Контроль як функція управління займає особливе положення, бо це, перш за все, засіб зворотного зв'язку між об'єктом і системою управління, який інформує про дійсний стан керованого об'єкта.
Передумовами виникнення контролю як функції управління є:
невизначеність;
попередження виникнення кризових явищ;
підтримання успіху.
Основними цілями контролю як функції управління на підприємстві є забезпечення:
планового плину виробничого процесу;
стандартів якості продукції, що випускається;
ефективності діяльності підприємства;
фінансової конкурентноздатності підприємства;
гарантій належного виконання управлінського рішення;
встановлення зворотного зв'язку в процесі управління.
Тому контроль в управлінні об'єктивно необхідний для успішного функціонування системи, а його відсутність приводить до самих непередбачених соціально-економічних наслідків.
Втім поняття контролю можна інтерпретувати як у вузькому змісті – як один з етапів процесу управління (або як одну з його функцій), так і в більш широкому змісті як підсистему, яка входить у структуру загального управління організацією, що складається з ряду елементів (рис. 6).
При цьому управлінський контроль в найбільш вузькому змісті це здійснення його суб'єктами, наділеними відповідними повноваженнями (тобто суб'єктами контролю), наступних дій:
визначення фактичного стану або дії керованої ланки системи управління організацією (об'єкта контролю);
порівняння фактичних даних з нормативними (плановими), тобто з базою для порівняння, прийнятої в організації, або заданої ззовні, або заснованої на раціональності;
оцінка відхилень, що перевищують гранично припустимий рівень, на предмет ступеня їхнього впливу на аспекти функціонування організації;
виявлення причин даних відхилень.
Відповідно до підходу у вузькому змісті ціль контролю – інформаційна прозорість об'єкта управління для можливості прийняття ефективних рішень.
У понятті інформаційної прозорості об'єкта управління відбите певне уявлення про ступінь керованості даного об'єкта. Тобто про те, у якому ступені в результаті управління забезпечується підтримка необхідного стану або дії об'єкта управління у відповідний період часу.
|
Рис. 6. Контроль як одна із функцій (або підсистем) загального управління
Відповідно цього до головних функцій контролю слід віднести оперативну, підпорядковану, превентивну, комунікативну, інформативну та захисну.
У широкому змісті контроль у сучасних умовах господарювання доцільно представити як підсистему, яка складається з елементів входу (інформаційне забезпечення контролю), елементів виходу (інформація про об'єкт управління, яка отримана в результаті контролю) і сукупності наступних взаємозалежних ланок: центрів відповідальності, техніки контролю (тобто інформаційно-обчислювальної техніки та відповідних технологій), процедур контролю, середовища контролю, системи обліку.
При цьому, особливість контролю полягає в його двоїстій ролі в процесі управління. У результаті глибокої інтеграції контролю й інших елементів процесу управління на практиці неможливо визначити коло діяльності для працівника таким чином, щоб він (процес управління) відносився тільки до одного елемента управління без його взаємозв'язку і взаємодії з контролем.
Інакше кажучи будь-яка управлінська функція (функція планування, обліку і т. ін., див рис. 6) обов'язково інтегрована з контрольної. Тому правомірно затверджувати, що контроль організації є:
невід’ємним елементом кожної стадії процесу управління;
відособленою стадією, яка забезпечує інформаційну прозорість на предмет якості ходу процесу управління на всіх інших стадіях.
Досягнення цілей контролю в управлінні забезпечується реалізацією задач, які полягають у досягненні наступних основних показників ефективності управління організацією:
відповідність діяльності організації прийнятому курсу дій та стратегії;
стійкість організації з фінансово-економічної, ринкової і правової точок зору;
схоронність ресурсів і потенціалу організації;
належний рівень повноти і точності первинних документів і якості первинної інформації для успішного керівництва і прийняття ефективних управлінських рішень;
показників безпомилковості реєстрації й обробки фінансово-господарських операцій організації – наявність, повнота, арифметична точність, рознесення по рахунках, формальне дозволяння, тимчасова визначеність, представлення і розкриття даних у звітності;
раціональне й ощадливе використання усіх видів ресурсів;
дотримання працівниками організації встановлених адміністрацією вимог, правил і процедур – положень про підрозділи, посадових інструкцій, правил поведінки, планів документації і документообігу, планів організації праці, наказу про облікову політику, інших наказів і розпоряджень;
дотримання вимог федеральних законів і підзаконних актів, виданих органами влади і її суб'єктів, а також повноважними органами місцевого самоврядування тощо.
Результативність контролю в управлінні характеризує економія втрат, тобто збитку, обумовлена функціонуванням системи (іншими словами: різниця між передбачуваними величинами збитків в умовах відсутності контролю і при його наявності).
Підсистему контролю в управлінні за прийнятим рішенням можна підрозділити на кілька видів контролю: попередній, поточний, заключний, с зворотним зв'язком, по стандартах, по показниках результативності, по показниках припустимих відхилень.
Ефективність контролю залежить від багатьох факторів, але насамперед, від часового аспекту, на стадії якого здійснюється попередній, поточний і заключний контроль, і діапазону контролю, що припускає організацію контролю по усіх фазах управлінської системи контролю (планування, розробки оргструктури і т. ін.).