4-я фаза – принятие решения.
Часто кажется, что всем понятно, до чего договорились собеседники, но это может оказаться иллюзией, так как каждый человек запомнил что-то свое, и мог интерпретировать договоренности по-своему. Поэтому в каждой беседе должна присутствовать фаза формулирования решения, которое должно быть озвучено или зафиксировано письменно, причем полезно убедиться, что все участники обсуждения одинаково понимают достигнутые договоренности. Если это требуется, то по итогам встречи составляется решение, протокол или резюме, понятные всем участникам. Ошибочно думать, что эта фаза является последней в беседе.
5-я фаза – завершение беседы.
Задача – добиться того, чтобы у участников обсуждения осталось положительное впечатление и создались условия для продолжения сотрудничества.
Для этого необходимо обменяться выражениями признательности за проделанную работу, подчеркнуть вклад каждого в достигнутое продвижение и выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. При наличии расхождений необходимо сместить акцент на том, что объединяет стороны и на личном взаимном расположении, которое не зависит от имеющихся разногласий. Последняя фаза – это задел на будущее, «трамплин» для начала следующей встречи.
Существует еще одна фаза беседы, занимающая особое положение, это так называемая «нулевая фаза», или фаза подготовки, которая по продолжительности может во много раз превышать длительность самой встречи. На этой фазе необходимо:
· сформулировать цель встречи, обосновать ее необходимость;
· определить задачи встречи и ожидаемые результаты;
· собрать необходимую информацию о собеседнике, включая его позицию по обсуждаемому вопросу;
· разработать предложения, учитывающие не только свои интересы, но и другой стороны;
· подобрать сильные аргументы, предвидеть возможные возражения, подготовить контраргументацию;
· настроиться на предстоящую беседу, стремиться выглядеть уверенно и располагающе, внушать доверие и оптимизм;
· подготовить все справочные и иллюстративные материалы, которые могут понадобиться.
Чем больше работы проделано на фазе подготовки, тем более уверено вы себя чувствуете и больше шансов, что беседа пройдет успешно.