5.1. Завданням другого етапу «Проведення поточних аудиторських процедур» є підтвердження законності проведених операцій, достовірності їх відображення в бухгалтерському обліку та періодичній фінансовій звітності, а у разі виявлення недоліків чи порушень - надання керівництву бюджетної установи рекомендацій щодо їх усунення та моніторинг стану їх врахування.
5.2. На цьому етапі державний аудитор зобов'язаний:
5.2.1) за затвердженою програмою аудиту здійснювати поточні аудиторські процедури (моніторинг, камеральні перевірки, обстеження тощо) стосовно ризикових сфер, операцій, ділянок обліку та внутрішньогосподарського контролю.
Наприклад, поточними аудиторськими процедурами підтверджується (не підтверджується або спростовується) законність і достовірність відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності таких господарських операцій;
додержання законодавства у сфері державних закупівель;
достовірність та реальність дебіторської і кредиторської заборгованості, стан розрахункової дисципліни;
правильність нарахування і виплати заробітної плати (зокрема, при зміні схем посадових окладів, додержання вимог законодавства при встановленні надбавок і доплат тощо);
правильність здійснення капітальних видатків, відповідність фактичних обсягів робіт їх документальному підтвердженню, правильність застосування розцінок;
достовірність даних про обсяги і вартість наданих послуг тощо;
5.2. 2) у разі виявлення інших, ніж у попередньому етапі, факторів ризику або у разі встановлення обстеженням, що фактори, попередньо визначені як ризикові, фактично такими не є - уточнювати програму аудиту;
5.2.3) при виявленні в ході поточних аудиторських процедур недоліків, ознак порушень чи порушень - скласти довідку та надати її примірник керівництву бюджетної установи;
5.2.4) готувати відповідь (висновки) на письмові зауваження (заперечення) керівництва бюджетної установи до довідки, складеної за результатами аудиторської процедури;
5.2.5) готувати керівництву бюджетної установи (на його письмої звернення) роз'яснення з питань проведення фінансовонпосш>дарських операції бухгалтерського обліку, фінансової звітності та організаи внутрішньогосподарського фінансового контролю;
5.2.6) передавати довідки, складеш за результатами аудиторських процеду] якими виявлено порушення з ознаками зловживань, керівникам органів ДКР1 для прийняття рішення щодо подальшої їх реалізації;
5.2.7) відстежувати стан врахування керівництвом бюджетної установ письмових рекомендацій державного аудитора;
5.2.8) вести облік роботи державного аудитора в спеціальному журналі.
5.3. На цьому етапі державний аудитор має право:
1) одержувати від бюджетної установи документи для камеральної перевірки;
2) проводити безпосередньо в бюджетній установі аудиторські процедури, ході яких перевіряти документи, ініціювати проведення фактичних контрольних процедур (контрольних обмірів, інвентаризацій, звірок з дебіторами кредиторами тощо), здійснювати опитування, анкетування тощо;
3) одержувати в письмовій чи усній формі пояснення від керівника та інших посадових осіб стосовно конкретних рішень, операцій або документів;
4) відстежувати усунення (виправлення) керівництвом бюджетної установі виявлених поточними аудиторськими процедурами недоліків і порушень.
5.4. Для з'ясування законності фінансово-господарських операцій достовірності відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності бюджетної установи даних про стан взаєморозрахунків з іншими суб'єктами господарювання (пов'язаними особами) державний аудитор ініціює направлена їм відповідних запитів та у передбачених законодавством випадках проводить зустрічні перевірки (звірки).
5.5. Основними завданнями моніторингу операцій на рахунках, відкритих і органах Державного казначейства України, та фінансової звітності бюджетної установи є:
1) виявлення якомога раніше ознак, що можуть свідчити про відхилення від встановлених законодавством принципів використання бюджетних коштів державного і комунального майна, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності;
2) звернення уваги відповідальних посадових осіб бюджетної установи н пі ознаки з метою запобігання незаконним і неефективним витратам та втрата* фінансових ресурсів, коригування управлінських рішень.
