Основний музейний фонд

Основний музейний фонд. До основного фонду належать такі музейні предмети У науково-природничих музеях або відділах природи краєзнавчих музеїв - музейні предмети, які відображають розвиток природи та історію розвитку природничих дисциплін. У їх числі зразки природи, оброблені і законсервовані для тривалого зберігання предмети і колекції археології, геології, палеонтології, мінералогії, ґрунтознавства, ботаніки, антропології, зоології та інші природничі матеріали унікальні об єкти живої та неживої природи, рідкісні види тварин і рослин, метеорити, кристали незвичайної форми тощо колекції, зібрані видатними природознавцями, та мають наукове або меморіальне значення зразки техніки препарування та наукової таксидермії біогрупи і ландшафтні діорами, що науково з точністю відтворюють вигляд природничих ділянок і засновані на оригінальних, науково оброблених матеріалах писемні, образотворчі, речові, кіно відео фото фонопам ятки, що відтворюють історію природничих наук та характеризують природні умови матеріали, пов язані з перетворенням природи людиною, збагаченням флори і фауни, виведенням нових культур, сортів рослин, порід тварин тощо. У музеях або відділах історичного профілю - музейні предмети, які документують історію і розвиток людського суспільства.

У їх числі речові памятки.

А це є речові предмети і колекції, пов язані з важливими подіями в житті України та інших країн, розвитком суспільства і держави, історією національно-визвольних, революційних рухів та громадянських воєн, боротьбою за збереження миру, розвитком науки і техніки, культури та побуту народів, життям і діяльністю політичних, державних, військових діячів, діячів науки, літератури, мистецтва, народних героїв, учасників історичних подій предмети і колекції, виявлені під час проведення археологічних розкопок, окремі випадкові знахідки окремі предмети нумізматики і нумізматичні колекції монети, боністика паперові грошові знаки, фалеристика ордени, медалі нагородні , медальєрика медалі ювілейні, пам ятні , сфрагістика печатки, геральдика гербові знаки міст, окремих родин образотворчі памятки - твори образотворчого мистецтва живопис, графіка, скульптура і декоративно-прикладного мистецтва вишивка, набійка, мереживо, ткацтво, килимарство, різьблення, розпис, карбування, кераміка, скло, порцеляна та ін. пам ятки монументального мистецтва, їх складові частини і фрагменти мозаїка, фреска, частини скульптурного декору, які мають документальне, меморіальне або художнє значення писемні памятки - рукописні і друковані документи рукописи, рукописні книги, стародруки, рідкісні видання усіх видів друку періодичні видання та ілюстрації до них, відозви, листівки тощо, автографи, щоденники, листування, мемуари картографічні матеріали карти, атласи, глобуси, плани, креслення, пов язані з історичними подіями фотопамятки - дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці фонопамятки - речові і музичні воскові валики для фонографа, платівки для грамофонів, патефонів, електрофонів моно, стерео або квадро, магнітні стрічки та диски кінопамятки та відеопамятки - кінофільми, документальні і художні негативи і позитиви на роликових плівках, відеомагнітні стрічки. У музеях театрального, музичного та кіномистецтва та їх відділах - музейні предмети, які документують розвиток театрального та кіномистецтва, музичної культури.

У їх числі - речові памятки - меморіальні предмети, особисті речі, які належали видатним діячам музичного, театрального та кіномистецтва, а також предмети побуту, які характеризують епоху музичні інструменти, театральні костюми -образотворчі памятки - твори образотворчого мистецтва, які характеризують діяльність творчих колективів, особистість діячів театру, кіно, музики, епоху, у яку вони жили ескізи і макети декорацій, ескізи театральних костюмів ілюстрації до літературних творів - писемні памятки - документи, які характеризують діяльність творчих колективів, життя і діяльність акторів театру і кіно, режисерів, композиторів, лібретистів, музикантів, театральних художників, театрознавців, музикознавців, кінознавців та їх оточення - фотопамятки - дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці - кінопамятки та відеопамятки - кінофільми, документальні і художні негативи і позитиви на роликових плівках, відеомагнітні стрічки. У літературних музеях - музейні предмети, які характеризують розвиток літератури. У їх числі - речові памятки - меморіальні предмети, що належали видатним літературним діячам або їх оточенню предмети побуту, що характеризують епоху, у якій жив і творив літературний діяч - образотворчі памятки - твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, що є ілюстраціями літературних творів або за допомогою яких мистецькими засобами відтворюється образ автора, його епохи та оточення - писемні памятки - твори художньої і документальної літератури, драматургії, публіцистики рукописи, друковані видання з правками або автографами, рідкісні видання - стародруки, перші видання відомих авторів, твори відомих авторів документи, що характеризують діяльність літературного діяча, формування його особистості і дають змогу відтворити його оточення та епоху - фотопамятки - негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють особистість літератора, його оточення та епоху, в якій він жив і творив - фонопамятки - речові і музичні, що належали літераторові і характеризують його уподобання - кінопамятки та відеопамятки - документальні і художні стрічки, на яких зафіксовано літературних діячів, їх оточення, епоху, а також ті, у яких використано сюжети літературних творів. У меморіальних музеях - меморіальні предмети, які належали видатній особі, її оточенню, а також ті, що відтворюють епоху, у якій жила і творила ця особа.

