Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси регулюються П(С)БО 9 “ Запаси ”. Запаси — це активи, які утримуються підприємством для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності, перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва, утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, а також управління підприємством.
Запаси визнаються активом, якщо існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням, та коли їхня вартість може бути достовірно визначена.
Основою організації обліку виробничих запасів є їх планово-облікова класифікація, оцінювання, документальне оформлення наявності та руху, система рахунків.
Організації аналітичного обліку запасів (за номенклатурними номерами) вирішується з прийманням облікової політики підприємства. За великої номенклатури запасів доцільно застосовувати оперативно-бухгалтерський метод. За цим методом кількісно-сортовий облік запасів на складах ведеться матеріально відповідальними особами в картках складського обліку (ф. № М-12) — (зразок 6.2), які відкриваються бухгалтерією на кожний номенклатурний номер запасів. Матеріально відповідальна особа в цих картках записує кожну операцію з надходження та відпускання матеріалів і визначає залишок запасів. Підставою для записів є первинні документи на оприбуткування та відпускання запасів.
Бухгалтерія постійно контролює правильність ведення складського обліку відповідно до первинних документів. Контроль здійснюється за графіком безпосередньо на складі в присутності матеріально відповідальної особи. Бухгалтер перевіряє правильність записів і визначення залишків, що підтверджує своїм підписом у картці. Потім за реєстром забирає первинні документи для бухгалтерської обробки.