5.6. Моніторинг проводиться без виходу в бюджетну установу з допомогою відстеження операцій на рахунках, відкритих в органах Державного казначейства України, аналізу періодичної (місячної, квартальної) фінансове звітності бюджетної установи. При необхідності, може досліджуватися періодична статистична звітність.
5.7. Основними завданнями камеральної перевірки фінансової звітності є:
1) виявлення шляхом суцільної перевірки фінансової звітності фактів неузгодженості між показниками, наведеними у різних формах звітності або в тих самих формах звітності за різні періоди бюджетного року;
2) аналіз виявлених відхилень у звітності та встановлення можливих причин їх утворення;
3) звернення уваги відповідальних посадових осіб бюджетної установи на ці порушення і відхилення з метою оперативного усунення недоліків і порушень та забезпечення достовірності фінансової звітності;
4) визначення питань для обстеження під час виходу в бюджетну установу.
5.8. Камеральна перевірка фінансової звітності здійснюється без виходу в бюджетну установу.
5.9. При проведенні камеральної перевірки періодичної фінансової звітності необхідно дати відповідь на такі основні питання:
1) чи відповідають звітні показники запланованим;
2) у випадку виявлення розбіжностей встановити, чи є вони об'єктивними;
3) чи узгоджуються між собою показники, наведені у різних формах звітності;
4) які операції (процеси, системи) необхідно обстежити під час виходу в бюджетну установу.
5.10. Для перевірки ув'язки між залишками коштів, обсягами отриманого фінансування та касовими видатками застосовується наступна формула:
ЗК1 + ОФ - ЗК2 = КВ , де:
ЗК1 - залишок коштів на початок року;
ОФ - отримане фінансування за звітний період;
ЗК2 - залишок коштів на кінець звітного періоду;
КВ - касові видатки за звітний період.
5.11. Для перевірки узгодженості між дебіторською та кредиторською заборгованістю і фактичними та касовими видатками застосовується наступна формула:
ДЗ2-КЗ2+ФВ-ДЗ1+КЗ1-ЗЗ1+ЗЗ2 = КВ, де:
ДЗ2 - дебіторська заборгованість на кінець звітного періоду;
КЗ2 - кредиторська заборгованість на кінець звітного періоду;
ФВ - фактичні видатки за звітний період;
ДЗ1 - дебіторська заборгованість на початок року,
КЗ1 - кредиторська заборгованість на початок року;
ЗЗ1 - залишок запасів на початок року;
ЗЗ2- залишок запасів на кінець звітного періоду;
КВ - касові видатки за звітний період.
5.12. При аналізі відхилень між фінансовими показниками слід мати на увазі:
1) перевищення фактичних видатків над затвердженими асигнуваннями може свідчити про:
невжиття керівництвом установи необхідних заходів щодо приведення видатків у відповідність до бюджетних асигнувань, взяття зобов'язань понад асигнування, що є бюджетним правопорушенням та призводить до утворення не бюджетної заборгованості;
затвердження кошторису в сумах, що не забезпечують реальної потреби установи у відповідних коштах, наприклад, на підвищення мінімального розміру заробітної плати або у зв'язку з підвищенням цін, тарифів тощо;
використання (списання на фактичні видатки) наявних на початок року запасів;
отримання (списання на фактичні видатки) робіт (послуг, товарів), які на
початок року перебували у складі дебіторської заборгованості.
В кожному окремому випадку таких відхилень слід з'ясовувати причини і фактори, що вплинули на них;
2) якщо фактичні видатки менші затверджених асигнувань, це може свідчити про:
економне та раціональне використання бюджетних коштів;
планування зайвих асигнувань, наприклад, через неврахування наявних на початок року залишків запасів, дебіторської заборгованості (зачасту - на оплату комунальних послуг);
невиконання плану щодо розвитку чи функціонування мережі, штатів та контингенту, не проведення потрібних видатків, що негативно впливає на діяльність установи;
утворення дебіторської заборгованості, накопичення запасів;
несвоєчасне відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов'язаних з фактичними видатками (виконаних робіт, спожитих послуг, використаних запасів) або недоліки у здійсненні контролю за виконанням постачальниками (виконавцями) зобов'язань, взятих ними за укладеними з бюджетною установою договорами.
