не можу взяти на себе відповідальність рекомендувати її на посаду менеджера з персоналу.
Вважаю, що, пройшовши курси підвищення кваліфікації (перекваліфікацію), вона змогла б упоратися з відповідними посадовими обов’язками. Однак нині вона, швидше за все, не готова до виконання завдань, передбачених цією посадою.
Мені щиро шкода, якщо цим листом я розчарував Вас. Однак, беручи до уваги наше тривале знайомство й багаторічне співробітництво й розуміючи важливість вибору кандидатури на посаду менеджера з персоналу, вважаю своїм обов’язком надати Вам об’єктивну інформацію.
| З повагою Фінансовий директор ТОВ «Дельта-плюс» | (особистий підпис) | Микита Зубенко |
Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.
Реквізити особового листка такі:
1) назва виду документа;
2) прізвище, ім'я, по батькові;
3) дата й місце народження;
4) відомості про освіту;
5) відомості про наукові ступені, вчені звання;
6) якими мовами володіє;
7) трудова діяльність;
8) державні нагороди;
9) зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки;
10) відомості про родину;
11) паспортні дані;
12) домашня адреса;
13) особистий підпис;
14) дата заповнення документа.
Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково мусить наклеїти свою фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).
Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.
Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.
Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту військовому квитку та ін.
Резюме— це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.
Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.
3. Мета складання резюме.
4. Досвід роботи.
5. Освіта.
6. Знання мов.
7. Контактний телефон.
Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються посади, які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.
Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп'ютерне вивчення резюме, що полягає у виділенні головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп'ютер «переглядає» резюме кожного із претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний порядковий номер. Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:
· Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливе.
· Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти. Під час комп'ютерного вивчення дієслова не читаються, а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.
· Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
· Намагайтеся не вживати такі слова, як «я», «ми». Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.
· Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.
· Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.
· Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні в якому разі не крейдяний).
· Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.
Зразок резюме: