Важливою умовою раціональної організації обліку виробничих запасів є обґрунтування їх класифікації.
Розрізняють такі групи виробничих запасів:
¨ сировина й матеріали;
¨ купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби;
¨ паливо;
¨ тара й тарні матеріали;
¨ будівельні матеріали;
¨ матеріали, що переробляються;
¨ інші матеріали.
Наведеним групам відповідають субрахунки активного інвентарного рахунка 20 “ Виробничі запаси ”.
Для ведення аналітичного обліку групи запасів підрозділяються на підгрупи, а потім — на види, сорти, марки, типорозміри. На підприємстві для відповідної класифікації розробляють номенклатуру — цінник, тобто систематизований перелік використовуваних запасів, у якому кожному найменуванню, розміру, сорту встановлено номенклатурний номер (шифр), одиниця виміру та облікова ціна.
Номенклатурний номер проставляється в усіх первинних документах і регістрах аналітичного обліку, що дає можливість вести облік їх наявності та руху.
Облік придбання запасів на рахунку 20 “Виробничі запаси” та його субрахунках ведеться за фактичною собівартістю придбання, тобто за первісною вартістю з урахуванням витрат на транспортування та заготівлю запасів . Тому транспортно-заготівельні витрати групують на окремому субрахунку, який визначає підприємство. Це, як правило, субрахунки другого порядку до субрахунків рахунка 20.
Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами підприємства, уважається їхня виробнича собівартість; тих, що одержані підприємством безоплатно, — їхня справедлива вартість з урахуванням витрат на доведення їх до стану можливого використання.
Первісною вартістю запасів, що придбані в обмін на неподібні одиниці, визнається справедлива вартість отриманих запасів.
Справедлива вартість виробничих запасів визначається відповідно до П(С)БО 19 “ Об’єднання підприємств ”.
Первісна вартість запасів, зазвичай, не змінюється, але П(С)БО 9 п. 24 передбачає, що останні відображаються в бухгалтерському балансі за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації.
Запаси відображаються за чистою вартістю реалізації, якщо на дату балансу знизилася їхня ціна, або вони зіпсовані, застаріли чи іншим чином втратили первісно очікувані економічні вигоди.
Чиста вартість реалізації запасів визначається в результаті їх переоцінки (уцінки). Втрати від уцінки запасів є витратами звітного періоду.