Работа со структурой документа

11. В режиме просмотра структуры документа можно легко управлять организацией и расположением различных частей документа, пользуясь кнопками появляющейся специальной панели инструментов Структура.

В этом режиме заголовки текста снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности подзаголовков в документе. При этом слева перед абзацами текста отображаются различные символы, которые указывают на наличие других частей текста, связанных с данным элементом:

· Символ "минус" означает, что заголовок не имеет подзаголовка, и основного текста. · Символ "плюс" означает, что данный заголовок имеет или подзаголовки, или основной текст · Квадратиком обозначается абзацы основного текста (т.е. не заголовок)

11.1. Используя команду Структура из меню Вид просмотрите структуру документа, хранящегося в файле text11_1

11.2. Пользуясь кнопками панели инструментов Структура последовательно просмотрите заголовки вначале только1 уровня, затем 1 и 2 уровня, затем 1 - 3 уровня.

11.3. Перетаскивая мышью, поменяйте местами первый и второй заголовки. Затем щелкните по кнопке “Все” и оцените результат -– вся вторая часть текста вместе с заголовком должна переместится на место первой.

11.4. Щелкните по кнопке “Показать первую строку”, затем по кнопке “Все”. Сохраните документ с именем text11_2.

Шаблоны – быстрое создание типовых документов

Шаблон в Word – это заготовка, которую можно использовать при создании типового документа. Word хранит в шаблонах все параметры документа: символьные форматы, форматы абзацев, таблицы, стили, списки элементов Автотекста, графику и даже текст.

Например, шаблон можно использовать при написании официальных писем. В шаблон письма можно включить шапку письма с логотипом компании, а также стили, определяющие шрифты и атрибуты форматирования, которые будут использованы в письме.

Word поставляется с большим числом встроенных стандартных шаблонов. При запуске Word первый автоматически создаваемый документ базируется на шаблоне, который называетсяОбычный.

Если щелкнуть по кнопке Создать , то новый документ автоматически создается тоже на основе шаблона Обычный.Этот шаблон содержит все наиболее часто используемые в Word параметры документа: панели инструментов, их кнопки и расположение, пункты меню, стили и т.д. – все это хранится в шаблоне Обычного документа. Эти параметры остаются доступными и в документах, созданных на базе любого другого шаблона.

Чтобы создать документ на основе стандартного шаблона:

1.Щелкнуть в меню Файл по команде Создать.

2.В появившемся диалоговом окне Создание документа выбрать соответствующую закладку, а в ней нужный значок шаблона.

3.Можно на основе выбранного шаблона создать не файл, а другой шаблон.

Выполните следующие задания по использованию встроенных шаблонов для создания типовых документов.

Упражнение 1.2 Письмо на основе шаблона.

1.Пользуясь встроенным шаблоном, создайте стандартное письмо. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Письма и факсы, а в ней – значок Стандартное письмо и ОК.

2.Сохраните появившийся документ, содержащий заготовку письма в своем рабочем каталоге под именем text12

3.Ознакомьтесь с заготовкой письма, уясните, какие элементы письма уже готовы, какие надо изменить и какие ввести заново.

4.Выведите на экран образец письма, созданного на основе этого шаблона. Образец появиться, если дважды щелкнуть по расположенному в тексте значку . Текст письма в этом образце – это советы и рекомендации по использованию шаблона, его модификации и настройке шаблона для Вашей организации. Прочтите, и в дальнейшем применяйте эти рекомендации на практике.

5.Вернитесь к своему письму, выбрав в меню Окнодокумент с именем text12

6.Заполните шаблон: введите в соответствующие поля название и адрес Вашей организации, произвольный адрес и имя получателя, примерный текст письма, и в качестве подписи – Ваше имя и должность.

7.Сохраните заполненный документ под тем же именем text12

Упражнение 1.3 Резюме на основе шаблона.

1.Пользуясь встроенным шаблоном , создайте свое резюме. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Другие документы, а в ней – значок Изысканное резюме и ОК.

2.Сохраните появившийся документ, содержащий заготовку резюме в своем рабочем каталоге под именем text13

3.Ознакомьтесь с приведенным в документе образцом и советами по созданию своего резюме, расположенными в этом же шаблоне на второй странице.

4.Заполните шаблон сведениями о себе: введите свое имя, имеющийся опыт работы (какие виды работ выполняли, что знаете и умеете на практике, названия организаций, где и кем работали), образование и специальность, перечислите Ваши интересы.

Заполнять шаблон можно двумя способами:

· или в режиме Замены, который включается клавишей Insert, набрать свои данные "поверх" имеющихся;

· или выделить текст, который следует заменить, и вводить свой текст – при этом выделенный текст исчезает.

5.Сохраните заполненный документ под тем же именем text13

Если некоторый тип документа используется довольно часто, то стоит создать из него шаблон – и тогда при создании нового документа этого типа за основу Вы будете брать приготовленный шаблон.

Можно также модифицировать любой из имеющихся в Word встроенных шаблонов – этот способ предпочтительнее, так как почти все, что Вам может понадобиться, в шаблонах уже есть.