У їх числі - речові памятки - власні предмети видатної особи або її найближчого оточення, чи ті, що належать до визначної події пам ятки, що не є меморіальними, але відтворюють історичну обстановку, у яких жила і діяла видатна особа, або відбувалась визначна подія, а також результати діяльності видатної особи, долю її творчих здобутків у наступні епохи - образотворчі памятки - твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, які відтворюють образ видатної особи, її родини, найближчого оточення або відображають визначну подію - писемні памятки - рукописи, автографи, відозви, щоденники, листування, книги всіх видів друку та інші рукописні і друковані пам ятки, які мають безпосереднє відношення до видатної особи або її оточення пам ятки літератури документальної, художньої , що присвячені видатній особі або визначній події - фотопамятки - негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють життя і творчість видатної особи, фіксують її оточення та побут - фонопамятки - речові і музичні, які належать видатній особі або є результатом її діяльності, а також ті, що присвячені визначній події - кінопамятки та відеопамятки - документальні і художні, які створені видатною особою, або присвячені їй, а також ті, що відтворюють визначну подію. У технічних музеях - музейні предмети, що відображають історію розвитку техніки. У їх числі речові памятки - машини, механізми, прилади тощо образотворчі памятки - твори образотворчого мистецтва, які відтворюють життя і діяльність учених, винахідників, окремі технічні процеси та ін. писемні памятки - технічна документація, документи, пов язані з життям і діяльністю вчених, винахідників та ін. фотопамятки - негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють історію розвитку техніки фонопамятки - речові і музичні, які пов язані з життям і діяльністю видатних вчених етапами розвитку техніки кінопамятки та відеопам ятки - документальні і художні, що повязані з життям і творчістю видатних вчених, історією видатних технічних винаходів. У художніх музеях та картинних галереях - твори усіх видів образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва.

У їх числі живопис монументальний мозаїка, фреска, настінний розпис у спосіб різних технік станковий іконопис, світський живопис графіка малюнок, гравюра, плакат скульптура кругла і плоска художнє килимарство художнє ткацтво художня вишивка художня набійка художнє скло художній метал художня кераміка художня порцеляна художній фаянс художнє різьблення декоративний розпис та ін. Архівні документи, що зберігаються в фондах музеїв і мають історичну та культурну цінність, визнану в установленому законом порядку, і є надбанням української нації, входять до складу Національного архівного фонду. 2.3. Науково- допоміжний фонд Науково-допоміжний фонд - частина музейного зібрання, що складається з різноманітних матеріалів, які не мають властивостей музейних предметів, але допомагають їх вивченню та експонуванню.

До науково-допоміжного фонду належать різного роду відтворення діорами, копії, макети, моделі, муляжі, репродукції, наукові реконструкції, схеми, таблиці, плани, графіки та ін розроблені або придбані в процесі комплектування, вивчення та експонування музейних предметів і музейних колекцій фотокопії і фотографії масового виготовлення дублетні примірники друкованих матеріалів масового випуску плакати, афіші, листівки та ін. при наявності цих матеріалів у п яти примірниках в основному музейному фонді матеріали сувенірного характеру, які не мають художньої, історичної або значної матеріальної цінності зразки сільськогосподарських культур та інших натуральних продуктів, що швидко псуються і потребують частої заміни натуральні матеріали - об єкти природи, які не мають музейного значення, але використовуються для наочного показу деяких особливостей природи та її явищ наприклад, різноманітна овочева і фруктова консервація, їжа космонавтів, продукти переробки нафти та ін В окремих випадках науково-допоміжні матеріали можуть бути переведені до основного фонду наприклад, точні копії втрачених унікальних предметів . 2.4. Фонд сировинних матеріалів До фонду сировинних природничо-наукових матеріалів належать об єкти неорганічної та органічної природи, що є наслідком лабораторних досліджень і препарування шкурки тварин, вологі експедиційні матеріали, зразки сільськогосподарських культур нетривалого зберігання тощо, матеріали, підготовлені для тривалого зберігання та ін. Сировинні природничо-наукові матеріали в залежності від наслідків подальшої обробки реєструють у основному або науково-допоміжному фонді. Належність предметів до певного фонду підтверджується рішенням фондової закупівельної комісії музею і оформлюється протоколом, який затверджується керівником та скріплюється печаткою музею.