У разі, якщо бюджетна установа суттєво знизила обсяг послуг, доцільно проаналізувати зміни у розрахунках та обґрунтованість проведених видатків;
3) перевищення фактичних видатків над касовими може свідчити про: погашення дебіторської заборгованості, що обліковувалась на початок року;
утворення (внаслідок отримання товарів, робіт, послуг без здійснення попередньої оплати) кредиторської заборгованості на кінець звітного періоду;
списання запасів, які були придбані раніше;
неповне фінансування установи у порівнянні з затвердженими асигнуваннями;
4) якщо фактичні видатки менші за касові, це може свідчити про:
погашення кредиторської заборгованості, що обліковувалася на початок року;
збільшення запасів;
утворення (внаслідок здійснення попередньої оплати) дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду.
В останньому випадку необхідно пересвідчитися в доцільності і законності таких авансових платежів: коли і кому перераховано кошти, чи немає серед одержувачів коштів фіктивних чи бездіяльних структур, чи дотримується установою обмеження попередньої оплати термінами, встановленими постановами Кабінету Міністрів України від 27.12.2001 № 1764, від 07.07.1997 .\ь 703, від 15.09.1999 Я? 1715, наказом Міністерства фінансів України від 06.04.98 № 83;
5) перевищення касових видатків над затвердженими асигнуваннями,
як правило, свідчить про бюджетне правопорушення, наприклад, нецільове використання бюджетних коштів, фінансування установи з невідповідного бюджету або з двох бюджетів.
Необхідно з'ясувати, за рахунок яких кодів економічної класифікації проведено „додаткові" видатки, як це вплинуло на діяльність установи, встановити причини допущених перевитрат. Слід звернутися до відповідного органу Державного казначейства із запитом про підстави для таких операцій та запросити вичерпні пояснення посадових осіб бюджетної установи.
Необхідно пересвідчитися, що здійснені видатки пов'язані з діяльністю установи, встановленою її установчими документами;
6) якщо касові видатки менші затверджених асигнувань, це може свідчити про:
завищення асигнувань; неповне фінансування установи.
5.13. Обстеження здійснюється з обов'язковим виходом в бюджетну установу, під час якого за кожним фактором ризику застосовуються документальні та/або фактичні методи контролю за затвердженою програмою аудиту, використовуються інформаційні та аналітичні матеріали, підготовлені за результатами моніторингу і камеральних перевірок.
5.14. Основними завданнями обстеження є:
1) оцінка законності ризикових операцій» правильності їх відображенні! в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності, виявлення фактів її недостовірності, відхилень від встановлених законодавством норм при використанні коштів і майна;
2) встановлення причин допущення фінансових порушень;
3) оцінка стану внутрішньогосподарського контролю;
4) підготовка рекомендацій щодо виправлення недоліків, усунення фінансових порушень та їх наслідків.
5.15. При проведенні обстеження слід проаналізувати за кожним фактором ризику відповідно до програми аудиту:
1) рівень організації документообігу та якість документації;
2) законність ризикових операцій та правильність їх документального оформлення;
3) повноту і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності ризикових операцій;
4) правильність застосування рахунків і субрахунків бухгалтерського обліку та бухгалтерських проведень, відповідність даних регістрів бухгалтерського обліку даним первинних документів за відібраними ризиковими операціями;
5) реальність дебіторської та кредиторської заборгованостей, дотримання встановлених термінів для попередньої оплати за відібраними ризиковими операціями;
6) проведення інвентаризації ризикових статей балансу відповідно до вимог законодавства;
9) дотримання встановленого порядку державних закупівель;
10) достовірність та відповідність показників фінансової звітності даним Журнал-головної, регістрів бухгалтерського обліку та первинним документам за відібраними ризиковими операціями;
11) узгодженість показників фінансової звітності.
5.16. При виявленні порушень у веденні бухгалтерського обліку слід дослідити ступінь їх пливу на фінансову звітність бюджетної установи.
