Способы исправления ошибок
Сведения из первичных документов о событиях хозяйственной жизни организации группируются, накапливаются и регистрируются в учетных регистрах.
Регистры – это разграфленные особым образом листы бумаги, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры классифицируют по трем группам:
1. По способу ведения записей:
- хронологические регистры, например «Журнал хронологической регистрации хозяйственных операций».
- систематические регистры, например: «Главная книга».
- комбинированные регистры, например: «Журнал-ордер».
2. По степени обобщения информации:
- синтетические регистры, например: «Главная книга».
- аналитические регистры, например: «Карточка аналитического учета».
- комбинированные регистры, например «Журнал - ордер».
3. По внешней форме:
- книги,
- журналы,
- карточки,
- отдельные листы бумаги.
Регистры открывают в начале финансового года (с 1 января), записывают сальдо на начало года (берут из предыдущих регистров). В конце каждого месяца подсчитывают обороты и выводят сальдо для составления бухгалтерской отчетности.
Записи в регистрах можно исправлять только специальными способами:
1. Корректурным
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность его состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму.
Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается подписями лиц, подписавших документ или производящих исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце странице, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.
2. Способом «Красное сторно».
Применяется тогда, когда неправильно составлена бухгалтерская проводка или когда показана сумма, большая, чем требуется.
Сущность его состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красной пастой. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красной пастой, вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.
Способ «Красное сторно» применяется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции, а также для корректировки учетных данных по отдельным счетам.
3. Способом дополнительной проводки.
Применяется тогда, когда в учете показана сумма меньшая, чем требовалось.
Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.