Традиційні методи калькулювання собівартості продукції були розроблені на початку минулого століття за умов типового фабричного виробництва, яке мало такі характеристики:
· значну питому вагу прямих витрат (прямі матеріальні витрати, прямі витрати на оплату праці тощо);
· відносно невелику кількість допоміжних функцій (планування, закупівля, фінансовий менеджмент, контроль якості тощо);
· низький рівень автоматизації;
· масове або серійне виробництво стандартної продукції;
· повільні зміни у продукції та методах виробництва.
За цих умов собівартість продукції традиційно визначали додаванням до прямих витрат пропорційної частини накладних витрат. Накладні витрати розподіляли між виробами на основі одної бази розподілу, пов'язаної з обсягом виробництва (години праці робітників, машино-години тощо).
Утім, наприкінці XX століття сталися суттєві зміни в організації й технології виробництва. Розвиток техніки, використання роботів, упровадження гнучких технологій на основі комп'ютерів зумовили зміну структури витрат. У багатьох сучасних виробництвах прямі витрати праці становлять лише 5—15% у собівартості продукції. Водночас зростання рівня автоматизації й ускладнення виробництва спричинили істотне зростання питомої ваги накладних витрат. При цьому значна частина накладних витрат не пов'язана з обсягом виробництва, а залежить від складності його.
За таких умов розподіл накладних витрат пропорційно одній базі, пов'язаній з обсягом виробництва, призводить до викривлення собівартості продукції, зокрема має місце тенденція завищення собівартості відносно нескладних виробів, що випускаються у значній кількості, та заниження собівартості більш складних виробів, що випускаються невеликими партіями.
Потреба у більш реалістичних підходах до розподілу накладних витрат була зумовлена також посиленням конкуренції на світовому ринку, що обмежило зростання прибутку за рахунок підвищення цін.
На початку 80-х років минулого століття економіка США та країн Західної Європи відчула сильний тиск з боку компаній Японії, а пізніше — Південної Кореї та інших країн Південно-Східної Азії, що розвивалися швидкими темпами. Загроза зниження прибутку і втрати впливу на традиційних ринках збуту змусила керівництво багатьох компаній переглянути принципи управління витратами, щоб скоротити час виробництва, поліпшити якість продукції й зменшити непродуктивні витрати. При цьому з'ясувалося, що традиційні методи калькулювання мають певні вади, що обмежують їх застосування за сучасних умов.
Наприклад, традиційне калькулювання змінних витрат передбачає, що всі постійні витрати є періодичними і мають оплачуватися незалежно від методу їх розподілу.
Проте, як свідчить практика, не всі постійні витрати відшкодовуються за короткий проміжок часу, тому для тривалого прогнозування прибутковості та прийняття стратегічних рішень доцільно використовувати повну собівартість продукції.
Необхідність усунення вказаних обмежень та посилення контролю за витратами на всіх стадіях життєвого циклу зумовили виникнення калькулювання на основі діяльності, а пізніше — управління на цій основі.
Калькулювання на основі діяльності (Activity-Based Costing) — система калькулювання, що передбачає спершу групування накладних витрат за видами діяльності (процесами, операціями), а потім розподіл їх між видами продукції (робіт, послуг), виходячи з потреби останніх у відповідних видах діяльності.
Ідеї, покладені в основу такого підходу, висловлювалися доволі давно. Вперше такий підхід було запроваджено у США на початку 60-х років XX століття, але сфера його застосування обмежувалася витратами на збут товарів. Поширенню цього методу сприяли публікації, авторами яких були професори Гарвардського університету Р.Купер і Р.Каплан, які системно описали й обґрунтували систему калькулювання на основі діяльності у сучасному її вигляді.
На відміну від традиційної системи калькулювання, побудованої за принципом "продукція споживає ресурси", калькулювання на основі діяльності передбачає, що продукція споживає діяльність (виробничі процеси, операції), а діяльність споживає певні ресурси.