Зокрема, необхідно проаналізувати, як вплинули на фінансову звітність події (господарські операції), які:
фактично відбулися, але не відображені в бухгалтерському обліку; відображені в бухгалтерському обліку, але не відбулися;
відображені з порушенням встановленого порядку - за невідповідний період, у неправильних сумах, на невідповідних рахунках, у невідповідних формах звітності чи за невідповідними кодами програмної (функціональної), економічної класифікації доходів або видатків бюджету.
5.17. При оцінці стану внутрішньогосподарського фінансового контролю бюджетної установи слід виходити з того, що він повинен забезпечувати:
недопущення фінансових порушень та/або мінімізацію їх наслідків;
своєчасне надання керівництву установи повної і достовірної інформації для прийняття управлінських рішень;
внесення керівництву бюджетної установи обґрунтованих пропозицій щодо підвищення ефективності використання бюджетних коштів, державного і комунального майна.
З огляду на це, аналіз його організації потрібно проводити на трьох рівнях: на рівні керівника бюджетної установи; на рівні головного бухгалтера установи; на рівні спеціалізованого контрольного підрозділу установи (при наявності).
5.18. На рівні керівника бюджетної установи досліджується, чи забезпечено у розпорядчих документах:
- дотримання законодавчих обмежень при прийнятті на роботу обліково-фінансових та матеріально-відповідальних працівників, порядку і періодичності їх перепідготовки;
- закріплення відповідальних за здійснення внутрішньогосподарського фінансового контролю осіб та визначення для них кола обов'язків;
- дотримання правил прийняття рішень щодо використання коштів і майна та підписання фінансових документів;
- забезпечення умов для збереження в установі коштів і матеріальних цінностей;
- забезпечення законного, цільового і економного використання усіх видів ресурсів;
- періодичне здійснення керівником (особисто) контролю за дотриманням відповідальними посадовими особами положень посадових інструкцій та/або заслуховування їх звітів про виконання посадових обов'язків;
- дотримання законодавства щодо зберігання та знищення бухгалтерських документів;
- якість розгляду результатів зовнішнього і внутрішнього фінансового контролю, пред'явлених за їх результатами вимог та внесених пропозицій
5.19. На рівні головного бухгалтера бюджетної установи досліджується, чи забезпечено у розпорядчих документах та фактичне виконання таких питань:
- обґрунтованість і повнота розподілу функціональних обов'язків між працівниками бухгалтерії, контроль за дотриманням ними положень посадових інструкцій;
- наявність графіку документообігу та контроль за його дотриманням;
- дотримання правил прийому документів на виконання;
- дотримання термінів і правил проведення інвентаризацій, бухгалтерських звірок, передачі справ та інших процедур внутрішньогосподарського фінансового контролю;
- забезпечення повноти і точності первинних документів та якості первинної інформації, необхідної для успішного керівництва і прийняття ефективних управлінських рішень;
- дотримання правил реєстрації і обробки документів;
- здійснення на постійній основі аналізу цільового і економного використання усіх видів ресурсів;
- внесення за результатами контрольних заходів обґрунтованих пропозицій керівництву з метою удосконалення внутрішньогосподарського фінансового контролю установи.
5.20. На рівні спеціалізованого контрольного підрозділу бюджетної установи вивчається, чи встановлені розпорядчими документами правила контролю та чи забезпечується їх фактичне виконання з таких питань:
- обґрунтованість застосування контрольним підрозділом методів контролю;
- своєчасність і повнота здійснюваних контрольним підрозділом, з огляду на наявні ризики, контрольних заходів та правильність документування виявлених порушень і недоліків;
- своєчасність і обґрунтованість внесення за результатами контрольних заходів пропозицій керівництву установи з метою усунення виявлених порушень, забезпечення відшкодування нанесених збитків та удосконалення внутрішньогосподарського фінансового контролю;
- повнота заходів, які вживаються керівництвом контрольного підрозділу для забезпечення врахування керівництвом установи вищезазначених пропозицій.