Прием к перевозке каждой отправки грузоотправитель и перевозчик оформляют договором. Условия договора на перевозки четко оговорены в Уставе железнодорожного транспорта РФ и Правилах перевозок грузов железнодорожным транспортом. Договором является Накладная. Согласно договору на перевозку перевозчик берет на себя обязательство доставить груз от станции отправления до станции назначения в установленный срок и в полной сохранности.
Грузоотправитель предъявляет груз в соответствии с Правилами перевозок и рассчитывается с перевозчиком за перевозку. Грузополучатель обязан принять груз, внести дополнительные платы и сборы при их возникновении в процессе перевозки.
Накладная сопровождает груз от грузоотправителя до грузополучателя. Она является основным перевозочным документом. По накладной производят расчеты между перевозчиком и грузоотправителями, грузополучателями, устанавливают права, обязанности, ответственность сторон, определяют условия перевозки груза.
Грузоотправитель заполняет следующие графы:
1) скорость перевозки (грузовая или большая);
2) наименование станции отправления и станции назначения;
3) род вагона;
4) полное наименование грузоотправителя и грузополучателя;
5) плательщик;
6) отправка банка, номер расчетного счета;
7) знаки отправителя;
8) масса груза и его наименование;
9) количество мест;
10) упаковка.
Железнодорожная станция заполняет следующие графы:
1) номер плана перевозок;
2) даты разрешения ввоза груза на станции отправления и погрузки в вагон, заверенные ДС (виза);
3) места особых отметок (прикрытие, не спускать с горки, негабаритность);
4) ввоз груза по частям;
5) тарифные отметки (код груза, станций, номер схемы, вид перевозок, класс груза, расстояние, провозная плата, сборы);
6) коды.
В пути следования делаются отметки:
1) о составлении каких-либо актов;
2) переадресовке;
3) перегрузке груза в другой вагон.
В накладной проставляются штампы с календарными отметками об отправлении прибытии, выгрузке.
С юридической точки зрения накладная представляет собой договор на перевозку и служит исходным документом при анализе и рассмотрении различных претензий по срокам доставки, количеству, качеству груза, размеру провозной платы и сборов.