З основного фонду може бути виділений обмінний фонд, який складається із музейних предметів, що не відповідають профілю музею, а також із зайвих дублетних екземплярів понад пять. Музейні предмети з обмінного фонду можуть передаватися на постійне зберіганням іншим музеям в порядку обміну з дозволу наказу Мінкультури або для тимчасового користування.

Музейні предмети з обмінного фонду при надходженні до музею реєструються як предмети основного фонду, а їх належність до обмінного фонду фіксується в картотеці чи в графі Примітка книги обліку. Обмінний фонд як самостійна облікова структура не існує. З науково-допоміжного фонду також може виділятися обмінний фонд, який фіксується у книзі обліку. РОЗДІЛ 3. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В МУЗЕЇ 3.1. Облік музейних фондів Облік музейних предметів і колекцій забезпечує систему збирання даних і реєстрації необхідної інформації відомостей про памятки, які є національно-культурним надбанням.

Музейні предмети і колекції підлягають музейному обліку, який забезпечує охорону та створює необхідні умови для їх вивчення і використання.

Державний музейний облік здійснюється шляхом включення кожного музейного предмета і колекції до державної частини Музейного фонду України. Усі памятки історії та культури речові, обєкти природи, твори всіх видів образотворчого і декоративно-прикладного мистецтва, памятки писемності, фото фоно кіно відеопамятки, що зберігаються в музеях і заповідниках, бухгалтерському обліку не підлягають, їх відображення на балансі юридичної особи, в користуванні якої вони знаходяться забороняється. Музейний облік музейних предметів і колекцій передбачає дві стадії первинна реєстрація - облік предметів, які надійшли до музею.

Фіксуються основні відмінні ознаки предметів в актах приймання, книзі обліку надходжень основного фонду або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів на підставі результатів їх попереднього вивчення первинної атрибуції наукова інвентаризація - облік основного фонду.

Фіксуються результати розгорнутої атрибуції музейних предметів в інвентарних та спеціальних інвентарних книгах з метою юридичного закріплення предметів за певною музейною колекцією та охорони наукових даних про предмети.

Основними документами обліку музейних предметів і колекцій є акти приймання і акти видавання, книги надходжень КН , інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги. Науковий інвентар є найбільш повним за обсягом документом, що характеризує музейний предмет і фіксує наслідки його наукового вивчення.

Категорично забороняється зберігання і використання в музеях предметів і колекцій, не оформлених юридичними документами.

Книги надходжень КН , інвентарні та книги спецобліку до заповнення мають бути пронумеровані, прошнуровані, опечатані печатками музею та центрального органу виконавчої влади для музеїв державного підпорядкування місцевого органу виконавчої влади для музеїв комунальної власності , завірені підписами головного зберігача, завідувача відділу або матеріально відповідальної особи.

Фондово-облікова документація друкується за встановленими формами див. додатки і заповнюється від руки чорною чи синьою пастою, чорнилом або тушшю.

Акти, книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги музею заповнюються розбірливо, чітко, без помилок, підчисток і необумовлених виправлень.

Виправлення записів у фондово-обліковій документації допускаються лише на підставі рішення фондово-закупівельної комісії, про що фіксується у протоколі. Виправлення у фондово-обліковій документації робляться червоними чорнилом, тушшю або пастою, помилкові записи закреслюються однією лінією. Нові записи вписуються чітко. Правильний запис вписується над закресленим текстом, затверджується підписом головного зберігача фондів або матеріально відповідальної особи і скріплюється печаткою музею.

