Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.
Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое приглашение «для массовости»).
Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.
Назначение дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.
Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:
u не регламентируется его продолжительность;
u не соблюдается установленная продолжительность;
u слишком большая продолжительность;
u не делаются перерывы;
u не ограничивается время на доклады и выступления;
u участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.
Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения.
Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, оно должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.
Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:
u слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;
u в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;
u помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.
1.Подготовка участников совещания.
Менеджер-организатор совещания должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.
2.Проведение совещания.
Ученые установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 мин. Спустя 50 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30-40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.
После 90 мин работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10-15 мин.
Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:
u достижение цели совещания;
u решение;
u исполнители задания и сроки.
Ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:
u дата, место проведения;
u номер протокола;
u краткое содержание обсуждаемого вопроса;
u присутствовали;
u отсутствовали, причины отсутствия;
u копии (фамилии тех, кому предназначены);
u повестка дня по пунктам;
u тема по пункту повестки дня;
u обсудили (кто выступил);
u решили;
u постановили (сообщается, что именно);
u выполнение решения возложено на (фамилии);
u срок исполнения (дата).
3. Подведение итогов и принятие решения.
Подводятся итоги совещания и делаются выводы; определяются те, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ; определяются объемы работ, сотрудники, которые будут выполнять задание; сроки, в течение которых должно быть выполнено задание; формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части; выписка из протокола и т. п.).
4. Контроль за выполнением решения.
Без претворения решения в жизнь и контроля за этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным. На этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.