Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами.
Служебная перепискаявляется важной частью делового этикета. Деловая переписка способствует установлению прочных связей с партнёром, улучшению взаимосвязи различных служб.
При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:
1. Исполнитель должен отчётливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме.
2. Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами характеризует пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.
3. Письмо составляется только по одному вопросу, при этом текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых затрагиваются лишь один аспект данного вопроса.
4. Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным.
5. Письмо пишется в нейтральной форме изложения.
6. Объём делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста.
7. С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, т.к. орфографические, синтетические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе.
8. Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.
Правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждает интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.
Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем:
1. Резюме и письмо с просьбой о приёме на работу.
2. Письмо-заявление об уходе.
3. Рекомендательное письмо.
4. Письмо-отказ.
5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договорённости, сделки)
6. Письмо-благодарность
7. Письмо-напоминания
8. Письмо-уведомление
На деловом письме всегда ставится подпись руководителя.
Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, в каждой из них существует и внутренняя переписка. Содержание внутренней переписки может быть различным, но должно отвечать некоторым правилам:
1. Письмо должно быть лаконичным.
2. На письме обязательно проставляется дата.
3. Письмо не должно содержать никаких клеветнических измышлений
4. Подпись на документе должна быть разборчивой.