Усі суттєві виправлення атрибуції стан збереженості, розміри, матеріал та ін що вносяться до книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг, завіряються особою, яка відповідає за облік на підставі спеціального акта додаток 14 , який підписується керівником або його заступником з наукової роботи, головним зберігачем фондів і реєструється у спеціальній книзі додаток 19 . Оформлення облікової документації за допомогою автоматизованих інформаційних систем передбачає обовязкову наявність рукописного примірника книги надходжень. Інвентарні книги і спеціальні інвентарні книги можуть заповнюватися у спосіб компютерного набору за наявності рукописного примірника книги надходжень і паспорта музейного предмета як зразок для ідентифікації і захисту інформації про предмет, виконаного у електронний спосіб. В роздрукованому вигляді ця інформація має бути в формі тому інвентарної книги чи спеціальної інвентарної книги, ступінь захисту якої визначається цією інструкцією. Музеї обліковують і зберігають документи, які належать Національному архівному фонду України, та використовують їх згідно із Законом України Про Національний архівний фонд та архівні установи. Музеї щорічно подають до державних архівних установ відомості про склад і обсяг документів Національного архівного фонду України за формами, встановленими Держкомархівом України відомості про зміни у складі та обсязі фондів, картка музею, архівний опис. Відомості про обєм, склад, зміст і стан документів Національного архівного фонду України вводяться в облікові книги та картотеки основного фонду музею. 3.2. Порядок приймання музейних предметів на постійне зберігання Усі предмети, що надійшли до музею, підлягають обовязковому документальному обліку. Оформлення приймання і видача предметів здійснюється при їх надходженні або видаванні за відповідними актами. Акт про приймання і акт про видачу є первинними юридичними документами обліку музейних фондів. Зберігання в музеях предметів і колекцій, не оформлених актами приймання, категорично забороняється. Акти про приймання або акти про видачу предметів заповнюються за допомогою друкарської машинки, компютера, або від руки чорним чи синім чорнилом пастою. Акти про приймання складаються за встановленою формою див. додатки. Якщо на предметі є старі облікові позначення з виставок, з іншого музею, вони проставляються у графі Примітка. Нові облікові позначення, що присвоєні предмету за книгою надходжень, проставляються у відповідній графі. У разі закупівлі або попередньої експертної оцінки в акті про приймання зазначається вартість предмета.

Акти підписуються особами, що здають і приймають предмет.

Акти затверджують керівник музею або особа, яка його заміщує, скріплюються печаткою музею та видаються особам, які його підписали.

Акти про приймання складаються у декількох примірниках не менше трьох. Перший примірник залишається у головного зберігача фондів або у відділі секторі обліку другий - передається у відділ, до якого предмет переданий на зберігання або з якого виданий якщо зберігання відбувається за відділами третій - особі, яка здала або прийняла предмет.

Якщо головний зберігач фондів є матеріально відповідальною особою, перший примірник акта зберігається у керівника.

До акта додається історична довідка легенда про історію предмета, його походження, час і місце побутування, перебування на виставках та ін. Якщо предмет потребує особливої атрибуції, до акта додаються висновки експертів, завірені і скріплені печаткою відповідної установи, що проводила його експертизу.

У разі надходження до музею матеріалів з археологічних, геологічних та інших експедицій акти про приймання складаються на підставі польових або колекційних описів, або списків предметів, завірених начальником експедиції. У разі передавання предметів на постійне зберігання їх власником спочатку науковий співробітник складає акт про приймання предметів у тимчасове зберігання додаток 2 . Одночасно між власником предмета і музеєм укладаються договори у разі дарування предмета - договір про дарування додаток 4 , у разі закупівлі - договір про купівлю-продаж додаток 5 , у разі благодійництва - договір про благодійний внесок додаток 6 . Якщо предмет надходить до музею або видається з нього на тимчасове зберігання, укладається договір про схов додаток 7 . У разі організації виставки - договір про організацію і проведення виставки.

У разі позитивного рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предмета до музейного зібрання, предмет залишається у музеї на постійному зберіганні, а колишній власник предмета згідно з договором передає музею усі права власності на предмет майнові, економічні, зокрема й авторські. Договори підписуються обома сторонами.

У разі укладення договору між юридичними особами - договір скріплюється печатками обох сторін. Якщо одна сторона договору є фізичною особою, договір складається в присутності двох свідків. Під договором ставляться підписи фізичної особи та двох свідків, з одного боку, і печатка юридичної особи музею, з другого боку. Без печатки договір не дійсний.

Акт про приймання не дійсний без договору.

