При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:
Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, т точно знать, как это выразить в понятой, сжатой и доступной форме.
Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.
· Фразы должны легко читаться нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;
· Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбивать на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;
· Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;
· Письмо должно быть написано в нейтральной тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;
· Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;
· С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;
· Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.
Пример делового письма, составленного по данной схеме.
Внимание: «Уважаемая (ый)______________________________
Я хочу сообщить Вам важное (интересное)»
Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшит Вашу жизнь…»
Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы … в благородное, патриотическое дело …»
Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей …»
Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:
· письмо должно быть лаконичным;
· обязательно должна прославляться дата;
· письмо не должно содержать клеветнических измышлений;
· должна быть разборчивая подпись.
Раздел 6. Этикет и этическая культура руководителя