Вміти створювати власні шаблони, редагувати та форматувати їх, заповнювати даними.
Теоретичні відомості
Для створення кількох однакових текстових документів завжди можна скористатися буфером обміну. Створивши документ один раз, можна скопіювати його вміст в інші документи і внести до них необхідні зміни. Але цей шлях не найефективніший, особливо в тих випадках, коли документи мають деяку загальну частину і незначно відрізняються. Прикладом таких документів можуть бути відсилаються замовникам листи про майбутню подію (у цьому випадку такі документи будуть відрізнятися лише ім'ям одержувача, можливо трохи – текстом листа). Ще одним прикладом можуть бути стандартні форми для оформлення замовлення, в які необхідно "вписувати" потрібні дані.
Для вирішення таких завдань у текстовому редакторі Microsoft Word можна скористатися шаблонами. Шаблон – це документ, сформувавши який один раз, потім можна використовувати для створення інших документів. Створивши свій шаблон, що містить неизменяемую частина документа, можна згодом тільки вносити потрібні правки в документ.
Будь-який документ текстового редактора Word створюється на основі шаблону. Навіть порожній документ, який ми звикли бачити на екрані після запуску програми, створюється на основі шаблону заданого за замовчуванням, його ім'я – normal.dot. Крім цього стандартного шаблону, в редакторі є кілька інших для створення листів, факсів, заяв та інших типових документів. Скористатися цими стандартними шаблонами можна, вибравши "Файл -> Створити". У результаті у вікні редактора з'явився область завдань "Створення документа".
Область завдань "Створення документа" у вікні текстового редактора Word.
Для створення нового документа на основі шаблону можна використовувати стандартні шаблони, які були включені в пакет Microsoft Office при його установці, або шаблони, розміщені на сайті програми (для цього призначена посилання "Шаблони на вузлі Office Online"). У результаті вибору першого пункту відкриється вікно для вибору шаблону. Зверніть увагу, що шаблони розміщені на вкладках відповідно до їх призначенням. Виберіть потрібний шаблон, наприклад "Сучасна записка". У результаті буде створено новий документ на основі вибраного шаблону, в документі будуть розміщено текст шаблону, який тепер можна змінити відповідно до необхідності.
Якщо ви створили документ, який можна використовувати для створення інших документів, вносячи лише незначні зміни, перетворіть його на шаблон. Для цього його досить зберегти у форматі шаблону, вибравши "Файл" -> "Зберегти як", і в полі "Тип файлу" вибрати значення "Шаблон документа (*. dot)". Зверніть увагу на місце збереження нового шаблону – за замовчуванням шаблони зберігаються в папці "Шаблони", яка розміщена в директорії Documents and Settingsімя_пользователя Application DataMicrosoft. Це розташування міняти не рекомендується.
Збереження файлу як шаблону.
Після того, як шаблон збережений, його можна використовувати для створення документів. Вибравши "Файл -> Створити" і скориставшись посиланням "На моєму комп'ютері" побачити збережений раніше шаблон можна на вкладці "Загальні".
Створення документа, що базується на власному шаблоні.
І ще один секрет – на основі готового шаблону, чи то стандартного, чи то раніше створеного користувачем, можна створити новий шаблон. Зробити це зручно знову ж у тому випадку, коли необхідно створювати багато однакових документів, нехай з незначними відмінностями від вже існуючого шаблону. Створити новий шаблон на основі готового шаблону можна так само, як і на його основі новий файл – виберіть для цього "Файл -> Створити", скористайтеся посиланням "На моєму комп'ютері", у вікні "Шаблони" виділіть потрібний шаблон і відзначте перемикач "Шаблон", який розміщений над кнопками "Ок" і "Скасувати". У результаті буде створено новий шаблон, в якому будуть розміщені елементи попереднього шаблону, при цьому в новий шаблон можна внести всі необхідні зміни і зберегти його під новим ім'ям.
Форма - документ, який містить пусті місця або поля форми, призначені для вводу відомостей. Наприклад, у Microsoft Word можна створити електронну реєстраційну форму, заповнюючи яку користувач вибиратиме значення із запропонованих списків.
Форма може містити поля, елементи керування, таблиці, вкладені таблиці та написи.
У програмі Microsoft Word можна створити форму, розпочавши із шаблону, а потім додати елементи керування вмістом, зокрема прапорці, текстові поля, елементи для вибору дати та розкривні списки. Інші користувачі можуть заповняти форми за допомогою програми Word на своїх комп’ютерах. Крім того, будь-який елемент керування вмістом, доданий до форми, можна зв’язати з даними.
Також за допомогою шаблону можна створити форму. Багато таких шаблонів форм можна знайти на веб-сайті Office.com.
Примітка: можна роздрукувати форму, створену за допомогою елементів керування вмістом, але поля навколо елементів керування вмістом надруковано не буде.
Відображення вкладки "Розробник"
1. Відкрийте вкладку Файл.
2. Виберіть пункт Параметри.
3. Виберіть категорію Настроїти стрічку.
4. У списку Настроїти стрічку, виберіть пункт Основні вкладки.
5. У списку встановіть прапорець Розробник і натисніть кнопку ОК (рис.1).
Для заощадження часу можна почати роботу із шаблону форми. Окрім цього, можна використати пустий шаблон і створити власну форму з нуля.