У разі рішення фондово-закупівельної комісії про недоцільність включення предмета до музейного зібрання, предмет за актом про видачу в постійне зберігання повертається власнику, про що робиться запис у книзі реєстрації актів про видачу на постійне зберігання та книзі реєстрації актів про приймання на тимчасове зберігання.

Відповідальність за предмети, прийняті на тимчасове зберігання, до розгляду їх на фондово-закупівельній комісії несе особа, яка отримала їх від юридичних або фізичних осіб за актом і договором.

Згідно з протоколом фондово-закупівельної комісії співробітник відділу сектора обліку або головний зберігач фондів оформлює акт про приймання предметів на постійне зберігання додаток 3 . Цей акт може бути одночасно й актом про передачу музейних предметів на матеріально відповідальне зберігання і підписується головним зберігачем фондів, зберігачем, який зберігав ці предмети до рішення фондово-закупівельної комісії, і зберігачем фондів, який прийняв їх на матеріально відповідальне зберігання.

Підписи осіб, які здають і приймають предмети, в акті обовязково прописуються повністю в дужках.

Приймання та видавання предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння проводиться відповідно до Інструкції По учету и хранению музейних ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР , затвердженої наказом Міністерства культури СРСР від 15.12.1987 513. Приймання державних нагород музеями здійснюється у відповідності до Закону України Про держвні нагроди України від 16.03.2000 1549-11122. Зберігання, охорона та використання державних нагород, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння- згідно із Інструкцією По учету и хранению музейних ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР , затвердженої наказомвакультури СРСР від 15.12.1987 513. Ордени, медалі України та інших країн, нагрудні знаки до почесних звань України та інших країн, нагороджених померлих громадян і громадян, нагроджених посмертно, а также документи про їх нагородження можуть передаватись на постійне зберігання музям за згодою спадкоємців. Державні нагороди України та інших країн, передані музеям на постійне зберігання, пройшли всі форми обліку і стали складовою державної частини Музейного фонду України, власникам нагород та спадкоємцям померлого нагородженого посмертно не повертаються.

Музеї можуть приймати на постійне зберігання безіменні нагороди.

Державні нагороди, документи про нагородження громадян, діючих підприємств, установ, організацій, військових частин і підрозділів передаванню до музеїв на постійне зберігання не підлягають.

Порядок приймання, обліку, зберігання, охорони, перевезення музеями зброї в тому числі такої, що містить дорогоцінні метали і каміння регламентується Інструкцією Про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневматичної і холодної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених патронів, а також боєприпасів до зброї та вибухових матеріалів, затвердженої наказом МВС України від 21.08.98 622, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 7 жовтня 1998р. 637 3077 зі змінами та здійснюється з дозволу органу виконавчої влади, якому підпорядковано музей, а також органів Міністерства внутрішніх справ.

Підставою для надання дозволу музеям на приймання вогнепальної зброї є - клопотання директора музею органам дозвільної служби Міністерства внутрішніх справ України, у якому зазначаються кількість одиниць зброї, що передається до музею, номер документа та термін дозволу на право зберігання зброї - акт про придатність приміщення, де зберігається зброя, який складається комісією з представників органів Міністерства внутрішніх справ, пожежного нагляду та музею - наказ директора музею про призначення особи, відповідальної за придбання та зберігання зброї прізвище, ім я та по батькові, дата, місце народження і проживання, довідка висновок медичної установи ЛКК , що така особа за станом здоровя може виконувати цю роботу, сертифікат про проходження профілактичного, наркологічного огляду на відсутність протипоказань до виконання вказаних функціональних обовязків - копія документа на одержання придбання зброї та бойових припасів - платіжне доручення квитанція банку про оплату послуг, пов язаних з видачею дозволу на придбання зброї. Передання музейних предметів і колекцій на постійне зберігання іншим музеям у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються - за рішенням наказом Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей для музеїв, заснованих на державній формі власності - за рішенням наказом Міністерства кульутри і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та за погодженням з відповідним структурним підрозділом місцевого органу виконавчої влади - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності. Для одержання дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи а клопотання структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади Міністерства культури і мистецтв Автономної Республіки Крим, Головного управління культури і мистецтв Київської міської державної адміністрації, Севастопольської міської державної адміністрацій, до сфери управління яких належить музей, з якого передаються музейні предмети і колекції б лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і музейні колекції, витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії в клопотання музеїв, установ, організацій або фізичних осіб, до яких передаються музейні предмети і музейні колекції г списки музейних предметів у п яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних інвентарного номера, назви предмета, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби. В разі передання музейних предметів на постійне зберігання, у книгу надходжень, інвентарні книги та іншу фондово-облікову документацію у графу Примітка червоним чорнилом або тушшю вписується відповідний запис з посиланням на документ наказ, що дозволяє видавання.

