Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно приймати та звільняти працівників. Обліку підлягають працівники всіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади. Організація обліку кадрів покладається.
Облік кадрів має забезпечувати вірогідні відомості:
про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;
про зміну кількості і складу
Щоб одержати згадані вище та інші дані про особовий склад, кадрова служба й веде відповідну кадрову документацію. Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.
Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, який має забезпечувати достовірні відомості:
* про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;
* про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;
* про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;
* про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;
* про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву.
2.2. місце та склад кадрової документаціїщоб одержати дані про особу, склад кадрів служба веде відповідну кадрову докумнтацію. Д-я з основного складу утворюється як результат робот из кадрами підприємств, установ тощо їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка. Характеризує ця документація правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Служба документації з особового складу є підставою для:1. надання громадянам д., що засвідчують їхню особу, посаду, фах; 2. одержання пльг, стипендій, пенсій чи інші фінансові допомоги. Документація з особового складу використовується також у довідкових цілях. Її значущість особливо зростає, коли працівник досягає пенсійного віку.
2.3. основні групи кадрових документів;
Кадрова документація містить інформацію про особовий склад підприємства: найм, призначення на посади, навчання, оцінювання, атестацію, звільнення тощо. Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюючих громадян. Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання пільг, пенсій тощо. Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та зберігання класифікується за окремими ознаками.
За функціями кадрові документи поділяють на:
1.організаційні; 2. довідково-організаційні; 3. розпорядчі; 4. особові; 5. особисті; 6.облікові.
Організаційні документиналежать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами у суб’єкта господарювання. Це колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення: про відділ кадрів, про проходження атестації, про конкурсний відбір; інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян, посадові інструкції тощо.
Довідково-інформаційні документидокументи, які надають поточну інформацію-доповідні та службові записки, списки, звіти, зведення тощо складають групу довідково-інформаційних документів.
Розпорядчі документи до нихналежать накази керівника про зарахування на посаду, переміщення, звільнення працівників, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів тощо.
Облікові групи облікових д., складають д. що накопичують інформацію про первинну реєстрацію і наступне оновлення відомостей про склад і переміщення кадрів. Облікові первинні слугують для накопичення інформації по кожній конкретній особі: особова картка П-2, документи особової справи, картка спеціаліста тощо. Облікові похідні книжкові (журнальні) форми реєстрації облікових даних, в яких формується зведена інформація по підприємству. Це штатна посадова та алфавітна книга; книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву; книга обліку трудових книжок; журнали обліку відпусток; дисциплінарних стягнень; обліку прийняття, переміщення, звільнення.
Особисті складу до групи особистих документів відносяться документи, що належать працівникам. Вони містять інформацію, яку працівник повідомляє про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщеннях.
До них належить паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які юридично підтверджують відомості, що їх працівник повідомляє про себе)
2.4.класифікація документів з особовоговід особистих слід відрізняти особові документи. Це д., які працівник готує власноруч: заяви про прийом на роботу, про звільнення або переведення, особовий листок, автобіографія, а також д., про призначення нагороджень. особові документи працівників (заяви про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості - атестаційний лист, подання про призначення на посаду, документи про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу, заповіт тощо);
2.5. схема опрацювання кадрової документації.Типова технологічна схемаобробки кадрової документації передбачає такі стадії:
1. документування трудових правовідносин працівників з підприємствами, організаціями;
2. ведення особової справи і трудових книжок працівників;
3. введення довідково-облікових та звітної роботи документування роботи з резервом;
4. документування атестації кадрів;
5. документування призначень допомог і пенсій;
6. документація нагороджень.
3.Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХПП) — систематизований за видами економічної діяльності збірник описів професій в Україні, які наведені в Класифікаторі професій, створений із метою приведення кваліфікаційних характеристик професій працівників. Він є нормативним документом, обов'язковим із питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності, та складається з Випусків і Розділів випусків, які згруповано за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт. Довідник визначає перелік основних робіт, які властиві тій або іншій посаді, та забезпечує єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних посад.
