Ділові наради необхідні у випадках, якщо у керівника виникає необхідність порадитися зі спеціалістами при прийнятті рішення. Особливо це необхідно, якщо рішення стосуються важливих для організації питань.
На наради, як правило запрошують достатньо велику кількість спеціалістів, керівників.
Наради можуть тривати достатньо великий час.
Тобто наради достатньо витратні. Тому доцільно підвищувати їх ефективність та скорочувати час на проведення нарад.
Це можна досягти завдяки:
- раціоналізації підготовки наради;
- раціонального проведення наради.
Раціоналізація підготовки наради передбачає наступне:
- визначення кола спеціалістів, яких доцільно запросити на нараду з точки зору їх корисності при розгляданні питань на нараді;
- підготовка та доведення до майбутніх учасників наради питань та матеріалів, які будуть розглядатися на нараді з проханням дати попередні зауваження по представлених матеріалах;
- попереднє розглядання зауважень та пропозицій майбутніх учасників наради.
Така підготовка наради дає можливість майбутнім її учасникам досконало розібратися у сутності питань, які будуть обговорюватися на нараді, підготуватися до наради, продуктивно працювати на нараді.
Не треба також робити велику доповідь, яка на слух погано сприймається або зовсім не сприймається.
Практично відразу можна перейти до обговорення питань на нараді.
Зменшується також коло питань, які обговорюються на нараді завдяки того, що попередньо можуть бути погоджені деякі питання або зовсім зняті.
Раціонального проведення наради полягає у наступному:
- необхідно регулювати виступи на нараді шляхом припинення виступу, якщо виступаючий відхиляється від теми або нічого конкретного не пропонує;
- періодично необхідно робити підсумки наради, направляючи хід наради на досягнення кінцевої мети.
Раціоналізація підготовки та проведення наради дає можливість:
- суттєво підвищити їх продуктивність, скоротити час проведення наради у 2-3, а інколи і у більше разів;
не відкладати рішення питань на наступну нараду, що дуже часто трапляється при поганій підготовці наради; невипадково, наприклад, дуже часто відправляють закони на “друге читання” у Верховній Раді