Запис підтверджується підписом головного зберігача фондів і скріплюється печаткою музею.

Використання вилучених номерів предметів за книгою надходжень та інвентарною книгою для запису інших музейних предметів забороняється. Передання музейних предметів і колекцій на постійне зберігання може здійснюватися як обмін між музеями, які зберігають державну частину Музейного фонду України на рівноцінні предмети, що відповідають профілю музейного зібрання.

Порядок обміну та оформлення фондово-облікової документації здійснюється згідно з пп.2.1.18, 2.1.19 данної Інструкції. Внутрішнє передання предметів з одного відділу музею до іншого, від однієї матеріально відповідальної особи до іншої проводиться за заявкою додаток 36 з дозволу головного зберігача і оформлюється актом про внутрішнє музейне передння додаток 12 . Акт затверджується керівником музею або особою, яка його заміщає і скріплюється печаткою музею.

Передання музейних предметів з відділів у фотолабораторію або для наукової роботи в межах музею відбувається з дозволу головного зберігача фондів та завідувача відділу або матеріально відповідальної особи і оформлюється актом та реєструється у спеціальній книзі. Передання музейних предметів на реставрацію відбувається з дозволу керівника музею за погодженням з головним зберігачем фондів, завідувачем відділу або матеріально відповідальною особою, оформлюється актом про видачу на тимчасове зберігання або актом про внутрішнє музейне передання із зазначенням стану збереженості та терміну, на який видається музейний предмет.

Акти про приймання на постійне зберігання нумеруються порядковими номерами. Окремо пронумеровані акти для постійного зберігання підшиваються в різні справи акти приймання або акти видачі в хронологічному порядку.

Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів додатки 15,17 . Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів приймання на постійне зберігання, видачі на постійне зберігання.

Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї. Записи в кожній з книг реєстрації актів продовжуються з року в рік до заповнення книги, при цьому щорічна нумерація актів приймання і видачі предметів повинна починатися з першого номера.

Акти про передання предметів на матеріально відповідальне зберігання нумеруються підряд, без розподілу за роками та підшиваються окремо і реєструються в спеціальній книзі. Фондово-облікова документація музею на зберігання в архівні установи не передається. 3.3. Реєстрація нових надходжень Усі предмети, що надійшли до музею на постійне зберігання, після складання акта та первинної атрибуції виявлення основних ознак, що визначають назву, призначення, будову структуру, матеріал, техніку виготовлення, розміри, авторство, хронологію і географію створення та побутування предмета протягом місяця розглядаються фондово-закупівельною комісією музею.

У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо недоцільності включення предмета до музейного зібрання, предмет повертається власнику, про що складається акт про видачу предметів на постійне зберігання додаток 10 . У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предметів до музейного зібрання, складається акт про приймання предметів на постійне зберігання, і предмети протягом місяця реєструється у книзі обліку надходжень музейних предметів на постійне зберігання далі книга надходжень додаток 20 або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів додаток 22 . У разі закупівлі предмета у фізичної особи, він реєструються у книзі надходжень тільки після перерахування музеєм коштів власнику.

У книзі надходжень як документі охоронного порядку - реєструється предмет, що надійшов, під певним порядковим номером, який одночасно проставляється на ньому, і дається стислий опис предмета, який унеможливлює його підміну, а в разі втрати або крадіжки - сприяє розшуку предмета.

Кожний музейний предмет, заноситься до книги надходжень під окремим номером, який одночасно проставляється в акті його приймання на постійне зберігання.

Предмети, які входять до складу окремих цілісних скарбів, матеріалів експедицій або конфіскованих памяток, заносяться до книги надходжень у повному складі. Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, до книги надходжень записуються кожний окремо.

Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння та надійшли до музею у складі скарбу, матеріалів з археологічних, етнографічних, геологічних та інших експедицій або іншим шляхом, обліковуються за окремим номером, а його належність до скарбу або матеріалів експедицій зазначається у графі Назва та стислий опис предмета. Матеріали, які надійшли до музею внаслідок діяльності археологічних, етнографічних, геологічних та ін. експедицій, обліковуються спочатку комплексами за колекційними або польовими описами додатки 8, 9 . Якщо зазначені комплекси передаються з експедицій інших організацій, то передання їх до музею здійснюється за актами з предметними описами, у яких однотипні предмети записуються групами, а унікальні - окремо.

