Контроль передбачає спостереження за процесом управління, оцінювання результатів, співвіднесення їх із визначеною ціллю. У психологічному аспекті - це особливий вид діяльності, пов'язаний із наданням своєчасної допомоги співробітникам, вжиття в разі необхідності відповідних заходів з метою досягнення управлінської мети керівником і всіма підлеглими (схвалення, заохочення тощо).
Нерідко керівники дуже спрощено розуміють психологічні особливості контролю, зводячи свою діяльність до того, щоб переконати підлеглих у неправильності їх дій і відповідно покарати. Але негативна мотивація не сприяє продуктивній праці: підлеглі або намагаються уникнути неуспіху, покарання, що породжує в них негативні емоції, або звикають до покарання, що суттєво знижує його дію і загальний рівень роботи підлеглих.
Для того щоб контроль керівника за діями співробітників сприяв підвищенню ефективності діяльності організації, він повинен відповідати таким вимогам:
- об'єктивність оцінювання діяльності співробітників (характеризуючи діяльність персоналу, керівник повинен послуговуватись конкретними показниками, а не своїми симпатіями та антипатіями);
- гнучкість у ставленні до працівників (врахування їх індивідуальних та психологічних особливостей);
- дотримання законності (суб'єкт управління повинен діяти в межах наданих йому прав і повноважень);
- доступність і зрозумілість для об'єктів, яких контролюють (вимоги керівника мають бути зрозумілими та обґрунтованими);
- гласність (забезпечення тих, кого перевіряють, вичерпною інформацією);
- дієвість (передбачає не лише з'ясування стану об'єкта контролю, а й своєчасну допомогу підлеглим);
- орієнтація на остаточні підсумки, на досягнення поставленої мети (контроль не повинен зосереджуватись на дрібницях, які відволікають увагу співробітників від головного);
- забезпечення зворотного зв'язку (передбачає надходження інформації від виконавців);
- гуманне ставлення до співробітників (контроль повинен враховувати їх потреби, позитивні стимули);
- безперервність і регулярність контролю (працівники, знаючи, що результати їх роботи підлягають неухильному контролю, намагаються діяти злагоджено, системно);
- зосередження уваги не на минулому, а на майбутньому (доцільність контролювати не те, що сталося, а те, що може статися). Краще знати про ймовірну помилку і запобігти їй, аніж виявити її тоді, коли вона сталася;
- забезпечення самоконтролю (уміння керівника контролювати власні дії, емоції, оцінювати підлеглих за їх поведінкою абстраговано від емоційного ставлення.
Завдяки контролю керівник має змогу вчасно виявити недоліки й проблеми в роботі підлеглих, передбачити і здійснити заходи щодо їх усунення. Звичайно, сподіватися на всеохопність запобігання майбутнім помилкам, особливо якщо йдеться про людський фактор, неможливо. Але, знаючи особистісні риси працівників, можна передбачити ступінь і особливості їх помилок. У зв'язку з цим важливими є запобіжні дії, спрямовані на недопущення помилок.
Контроль супроводжує кожну управлінську операцію, потребує висококваліфікованих працівників. Завдання керівника полягає в умілій організації діяльності цієї групи, чіткій взаємодії з нею, що є запорукою її ефективної діяльності.
Якість контролю залежить від поінформованості керівника. Він ефективно виконує контрольну функцію, якщо володіє чіткою, значущою, необхідною і своєчасною інформацією. Без цього неможливо контролювати загальний стан справ в організації, забезпечувати стійкий взаємозв'язок керівника зі співробітниками, зв'язки фірми з постачальниками і споживачами. Вичерпна інформація про потреби споживачів є передумовою ефективної стратегії, конкурентоздатності товарів на ринку. Керівники, які вміють добре управляти інформаційними системами, багато проблем вирішують одночасно. А головне — враховують потреби і запити людей (підлеглих, постачальників, споживачів тощо). Велике значення з погляду психології управління має соціальна інформація і вміння керівників її застосувати під час оцінювання діяльності підлеглих. Вона охоплює дані про кадровий склад організації, загальнокультурну і професійну підготовку персоналу, лідерський потенціал виробничих підрозділів і служб, зони „соціального напруження”, стан і причини плинності кадрів тощо. Найефективнішим способом для одержання такої інформації є безпосереднє спілкування керівника зі співробітниками. Часто застосовують при цьому спостереження, вивчення ділової документації, індивідуальні бесіди тощо. Це є фактором контролю за роботою підлеглих. Контроль забезпечує зворотний зв'язок керівника з працівниками, розширює і поглиблює його знання про їх індивідуальні, особистісні особливості та професійні можливості, живить інформацією про те, як робота підлеглого впливає на досягнення спільної мети, створює можливості для вирішення конкретних психологічних і соціально-психологічних проблем, допомагає підлеглим виправити недоліки, скоригувати дії. Певне значення має контроль і для підлеглих, оскільки дає змогу порівняти фактичні результати з бажаними, поспілкуватися з керівником, поділитися з ним своїми думками, краще пізнати свої потенційні можливості, формує чіткі орієнтири поліпшення роботи.