Под погрузку подают вагоны исправные, годные для перевозки данного груза, очищенные от остатков ранее перевозимых грузов и мусора, а в необходимых случаях промытые и продезинфицированные. Перед погрузкой вагоны тщательно осматривают в техническом и коммерческом отношении. Осмотр вагонов в техническом отношении производит осмотрщик вагонов, и результаты его регистрирует в книге предъявления вагонов к техническому осмотру (форма ВУ-14). Осмотр и определение пригодности вагона для перевозки данного груза в коммерческом отношении производит грузополучатель, если погрузка производится его средствами, или приемосдатчик грузов, если погрузка производится средствами железной дороги.
На местах общего пользования погрузку грузов производят под руководством приемосдатчика грузов, в распоряжение которого выделяют бригады механизаторов и грузчиков. На местах не общего пользования погрузкой и креплением грузов руководят специально выделенные работники, сдавшие испытания на знание Технических условий погрузки и крепления грузов.
Все прибывающие и отправляющиеся со станции местные и транзитные груженые вагоны осматривают в коммерческом отношении, при этом проверяют соответствие вагонов и погруженных на них грузов требованиям безопасности движения поездов и сохранности грузов. Осмотру также подлежат вагоны перед подачей, особенно при приеме их с подъездных путей и других мест не общего пользования.
Порядок и сроки коммерческого осмотра определяются технологическим процессом работ станции.