Загалом процес управління полягає у здійсненні цілеспрямованого впливу на систему з метою досягнення нею бажаного (з погляду керуючого пристрою) стану. Основою управління є процес прийняття рішень.
Коли йдеться про вивчення систем з погляду управління, першорядного значення набувають взаємні зв’язки між їхніми елементами та підсистемами. Якщо на підсистему здійснюється керуючий вплив, то таку систему називають керованою системою, або об’єктом управління (ОУ). А підсистему, що здійснює керуючий вплив, — системою управління (СУ).
Для встановлення потрібних аналогій розглянемо найпростішу структурну схему управління (р, яка складається принаймні з двох основних частин: керуючого органу та об’єкта управління.
Нехай ідеться про управління деяким економічним чи технічним об’єктом, здійснюване особою — керівником (директор, менеджер, оператор, водій).
Вплив на ОУ може здійснюватись механічно (за допомогою важелів, тяги тощо; електричними сигналами); у вигляді усних чи письмових розпоряджень виконавцям (якщо об’єктами управління виступають люди або колективи людей). При цьому такі розпорядження можуть передаватися як безпосередньо голосом, так і письмово або за допомогою засобів телекомунікацій (телефоном, факсом, електронною поштою тощо).
Уся сукупність зазначених керуючих впливів (наказів, команд, розпоряджень, вказівок і т. ін.) називається керуючою інформацією (керуючими впливами). Така інформація відповідно до заданої програми управління передається об’єктові управління по каналу зв’язку, який можна умовно визначити як канал прямого зв’язку.
Проте сам факт отримання об’єктом управління належної керуючої інформації далеко не завжди гарантує правильне функціону¬вання цього об’єкта згідно з розробленими планами та програмою управління, бо існують чинники (внутрішні властивості об’єкта, вплив на нього зовнішнього середовища), що стають тут на заваді. Сукупність таких чинників називають збуренням. Прикладом збурень може бути не залежна від керуючої системи зміна параметрів керованого об’єкта, вихід із ладу вузлів СУ, зміна умов зовнішнього середовища тощо.
При цьому ті чи ті причини не можна точно передбачити, розробляючи програму управління. Отже, доводиться коригувати функціонування об’єкта управління.
Щоб таке коригування з боку керівника було справді раціональ¬ним, він має регулярно отримувати відомості про фактичний стан і функціонування об’єкта управління.
Отже, структура схеми управління в системах різної природи (технічних, біологічних, економічних, соціальних) багато в чому спільна. Водночас математичні моделі, за допомогою яких описуються процеси управління в різнорідних системах, значною мірою подібні між собою.
Підбиваючи підсумки сказаного, сформулюємо стисло сутність управління.
Управління полягає в тому, що керуючий орган виробляє інфор¬мацію, що відповідає програмі управління, передає її до об’єкта управління, а далі дістає та аналізує здобуту від нього повідомлювальну інформацію про його фактичне поводження. Після цього залежно від результатів аналізу інформації про стан ОУ відбувається коригування або вироблення нової керуючої інформації з метою оптимізації функціонування ОУ.
Функції управління:
1. Планування – процес визначення мети діяльності, передбачення майбутнього розвитку та поєднання колективних (індивідуальних) завдань для одержання очікуваного загального результату.
2. Організація – процес формування структури системи, розподіл завдань, повноважень і відповідальності між працівниками фірми для досягнення загальної мети її діяльності.
3. Мотивація – причина, яка спонукає членів трудового колективу до спільних погоджених дій, аби забезпечити досягнення поставленої мети.
4. Контроль – встановлення параметрів діяльності, вимірювання результатів роботи, порівняння їх із запланованим обсягом, за необхідності – коригування діяльності, накопичення досвіду для вдосконалення планування.