Довідник служить основою для:
- розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов'язки, права та відповідальність;
- складання положень про структурні підрозділи, які визначають їх роль та місце в системі управління підприємством (установою, організацією);
- формування та регулювання ринку праці;
- ведення документації про укладення трудового договору (прийняття на роботу), професійне просування, переведення на іншу роботу, відсторонення від роботи, припинення і розірвання трудового договору;
- присвоєння і підвищення категорій за посадою відповідно до оволодіння особою повним обсягом знань та робіт за результатами кваліфікаційної атестації;
- організації навчально-виховного процесу в закладах освіти, які готують працівників за професіями відповідних освітньо-кваліфікаційних рівнів.
Довідник є нормативним документом, обов'язковим у питаннях управління персоналом на
підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.
Довідник призначений для таких цілей:
а) розроблення стратегії і програм соціально-економічного розвитку суспільства з урахуванням змін у
професійно-кваліфікаційному складі і структурі зайнятих працівників, реалізації державної політики
зайнятості населення;
б) планування професійних перетворень у характеристиках робочої сили;
в) якісного аналізування стану попиту на професійно підготовлену робочу силу;
г) визначення особливостей ринків праці;
ґ) ведення документації про укладення трудового договору (прийняття на роботу), професійне
просування, переведення на іншу роботу, відсторонення від роботи, припинення і розірвання
трудового договору;
д) кваліфікаційних випробувань з метою оцінювання повноти, відповідності змісту та якості
виконання робіт працівником певної професії відповідного розряду (категорії) з урахуванням вимог
охорони праці;
е) визнання кваліфікаційного статусу працівника;
є) розподілу робіт за складністю, відповідальністю і стажем праці, необхідною освітою і професійною
підготовкою працівників;
ж) організації і ведення виробничих процесів;
з) застосування в навчальній, нормативно-технічній, технологічній та сертифікаційній документації,
процесах розроблення і впровадження продукції у виробництво;
и) присвоєння і підвищення кваліфікаційних розрядів (категорій) за професією відповідно до
оволодіння особою певним обсягом знань та робіт у закладі освіти або на виробництві чи у сфері
послуг за результатами кваліфікаційної атестації;
і) організації навчально-виховного процесу в закладах освіти, які готують працівників за професіями
відповідних освітньо-кваліфікаційних рівнів;
й) переписів, наукових досліджень, обстежень, опитувань, анкетувань тощо, які стосуються або
включають питання професійно підготовленої робочої сили, а також для статистичних узагальнень;
к) порівняння назв, змісту і поширеності робіт за професією і кваліфікацією цього Довідника й
аналогічних довідників інших країн для практичних професійних завдань.
4.Запозичення особового листка з обліку кадрівособовий листокз основних обов’язкових документів особової справи, що узагальнює біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан.
4.1. Порядок заповнення та пояснення щодо відповідей на запитання особового листкапрацівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноруч, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді. Начальник відділу кадрів обов’язково звіряє правильність записів в особовому листку з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменування організації, населених пунктів, дат та інших відомостей.
Послідовність заповнення особового литка:
1.ПІБ пишуться без скорочень;
2.Стать(записуються словами);
3.рік, число, місяць;
4.місце народження;
5.освіта;
6.якими мовами володіє;
7.учений ступіть, звання, у разі відсутності робиться запис «немаю».
8.виконувала роботу з початку трудової діяльності відображається відповідно до записів у трудовій книжці. Зазначають період навчання у вищих і середніх навчальних закладах.
9.військова служба записуються із зазначенням посади та номера військової частини.
10.державні нагороди.
11.відношення до військового обов’язку і військове звання.
12.сімейний стан на момент заповнення особового листа
13.домашня адреса записується із зазначенням поштового індексу найменування населеного пункту, номер будинку, номер телефону.
14.паспорт(серія, номер, ким і коли виданий).