У разі одночасного надходження великої кількості однорідних предметів, їх систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд. Такі однорідні предмети отримують єдиний номер за книгою надходжень з відповідними до кількості предметів дробовими номерами.

Наприклад КН-48021 1-735. Запис колекції у книгу надходжень або у книгу науково-допоміжного фонду допускається за наявності предметного опису її складу колекційного опису. Перед реєстрацією у книгу надходжень археологічні предмети систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд. Польовий або колекційний опис підписується особою, яка його склала, завіряється підписом начальника експедиції, нумерується та опечатується печаткою музею.

Реєструють польові або колекційні описи у книзі реєстрації польових та колекційних описів. У звязку з необхідністю попередньої систематизації та камеральної обробки експедиційних зібрань археологічних, етнографічних, геологічних та інших колекцій, а також нерозібраних архівів меморіального характеру терміни їх запису до книги надходжень визначаються фондово-закупівельною комісією музею з урахуванням складності та обсягу робіт. 3.4. Організація інвентаризації музейних предметів Наукова інвентаризація - це друга, основна стадія обліку музейних предметів і колекцій основного фонду, на якій фіксуються наслідки вивчення та наукової атрибуції з метою закріплення предметів за певною музейною колекцією. Науковій інвентаризації підлягають усі предмети основного фонду музею.

Музейні предмети систематизуються у відповідності до класифікації основного фонду за найбільш суттєвими ознаками та окремими групами в залежності від складу зібрання.

Музейні предмети поділяються на типи або джерела речові, образотворчі, писемні, кіно- відео фото фономатеріали. Кожний тип джерело поділяється на види, види на різновиди, різновиди на групи, групи на підгрупи.

Наприклад тип образотворчий, вид живопис, різновид мініатюра, група портрет. У музеях з великим зібранням і різноманітними колекціями, таких як краєзнавчі музеї, музейні предмети і колекції систематизуються за типами, колекціями, видами матеріалу, технікою виконання, призначенням.

Наприклад речові памятки природа, археологія, нумізматика, етнографія, зброя, годинники, вироби з тканини, металу та ін. образотворчі памятки живопис, графіка, скульптура памятки декоративно-прикладного мистецтва писемні пам ятки рукописні, друковані кіно- та відеопамятки документальні і художні фотопамятки негативи, діапозитиви, фотовідбитки фонопамятки речові і музичні . У музеях художнього профілю музейні предмети систематизуються за видами мистецтва образотворче мистецтво та декоративно-прикладне за матеріалом і технікою дерево, кістка, метал, папір, гравірування, малюнок , іноді за призначенням меблі та ін Для музеїв художнього профілю з великим зібранням використовується така систематизація живопис іконопис мініатюра графіка скульптура художні меблі декоративно-прикладне мистецтво пам ятки монументального мистецтва фреска, мозаїка, архітектурні деталі і фрагменти. У музеях художнього профілю з невеликим зібранням кількість груп може бути зменшена до 3 - 4 живопис графіка скульптура декоративно-прикладне мистецтво.

У художніх зібраннях музеїв доцільно вести окрему інвентарну книгу для художніх рам, у якій, крім загальних даних, необхідно дати опис профілю рами, а також інвентарний номер картини, яка оформлена цією рамою.

Сучасні багетні рами масового виробництва та музейне обладнання, що не мають художньої цінності, обліковуються господарською частиною музею у господарських інвентарях.

Після встановлення кількості груп зберігання, музейні предмети і колекції розподіляються між відповідними розділами, яким надається шифр. Музейні предмети і колекції відповідно до розділів реєструються до окремих інвентарних книг додаток 25 з встановленим шифром.

Наприклад книга обліку предметів археології може мати шифр А , нумізматики - Н , скульптури - С та ін. У музеях з великим зібранням, де музейні предмети і колекції розподіляються за відділами, кожній групі, крім основного шифру, надається шифр відділу. Наприклад, предмет археології з відділу античної археології може мати шифр Ар А . Науковий співробітник музею, який одержав предмет для інвентарного опису, у найкоротший термін вивчає музейний предмет, виявляє основні ознаки назву, авторство, хронологію і географію створення та побутування, призначення, устрій, матеріал, техніку виготовлення, розміри предмета тощо, з метою підготовки його для різнобічного музейного використання, визначає його наукову, художню, історичну, етнографічну та меморіальну цінність і заносить дані про предмет до інвентарної книги.

