Уведення рубрик, а також установка ключових параметрів покажчика (рівень і спосіб сортування рубрик) виконуються в зоні Entry(Введення), що містить три поля: Text(Текст), Sort As(Сортувати як) і Level(Рівень).
Щоб включити деякий фрагмент тексту в предметний покажчик, необхідно виділити його інструментом Content,унаслідок чого він відобразиться в полі Text, і натиснути клавішу «миші» на кнопці Add у палітрі Index.У вихідному тексті даний фрагмент буде заключений у червоні дужки — мітки покажчика.
Новий запис з'являється у стовпці Entries,що знаходиться в нижній зоні палітри Index.Праворуч від напису Entriesвказується кількість рубрик у предметному покажчику, а в стовпці Occurrences— рівень кожної рубрики.
У полі Levelвизначається, який рівень у покажчику займе рубрика, що створюється. У QuarkXPress підтримується до чотирьох рівнів рубрик у покажчику.
Рубрики предметного покажчика можна розташувати не тільки за алфавітом (як передбачено за замовчуванням), але й в іншій послідовності, що встановлюється в полі Sort As.Введення в це поле певної послідовності символів призводить до сортування в зазначеній послідовності. Ця можливість корисна, якщо записи розпочинаються не з букв, а з цифр.
Форматування рубрик і створення посилань на сторінки
Фрагмент тексту, що додається до покажчика, можна відформатувати і забезпечити посиланням на сторінку або діапазон сторінок, на яких він знаходиться. Зазначені операції виконуються в зоні Reference(Посилання), що містить поля Style (Стиль) і Scope(Діапазон).
Поле Styleмістить перелік стилів, які використовуються у документі. Будь-який з них можна привласнити рубриці покажчика. За замовчуванням рубриці привласнюється той стиль, що призначений вихідному тексту (значення Entry's Style (Стиль запису)).
Способи подачі номерів сторінок у рубриках покажчика надані в полі Scope(Діапазон):
· Selection Start(Початок виділення). У покажчику наводиться номер сторінки, де починається текст, зв'язаний з рубрикою. Цей варіант варто прийняти, якщо рубрика складається з слова або словосполучення, оскільки в такому випадку імовірність розташування вихідного тексту на декількох сторінках дуже невелика;
· Selection Text(Виділений текст). У покажчик заноситься діапазон сторінок, на яких розташований зв'язаний з рубрикою текст. Даний варіант рекомендується вибирати в тих випадках, коли в покажчик як рубрики включені невеликі фрагменти тексту, наприклад, абзаци;
· Те Style(До іншого стилю). У діапазоні сторінок першим вказується номер сторінки, на якій починається зв'язаний з рубрикою текст, а останнім — номер сторінки, на якій програма зустріне абзац, оформлений іншим стилем;
· Specified # of Paragraph(Визначити число абзаців). Діапазон сторінок у рубриці покажчика охоплює початкову сторінку зв'язаного з рубрикою тексту і сторінку, на якій закінчується задане число абзаців. Кількість абзаців визначається у додатковому полі, що з'являється при виборі значення Specified # of Paragraph;
· Те EndOf (До кінця). У діапазон заносяться номери сторінок від початкової сторінки зв'язаного з рубрикою тексту і до кінця розділу або документа, що залежить від установки в додатковому полі, що з'являється. Цей метод зручний при наскрізній нумерації глав книги, оскільки можна вказати діапазон сторінок кожної глави;
· Suppress Page# (Заборона номеру сторінки). Посилання на сторінки в рубрики покажчика не додаються;
· X-Ref(Перехресне посилання). Завдяки цьому значенню реалізується можливість створення перехресних посилань типу див. також стор. №. При виборі значення X-Ref у списку, що розкривається, можна вибрати текст перехресного посилання: See (Дивися), See Also (Дивися також) і See Herein (Дивися нижче).