Цей термін використовується для назви двох документів:
1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;
2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).
Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
1. Адресата.
2. Назви виду документа.
3. Коду.
4. Прізвища (адреси) адресанта.
5. Заголовка.
6. Тексту.
7. Дати складання.
8. Підпису.
Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
Зразок:
Завідуючому відділенням
комп’ютерних технологій
Коритіну І. В.