Контроль виконання бюджетів та аналіз відхилень

Складений бюджет відображає показни­ки, що їх має досягти підприємство. Проте в процесі господарської діяльності можуть виникати відхилення.

Відхилення (Variance) - не різниця між бюджетними й фактичними показниками. Для своєчасного виявлення відхилень і від­повідного реагування на них здійснюють бюджетний контроль.

Бюджетний контроль (Budgetary Control) — процес зіставлення фактичних результатів з бюджетними, аналізу відхилень та внесення необхідних корективів.

Відхилення від бюджету, відображені у звіті, можуть бути сприятливими (по­зитивними) або несприятливими (негативними).

Несприятливими (негативними) (Unfavorable Variances) є відхилення, коли фак­тичний дохід менший за запланований, або фактичні витрати більші за бюджетні.

Відповідно сприятливими (позитивними) (Favorable Variances) є відхилення, коли фактичний дохід перевищує запланований, а фактичні витрати менші за бюджетні.

Реакція менеджера на відхилення залежить від розміру відхилень та причин їх виникнення.

Якщо відхилення незначні, менеджер може їх ігнорувати, тобто не досліджу­вати причин цих відхилень.

Значний розмір відхилень вимагає детальнішого вивчення їх причин за допо­могою додаткової інформації.

Залежно від причини виникнення, відхилення поділяють на дві групи: відхи­лення внаслідок планування та відхилення внаслідок діяльності.

Відхилення внаслідок планування (Planning Variance) — відхилення від бюдже­ту, пов'язані з помилками та прорахунками в процесі складання прогнозів, ви­значення функцій витрат і доходів, калькулювання планової собівартості та цін.

Відхилення внаслідок діяльності (Operational Variance) є результатом дій пер­соналу або певних подій (зміни попиту, коливання цін тощо).

У разі наявності значних відхилень залежно від їх причин можливі альтерна­тивні рішення:

· коригування або перегляд бюджету, якщо результати контролю свідчать,
що виконувати його далі недоцільно;

· внесення відповідних корективів у дії для забезпечення досягнення запла­нованої мети.

Отже, звіт про виконання бюджету забезпечує зворотний зв'язок, приверта­ючи увагу менеджера до значних відхилень від очікуваних результатів, що, своєю чергою, дає змогу здійснювати управління за відхиленнями.

Зведений бюджет звичайно є статичним або постійним бюджетом, оскільки він складений тільки для одного рівня майбутньої діяль­ності. Тому терміни "статичний (постійний) бюджет" та "зведений бюджет" вживають як синоніми.

Статичний бюджет відображає доходи і витрати, розраховані, виходячи з очі­куваного обсягу діяльності (або іншого чинника).

Оскільки дохід і частина витрат залежать від зміни обсягу діяльності, то у випадках, коли фактичний обсяг діяльності відрізняється від запланованого, від­хилення від статичного бюджету втрачають контрольне значення.

Проілюструємо це на прикладі.

 

Приклад

Звіт про виконання бюджету компанії "Робінзон", грн..

 

Показник Бюджет Фактично Відхилення
Дохід від продажу 558 000 434 000 -124 000
Змінні витрати:
виробничі 378 000 302 540 75 460
на збут 14 400 14 000
Разом змінних витрат 392 400 316 540 75 860
Маржинальний дохід 165 600 117 460 -48 140
Постійні витрати:
виробничі 74 000 74 600 -600
на збут 66 000 66 000 —
Разом постійних витрат 140 000 140 600 -600
Операційний прибуток (збиток) 25 600 -23 140 -48 740

Як бачимо, наведена звітність дозволяє нам оцінити відхилення фактичних продажів від запланованих, однак сприятливе відхилення змінних виробничих витрат у сумі 75 460 грн. є оманою.

Тому для забезпечення ефективного контролю з допомогою звіту про вико­нання бюджету слід зіставити фактичні результати з бюджетом, скоригованим з урахуванням фактичного обсягу діяльності.

Такий бюджет називають гнучким або динамічним бюджетом. Він може бути складений як у процесі планування, так і на стадії контролю.

Гнучкий бюджет, підготовлений на стадії планування, — це бюджет, складе­ний для кількох можливих обсягів діяльності в межах релевантного діапазону.

Нижче наведено гнучкий бюджет компанії "Робінзон", складений для трьох обсягів продажу: відповідно 7 000, 8 000 і 9 000 валіз.

На практиці важко точно передбачити обсяг продажу, тому більшість компа­ній складають гнучкий бюджет для фактичного обсягу діяльності.

Отже, гнучкий бюджет (Flexible Budget) — бюджет, складений на основі бюд­жетних витрат і доходів для фактичного обсягу діяльності або для кількох релевантних рівнів передбачуваної діяльності.

 

Гнучкий бюджет компанії "Робінзон", грн..

 

Стаття На одиницю Обсяг продажу, одиниць
7 000 8 000 9 000
Дохід від продажу        
Змінні витрати:
виробничі        
на збут        
Разом змінних витрат        
Маржинальний дохід        
Постійні витрати:
виробничі        
на збут        
Разом постійних витрат        
Операційний прибуток (збиток)        

Використання гнучкого бюджету дає змогу розподілити загальне відхилен­ня на відхилення від гнучкого бюджету та відхилення за рахунок обсягу діяль­ності

Відхилення від гнучкого бюджету (Flexible Budget Variance) - це різниця між фактичними результатами діяльності й показниками гнучкого бюджету.

Відхилення за рахунок обсягу діяльності (Activity-level Variance) - це різниця між показниками гнучкого й статичного бюджетів.

Вказані відхилення дозволяють оцінити діяльність компанії з погляду ефек­тивності й результативності.

Аналіз відхилень з використанням гнучкого бюджету

 

Показник Фактичні результати за фактич­ного обсягу продажу Від гнучкого бюджету Гнучкий Відхилен-ня за рахунок обсягу продажу Статичний бюджет
3=2-4 5=4-6
Обсяг продажу, одиниць          
Дохід від продажу, грн..          
Змінні витрати, грн..          
Маржинальний дохід, грн..          
Постійні витрати, грн..          
Операційний прибуток (збиток), грн..          

Управління за відхиленнями передбачає, що звіт про виконання має привернути ува­гу менеджерів тільки до значних відхилень. Але які відхилення є значними і вимагають детальнішого дослідження?

На це питання важко дати відповідь, тому це є складовою мистецтва управління.

Проте є певний досвід, який свідчить, що слід брати до уваги: