Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів.
Найбільш суттєві ознаки для класифікації документів - це цільове призначення документа, читацька адреса, характер інформації або стиль викладу (жанр) твору і ін.
Цільове призначення документа - це обумовленість його потребами тієї або іншої сфери суспільної діяльності: науки, виробництва, утворення, управління і т.д. Цільове призначення тісно пов'язано із специфічними функціями, виконуваними окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документа може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т.п.
У основу класифікації можна покласти типологізацію документів по наступних функціонально-цільових установках:
- забезпечення управління суспільством (офіційний документ);
- забезпечення науковою інформацією суспільства (науковий документ);
- забезпечення популяризації досягнень науки, техніка, виробництва, їх історії (науково-популярний документ);
- забезпечення процесу навчання і виховання (учбовий документ);
- забезпечення виробництва (виробничий документ);
- забезпечення суспільства довідковими даними (довідковий документ);
- забезпечення вторинною інформацією суспільства про зміст джерел первинної інформації (інформаційний документ);
- забезпечення ознайомлення суспільства із змістом художніх творів (літературно-художній документ).
Цільове призначення - найважливіша характеристика, що в значній мірі визначає його форму, композицію, стиль викладу. Тісно пов’язана з цільовим призначенням читацька адреса документа. Читацьке призначення документа – це призначення документа читачу певного віку, рівня загальної і професійної підготовки. Так, науковий документ розрахований переважно на науковців, учбовий – на учнях, студентів.
Читацьке призначення визначає багато характеристик документа. Воно покликане забезпечити відповідність змісту і форми документа певній читацькій групі.
Залежно від читацької адреси всі документи діляться на дві великі групи: 1) по віку – документи, призначені для дорослих, дітей і юнацтва; 2) по рівню загальної і професійної освіти – документи, призначені для читачів – фахівців і неспеціалістів, що вчаться, студентів. Окремі типи документів мають універсальну читацьку адресу.
Важлива ознака, що дозволяє виділити типологічні риси документа – це характер інформації, що включаю глибину розробки проблеми, предмет повідомлення, стиль викладу матеріалу, ступінь науковості, нормативності.
Більшість цих ознак утворює поняття «форма повідомлення (творів)», весь масив яких ділиться на великі, середні і малі форми. Зокрема, до великих форм художніх творів відносять роман, драму, епос; нехудожніх – монотвір. Останнє може бути випущене у формі збірки, що містить ряд творів. Середні форми художніх творів повість, поема, нехудожніх – стаття, нарис. Малі форми – розповідь, повість, поема, вірш, реферат, тези, огляд, експрес – інформація.
Віднесення документа до певного типу ознак дає його цільове призначення. Яке дає потребу діяльності науки, виробництва
4.Видання — основний вид опублікованого, друкарського, поліграфічного документа– це документ, призначений для розповсюдження інформації, що міститься в нім, пройшов редакційно-видавничу обробку, отриманий друкуванням або тисненням, поліграфічно самостійно оформлений, такий, що має вихідні відомості. До видань можуть бути зараховані всі документи, випущені по планах видавництв або позапланово, на основі договорів з авторами, будь-якими способами поліграфічного друку.
4.1.Класифікація і типологізація видань займає центральне місце в теоретичних проблемах книгознавства. Типологізація видань, що стала в 1970—1980-х роках основним методом книгознавства, виникла з практичної роботи бібліографії, організаторів видавничої справи, статистиків друку. Типологія залишається теоретичною базою книгознавства, бо лише на підставі чітких сформульованих типологічних характеристик можуть бути визначені основні, важливі для видавців вимоги, критерії, що пред'являються до творів друку, розкриті деякі, до цих пір мало вивчені, особливості. В той же час тільки однієї типологічної характеристики видань недостатньо. Для визначення специфіки видань в масиві різноманітних видів документів необхідна їх видова класифікація. Типологізація і класифікація видань розробляються в рамках книгознавства — науки про книгу і книжкову справу. Значний внесок до розробки цих питань внесли А.И. Борсук, И.Е. Баренбаум, А.А. Гречихін і ін.
Будучи одним з видів документів, видання може класифікуватися по ознаках документа: за змістом, матеріальній конструкції, періодичності, знаковій природі інформації і т.п. Його типологічне різноманіття, як і документа в цілому, базується на сукупності ознак, головними з яких є цільове і читацьке призначення, а також характер інформації, що міститься у виданні. За цільовим призначенням виділяють наступні типи видань: офіційне, наукове, науково-популярне, науково-виробниче, виробничий-практичне, нормативне виробничий-практичне, виробничий-практичне видання для любителів, учбове, суспільно-політичне, довідкове, видання для дозвілля, рекламне, літературно-художнє. По ступеню аналітико-синтетичної переробки інформації розрізняють 5 видів видань: інформаційне, реферативне, бібліографічне, оглядове, а також дайджест.
Серед класифікаційних ознак текстових видань особливе місце займає цільове призначення і читацька адреса, які в єдності з характером викладу тексту (тобто жанром) дають можливість визначати різні типи видань. Серед них: офіційне, наукове, науково-популярне, науково-виробниче і ін.
По інформаційних знаках (знаковій природі інформації), тобто домінуючому у виданні способу фіксації повідомлень, весь масив видань підрозділяється на 4 види: текстове, нотне, картографічне, ізовидання.
4.2.Основну частину видань складають текстові видання, зміст яких передається знаками природної мови, тобто алфавітний, складовий або ієрогліфічний лист. Їх основу складає словесний (мовний, літературний) текст, що складається з фраз і слів, значення яких відоме реципієнтові (читачеві) або може бути знайдено в тлумачному словнику. З елементарних складових — фонем — створюються слова, які в поєднанні один з одним дають пропозиції і текст. Сенс тексту завжди виражається вербально, письмово. Письмовий текст — найточніше зображення мови. Саме тому спосіб листа, яким ми користуємося, і називається фонетичним.
У наукових і інших виданнях додатково до тексту широко використовуються формули, що складаються з математичних, хімічних і інших знаків, а також графіки, схеми, діаграми і ін. Оскільки математичний знак або символ з поліграфічної точки зору мало відрізняється від букви, то видання з подібними знаками також відносяться до текстових. Еволюція способів фіксації інформації, що базуються на слові, — це рух від закріплення усної мови, писемності до книгодрукування, до можливості тиражувати тексти.
Видання для сліпих — брайлевські видання — також є текстовими, хоча поліграфічне їх виготовлення (опуклий шрифт для сліпих) істотно відрізняється від звичайних текстових видань. Тому текстове видання як збірне поняття підрозділяють на два різновиди: плоскопечатне і брайлевске текстове.
По матеріальній конструкції (або формі видання) розрізняють наступні види видань: книжне, журнальне, листове, газетне, буклет, карткове видання, плакат, листівка, комплектне видання, книжка-іграшка. За об'ємом, тобто по кількості сторінок, а також паперу, витраченого на виготовлення одного екземпляра видання, весь масив ділиться на 3 види: книга, брошура, листівка. По складу основного тексту (тобто по кількості включених творів) видання діляться на 2 види: моновидання і збірка. По структурі (тобто числу одиниць, з яких складається видання) розрізняють наступні види видань: серія, однотомне, багатотомне видання, зібрання творів, вибрані твори.
4.3.Нотне, картографічне і ізовидання є нетекстовими виданнями, в яких сенс передається за допомогою знаків штучної мови (нотних, картографічних), або немовними знаками (образно-образотворчими). До перших відносяться нотні і картографічні видання, до других — видання ізографій (ізовидання).
Загальна характеристика нотного видання
Нотні видання виділяють по характеру знакових засобів фіксації і передачі інформації. За цією ознакою нотні видання відносяться до ідеографічних документів, де знаками служать умовні позначення, що не відображають реальних предметів або явищ. Нотне видання — це різновид видання, велику частину об'єму якого займає нотний запис музичного твору. Воно призначене для виконання або вивчення музичних творів. На відміну від текстових видань, нотні — передають інформацію за допомогою спеціальних знаків — нот. Основну частину нотних видань складає запис музичних творів з текстом або без нього.
Музика — вид мистецтва, що відображає дійсність в звукових художніх образах. Музика грунтується на здатності людини асоціювати слухові відчуття з власними переживаннями, із станами і процесами зовнішнього світу. Середовищем втілення музичних образів служать визначений чином організовані звуки. Основні елементи і виразні засоби музики — лад, ритм, метр, темп, динаміка, тембр, мелодія, гармонія, поліфонія, інструментування. Музика підрозділяється на пологи і види (опера, симфонічна, камерна і ін.), жанри (героїчним опера, комічна опера, пісня, танець, марш, симфонія, сюїта, соната і ін.)
Загальна характеристика картографічних видань
Картографічне видання (КВ) виділяють з масиву видань за ознакою знакової природи інформації або за формою інформаційних знаків, за допомогою яких фіксується інформація. Велику частину картографічного видання займає картографічний твір (одне або декілька). Під картографічним розуміють твір, головною частиною якого є зображення, побудоване в картографічній проекції, — зменшене, узагальнене зображення поверхні Землі, поверхні іншого небесного тіла або іноземного простору в певній системі умовних знаків. Специфіку КВ визначають наступні відмінні риси: математично певна побудова; використання особливих знакових систем — картографічних знаків-символів; відбір і узагальнення явищ, що зображаються; незначні доповнення тексту або цифрової інформації; системне відображення дійсності; ціленаправлене моделювання. В КВ об'єкти і явища володіють геометричною точністю, тобто показані в зменшеному вигляді в тому місці, де вони знаходяться насправді, з збереженням пропорційності їх розмірів і співвідношень про іншими об'єктами. Для цього використовують ті або інші математичні способи відображення, звані картографічними проекціями, які встановлюють строгу функціональну залежність між географічними координатами точок явищ (точок земної поверхні), що картографуються, і прямокутними (або іншими) координатами тих же крапок на площині (карті). Відбір, узагальнення і виділення головних об'єктів для зображення на картографічному виданні називається такою, що картографічною генералізує, яка завжди виконується з урахуванням масштабу і призначення карти.
Вивченням і розробкою картографічних видань, їх суті, різновидів, системи, форми, окремих елементів, символів, особливостей їх оформлення і створення, виробництвом і використанням займається картографія — область науки, техніка і виробництва, яка займається вивченням, створенням і використанням картографічних творів. Картоведення — це що вивчає їх наукова дисципліна, яка розглядає карти і інші картографічні твори як особливий спосіб віддзеркалення дійсності і просторові моделі реальних явищ (поверхні Землі, іншого небесного тіла простору), що містять їх кількісні і якісні характеристики.
По структурі і матеріальній конструкції картографічні видання діляться на 3 види: карти, атласи, глобуси. Глобуси до видань відносяться умовно: це нецензурний, об'ємний документ.
Видання ізографії
Документ ізографії містить інформацію, виражену за допомогою зображення якого-небудь об'єкту (одного або декількох). Документи ізографій містять інформацію, що відображає дійсність в наочних, візуально сприйманих образах і, як правило, точно відтворюючу реальність. Завдяки методам узагальнення, типізації, уяві художника, ізодокументи здатні естетично розкривати тимчасовий розвиток подій, духовну зовнішність, переживання, думки, взаємини людей, утілювати суспільні ідеї. Ізодокументи виділяють по характеру знакових засобів фіксації і передачі інформації. За цією ознакою їх відносять до класу іконічних (іконографічних) — документів, що містять переважне зображення витворів образотворчого мистецтва, спеціальної або художньої фотографії. У ізодокументах інформація фіксується за допомогою схожих знаків об'єкта, що відображається. Це — візуальні документи. Основну частину документів ізографій складають ізовидання.
До цієї групи належать документи у виді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у виді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.
1. ЗАВДАННЯ І ПОРЯДОК КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВЗавданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов´язків та керівники структурних підрозділів. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або зазначений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців. Співвиконавці зобов´язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції. Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими документами, що надходять від вищих державні органів, запитами та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які надійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, окремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозділам.У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотриманням строків виконання документів здійснює діловод або особа, спеціально призначена для цього. Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає керівнику організації.Загальний контроль за дотриманням строків виконання документів і доручень структурними підрозділами та узагальнення даних в апараті покладається на загальний відділ.
2. Терміни виконання документів. Документи та доручення вищих державних органів виконуються згідно із зазначеними в них строками. Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем´єр-міністра України та Уряду України, за якими строки виконання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термінові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — 30 днів, термінові — 10 днів. Для інших документів, терміни виконання по яких не вказані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконання, зазначеними в додатку 9.Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді кореспонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівника або зазначається у тексті документа. Якщо індивідуальний строк виконання документа відрізняється від строку, визначеного для даної групи документів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк.Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних документів та віддати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:1) типові строки — прийняттям нового акта, яким їх встановлено;2) індивідуальні — посадовими особами, які їх встановлювали.Продовження строку виконання повинно бути оформлено зразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі виконання з´ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо.Для цього відповідальний виконавець готує мотивоване клопотання про подовження строку на ім´я посадової особи, яка його встановила. Про зміну строку виконання документа в той же день виконавець повідомляє службу контролю канцелярії з відміткою в реєстраційно-контрольній картці. В іншому разі документ вважається невиконаним у встановлений строк.
4. Здійснення контролю за виконання документів.Контроль за виконанням документів містить: постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;попередню перевірку і регулювання ходу виконання;облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень); інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;зняття документів з контролю;формування картотеки виконаних документів.Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів тощо.Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються. При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перенесення строків та інформація про завершення виконання виводиться на екран дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною формою, передається на зберігання до архіву. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.
Керівники структурних підрозділів зобов´язані:
- особисто розглядати кореспонденцію в день її надходження, визначати за кожним документом, який потребує виконання, конкретних виконавців і строки;
- систематично контролювати виконання документів;
- забезпечити компетентний і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд проектів документів вищих органів або за їх дорученням, які подаються на погодження іншими структурними підрозділами. Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів.
Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне виконання документів, несуть відповідальність в установленому порядку.
5.Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ, обов’язкова для кожної установи. Вона забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання. Номенклатура справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи. До неї включаються всі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань (брошур, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації тощо). Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюється їм при реєстраціх, оскільки індекс документа вміщує як індекс структурного підрозділу структури так і номер справи за номенклатурою. Таким чином, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Вона може використовуватись як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і являється звітним документом архівного підрозділу.
6. Зведена номенклатура справ установи.Номенклатура справ відділу кадрів як і кожного структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному обов’язково заповнюється гриф погодження з ЕК (експертною комісією) структурного підрозділу і завідувачем архіву (особою, відповідальною за архів установи). Примірники номенклатури використовуються так: 1-й — недоторканий, зберігається у структурному підрозділі; 2-й — передається до канцелярії установи; 3-й — використовується для формування справ і пошуку потрібного документа. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. Номенклатура справ структурного підрозділу, як і зведена номенклатура справ установи, щороку (не пізніше листопада — грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін вона передруковується і затверджується керівництвом відповідних рівнів. Повторному перегляду і погодженню з архівними органами номенклатури справ підлягають раз на п’ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи. Реквізити номенклатури справ: назва структурного підрозділу; відділ кадрів; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту (наприклад, «На 2007р.»); текст (заповнюють табличну форму); підпис; візи; позначка про виконання документа й направлення його до справи. Номенклатура справ — це документ, який створюють на спеціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4 (див. зразок).У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи. Можуть бути включені і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх подальшого продовження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ тощо. Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення. До номенклатур справ можуть включатись справи з грифом для службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Реєструються номенклатури справ в журналі реєстрації вихідних документів та підшиваються до справ з номенклатурами. Складає Номенклатуру справ спеціаліст, який відповідає за роботу з документами.
7.Основним нормативним актом при визначенні термінів зберігання документів, їх відбору для віднесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів , який призначений для використання всіма органами державної влади, установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності. Залежно від термінів зберігання, виділяють наступні групи документів:1. Документи постійного строку зберігання. 2. Документи з установленим терміном зберігання, після закінчення, якого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи в свою чергу діляться на: 2.1. документи тривалого терміну зберігання (більше 10 років).2.2. документи тимчасового (до 10 років) строку зберігання В окрему групу виділяють документи по особовому складу. Це пов'язано з тривалим терміном зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю даних документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомоги.
8. Формування справ. Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справивідповідно до номенклатури справ. Формування справ відбувається в структурних підрозділах за місцем виконання документів. При формуванні справ слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали. - групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом років, поки дана особа працює в управлінні юстиції;- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання. - включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші документи, в їх логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру; - документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах; - справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм у товщині).Документи в середині справи групуються у хронологічній, питально-логічній послідовності чи їх поєднанні. Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази тощо) групуються у справи за їх різновидом і хронологією з додатками до них.
9. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію.В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю (KT).КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т. ін.
Основні умови віднесення інформації до KT: справжня або потенційна комерційна важливість інформації; відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах; вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності. Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно: визначити інформацію, що становить комерційну таємницю; забезпечити порядок її захисту. Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передавання інформації, яка містить комерційну таємницю.
Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:
• науково-технічна (технологічна) інформація;
• ділова інформація.
Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронення й доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник. Органи державної влади й місцевого самоврядування не мають права втручатись у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти її розголошенню й заволодінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів. Для обмеження доступу до інформації, яка містить KT, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи з охорони цих відомостей, визначення кола осіб, котрі мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами з грифом «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатком до нього
10. Інформація та її видиз обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну. Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Стосовно інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, з метою її збереження може бути відповідно до закону встановлено обмежений доступ - надано статус конфіденційної. Порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, що містять зазначену інформацію, визначається Кабінетом Міністрів України. До конфіденційної інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності. Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (способи) захисту. Виняток становить інформація комерційного та банківського характеру, а також інформація, правовий режим якої встановлено Верховною Радою України за поданням Кабінету Міністрів України (з питань статистики, екології, банківських операцій, податків тощо), та інформація, приховування якої являє загрозу життю і здоров'ю людей. До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.
1.Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3). Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили
Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:
1. Державний Герб України (для державних організацій).
2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.
3. Зображення нагород.
4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).
7. Назва організації автора документа.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назва банку.
10. Назва документа.
11. Дата.
12. Індекс (вихідний номер документа).
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце укладання та видання.
ІЗ. Ґриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Ґриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Позначка про контроль.
21. Текст.
22. Позначка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Ґриф погодження.
25. Віза.
26. Відбиток печатки.
27. Позначка про засвідчення копії.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31. Позначка про надходження.
Формуляр – зразок документів Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування.У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення,виконання.
Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3). Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили
2. Процесуальний документ незмінно є найважливішим елементом процесуальної форми, яка покликана, по-перше, доводити до відома учасників процесу юридичне значущі факти, закріпляти та засвідчувати отримані фактичні дані -- докази і цим сприяти встановленню об'єктивної істини, завдяки чому в самій процесуальній формі законодавче втілився вироблений людством досвід пізнання; по-друге, бути засобом реалізації учасниками процесу своїх прав та обов'язків; по-третє, бути гарантією забезпечення законності. Всі процесуальні документи умовно можна поділити на дві групи. Одну групу процесуальних актів складають рішення. Це правозастосовчі акти, що містять відповіді на правові питання, що виникають при провадженні у справі, і владні розпорядження про правові дії. Рішення можуть бути виражені у формі ухвали, визначення, вироку. Вони розрізняються по органах, особах, що їх приймають, по кругу питань, по процесуальному порядку їх ухвалення і формі викладу.Іншу групу складають протоколи слідчих і судових дій, в яких упевняється факт виробництва, зміст і результати слідчих і судових дій (протокол огляду, протокол допиту, протокол судового засідання).Процесуальні рішення як акти застосування карно-процесуального права і кримінального права характеризуються рядом ознак:- ухвали виносяться тільки уповноваженими на те державними органами, посадовими особами в межах їх компетенції - виражають владне веління, підтверджують, змінюють або припиняють карно-процесуальні відносини, підтверджують наявність або встановлюють відсутність матеріально-правових відносин;- приймаються в установленому порядку і виражаються у визначеній законом формі.
2.1. Позовна заява - документ, який пред'являється позивачем до суду у встановленій законом формі і містить вимогу про примусовий захист порушеного права або інтересу. Проте для окремих категорій справ законом передбачена можливість подачі позову по вибору позивача (так звана альтернативна підсудність). Такими випадками є:
- позови про стягнення аліментів, про визнання батьківства відповідача, позови, які виникають з трудових правовідносин, можуть пред'являтися також по місцю мешкання позивача.
- позови про розірвання браку можуть пред'являтися по місцю мешкання позивача також у випадку, якщо на його утриманні знаходяться малолітні або неповнолітні діти або якщо він не може за станом здоров'я або по інших поважних причинах виїхати по місцепроживанню відповідача. За домовленістю подружжя справа може розглядатися по місцю мешкання кого-небудь з них.
- позови про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом, іншим пошкодженням здоров'я або смертю фізичної особи, або шкоди, заподіяної унаслідок скоєння злочину, можуть пред'являтися також по місцю мешкання позивача або по місцю нанесення збитку
- позови, пов'язані з відшкодуванням шкоди, заподіяної особі незаконними рішеннями, діями або бездіяльністю органу дізнання, досудового слідства, прокуратури або суду, можуть пред'являтися також по місцю мешкання позивача.
- позови про захист прав споживачів можуть пред'являтися також по місцю мешкання споживача або по місцю спричинення шкоди або виконання договору.
- позови про відшкодування шкоди, заподіяної майну фізичних або юридичних осіб, можуть пред'являтися також по місцю нанесення шкоди.
2.2. Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо .Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання. Протоколи бувають трьох видів:¨ короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення; ¨ повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів; стенографічні – весь хід засідання записують дослівно. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається». Реквізити протоколу: - назва виду документа (ПРОТОКОЛ); - дата засідання; - індекс (номер); - місце засідання; - гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);- заголовок до тексту;- вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний); - текст;- особистий підпис голови; - особистий підпис секретаря. Вимоги щодо оформлення протоколу. Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання. Протоколи нумерують у межах календарного року. Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної. Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). ¨ Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля. Прізвища присутніх і запрошених пишуть за абеткою. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими. Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.
2.3. Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об'єднань громадян, підприємств, посадових осіб.