Загальні підстави і умови матеріальної відповідальності визначені ст. 130 КЗпП. На відміну від цивільного права, що також визначає умови майнової відповідальності, трудове право виділяє з цих умов підставу матеріальної відповідальності — пряму дійсну шкоду. Лише тільки за наявності цієї підстави — шкоди — можна ставити питання про те, чи може працівник бути притягнутий до відповідальності, чи є умови цієї відповідальності.
Пленум Верховного Суду України в постанові від 29 грудня 1992 р. № 14 «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» роз'яснив, що під прямою дійсною шкодою слід розуміти втрату, погіршення або зниження цінності маица, необхідність для підприємства провести витрати на відновлення, придбання майна чи інших цінностей або провести зайві, тобто викликані внаслідок порушення працівником трудових обов'язків, грошові виплати.
До прямої дійсної шкоди можуть бути також віднесені й суми незаконно нарахованої заробітної плати і премії, вартість пального й мастил, сировини, напівфабрикатів та інших матеріальних цінностей, безпідставно списаних у зв'язку з викривленням даних про обсяг робіт.
Неодержання підприємством прибутку, який планувався і очікувався, у зв'язку з неправомірними діями працівника прямої шкоди на створює, тому немає підстав для притягнення його до матеріальної відповідальності. Це упущена вигода, а не пряма шкода. Цим моментом матеріальна відповідальність за трудовим правом відрізняється від майнової відповідальності за цивільним правом, яким передбачена відповідальність і за неодержані прибутки. Не можуть включатися до шкоди, що підлягає відшкодуванню, неодержані або списані в доход держави прибутки з підстав, пов'язаних з неналежним виконанням працівником трудових обов'язків, так само як і інші неодержані прибутки.
Шкода повинна бути такою, що реально настала для підприємства. Коли працівник самовільно використовує для власних потреб техніку — автомашини, трактори, станки, інше обладнання, — пряму дійсну шкоду становлять амортизація техніки, витрати пального, мастильних матеріалів, електроенергії, необхідність найму і використання техніки інших підприємств.
Пряма дійсна шкода є саме підставою, що зумовлює перевірку умов можливості настання матеріальної відповідальності працівника. За наявності шкоди для настання матеріальної відповідальності необхідні ще три умови: протиправна поведінка працівника, причинний зв'язок між протиправною поведінкою працівника і результатом у вигляді шкоди, що настала, і вина працівника.
Протиправними вважаються такі дії чи бездіяльність працівника, які становлять порушення норм поведінки, встановлені законодавством, правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовими інструкціями, наказами і розпорядженнями власника або уповноваженого ним органу.
Пленум Верховного Суду України в постанові від 29 грудня 1992 р. роз'яснив, що при вирішенні питання про покладення матеріальної відповідальності необхідно визначити, якими неправомірними діями працівника заподіяно шкоду і чи входили до функцій працівника обов'язки, неналежне виконання яких призвело до шкоди; в якій конкретно обстановці заподіяно шкоду; чи були створені умови, які забезпечували б схоронність матеріальних цінностей і нормальну роботу з ними. Якщо шкоду заподіяно декількома працівниками, необхідно визначити, які конкретно порушення трудових обов'язків допустив кожен працівник.
Протиправна поведінка може бути вираженою як дія, що заборонена законом, або як бездіяльність, коли працівник був зобов'язаний вчинити певні дії внаслідок своїх трудових обов'язків, але не вчинив їх. Тобто протиправна поведінка працівника може проявлятись у двох формах: протиправної дії або протиправної бездіяльності.
Законодавство про матеріальну відповідальність не пов'язує протиправну поведінку працівника з порушенням конкретних правил, які б були закріплені в нормативних актах. Тому це можуть бути конкретні обов'язки, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку, а також обов'язки, взяті на себе працівниками, трудовим колективом в трудових договорах, контрактах, колективному договорі.
Відповідно до ч. 4 ст. 130 КЗпП на працівників не може бути покладена відповідальність за шкоду, яка відноситься до категорії нормального виробничо-господарського ризику, а також за неодержані підприємством прибутки, за шкоду, заподіяну працівником, що перебував у стані крайньої необхідності.
Нормальний виробничо-господарський ризик повинен погоджуватись з тією метою, для якої його застосовують; бажаний результат не може бути досягнутий звичайними, неризикованими діями; можливість шкідливих наслідків при нормальному ризику завжди повинна бути ймовірною. Там, де йдеться про свідоме заподіяння шкоди, виправданий ризик відсутній. Ризикувати можна тільки матеріальними цінностями, а не життям чи здоров'ям людини. При цьому ризик повинен ретельно готуватися.
Стан крайньої необхідності виключає протиправну поведінку працівника. Дії визнаються вчиненими у стані крайньої необхідності, коли вони вжиті для усунення загрози суспільним інтересам, майну підприємства, правам особи або інших громадян, якщо загроза за даних обставин не могла бути відвернена іншими засобами і якщо заподіяна шкода є значно меншою, ніж та, яку відвернено.
Безспірним підтвердженням протиправності дій чи бездіяльності працівника, який заподіяв матеріальну шкоду, є притягнення його за це до кримінальної, адміністративної чи дисциплінарної відповідальності. Але матеріальна відповідальність може бути покладена на працівника не тільки у випадках, коли його притягнуто до інших видів юридичної відповідальності. Тому відмова в порушенні кримінальної справи, адміністративного провадження, а також не притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності не свідчить про відсутність умов для притягнення його до матеріальної відповідальності.
Протиправна дія чи бездіяльність працівника створює умову покладення на нього матеріальної відповідальності лише тоді. коли шкода настала не тільки після протиправних дій чи бездіяльності, але й була заподіяна саме ними. Між діями чи бездіяльністю працівника і наслідками, що настали-у вигляді прямої дійсної шкоди, повинен бути причинний зв'язок Тому
причинний зв'язок є другою умовою для покладення на працівника матеріальної відповідальності. За відсутності причинного зв'язку між протиправними діями і протиправною бездіяльністю і наслідкам, що настали, працівник не може бути притягнений до матеріальної відповідальності.
Протиправна поведінка працівника і причинний зв'язок є об'єктивними умовами матеріальної відповідальності, тобто такими умовами, що не залежать від волі працівника. Тому є неправильними твердження, що у працівника є протиправна поведінка або він є винним. Вина є третьою умовою матеріальної відповідальності і становить саме суб'єктивну умову відповідальності, тобто певний стан волі особи, що вчинила протиправні дії чи допустила бездіяльність.
Якщо будь-які винні дії чи винна бездіяльність працівника, що викликали заподіяння шкоди майну, будуть одночасно і протиправними, то далеко не всі протиправні дії чи бездіяльність будуть винними.
Розрізняють дві форми вини: умисел і необережність. Умисел може бути прямим і побічним, необережність виражається у недбалості і самовпевненості. Залежно від форми вини законодавство про матеріальну відповідальність встановлює в окремих випадках різні види відповідальності: обмежену чи повну.
Відповідно до ст. 138 КЗпП обов'язок доказування наявності умов для притягнення працівника до матеріальної відповідальності покладається на власника або уповноважений ним орган. Відсутність підстави чи хоча б однієї з умов матеріальної відповідальності виключає можливість притягнення працівника до матеріальної відповідальності.
Чинне законодавство про матеріальну відповідальність працівників встановлює три види матеріальної відповідальності робітників і службовців: обмежену, повну і підвищену.