Попередньо зазначені дані вписуються в науково уніфікований паспорт додаток 24 . Науково уніфікований паспорт музейного предмета - документ, що фіксує усі етапи інвентаризації, вивчення, наукового визначення, реставрації, публікації і використання предмета на всьому відрізку часу його знаходження в певному музеї. Науково уніфікований паспорт заповнюється від руки, при допомозі друкарської машинки або компютера, завіряється підписом фахівця, що його складає та візується матеріально відповідальною особою.

Обовязковим для науково уніфікованого паспорта є наявність фотографії 9 х 13 см або, як виняток, замальовки.

Науково уніфікований паспорт складається на унікальні предмети згідно з додатком 1 до Порядку занесення унікальних памяток Музейного фонду України до Державного реєстру Національного культурного надбання, затвердженого наказом Міністерства культури і мистецтв України від 25.10.2001 р. 653, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 14.02.2002 р. за 144 6432. Кожний музейний предмет реєструється в інвентарній книзі під порядковим номером.

Порядковий номер є одночасно інвентарним номером музейного предмета, який проставляється на ньому. Шифр та інвентарний номер музейного предмета заноситься у відповідну графу книги надходжень для досягнення взаємозвязку між книгою надходжень та інвентарною книгою.

Предмети, що складаються з декількох частин, заносяться до інвентарної книги за одним номером, а кожна його складова частина нумерується окремо.

Наприклад кубок з кришкою - інвентарний номер М-910, кубок - М-910 1, кришка - М-910 2. У комплектах предметів наприклад, сервізи кожний предмет інвентаризується за окремим номером, а належність його до комплекту обумовлюється у графі Назва та розгорнутий опис предмета інвентарна книга, додаток. Альбоми гравюр, малюнків, фотографій, клясер з марками, що обєднані тематично, та ін. записуються під одним інвентарним номером, при цьому зазначається загальна кількість аркушів альбому, кількість пустих чи відсутніх аркушів або гнізд до фотографій, а також кількість предметів гравюр, малюнків, фотографій. Кожний предмет з альбому підлягає інвентаризації і відповідно отримує окремий інвентарний номер.

Належність предмета до альбому зазначається у графі Назва та розгорнутий опис предмета додаток. Монетні скарби записуються до інвентарної книги в повному складі монети з дорогоцінних та монети з недорогоцінних металів. Кожна монета записується під окремим інвентарним номером, а її належність до скарбу зазначається у графі Назва та розгорнутий опис предмета. Предмети зі скарбів, які належать до різних типів і видів музейних предметів і музейних колекцій, систематизуються згідно з класифікацією основного фонду за окремими групами відповідно до складу музейного зібрання і записуються до різних інвентарних книг. Належність їх до скарбів зазначається у графі Назва та розгорнутий опис предмета. У графі Назва та розгорнутий опис предмета у інвентарній книзі, як і в книзі надходжень, назву предмета починають з головного предметного слова, наприклад комірець білий, шабля козацька.

При потребі зазначається чучело, модель, сухий препарат та ін. При описі художніх творів враховується наявність художнього постаменту, окладу, рами, які також вписуються в інвентарну книгу, як і сам предмет.

Опис природничих предметів починається з видової назви українською та, латинською мовами наприклад горобець хатній - Passer domesticus і включає усі дані польових етикеток. Опис документальних матеріалів починається з даних про автора або укладача документа, а за відсутності таких - з назви самого документа.

Опис фотографії починається з прізвища особи, зображеної на ній для портрета, та року, до якого належить фотографія. Указується тип зображення голова, погруддя, поясний, на повний зріст та ін Опис фотографій з груповими зображеннями починається із загального найменування групи, далі перераховуються усі зображені на фотографії особи. Опис фотографій, що відтворюють різні події, виробничі процеси, види місцевості, починається з назви сюжету.

При описі фотовідбитків і негативів зазначаються, якщо відомо, час і місце фотозйомки та прізвище особи, яка проводила фотозйомку.

Розміри зазначаються в сантиметрах для графіки, нумізматики і у міліметрах для предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння у такій послідовності а для обємних предметів h - висота, а - ширина, l - довжина глибина б для прямокутних предметів h - висота, а - ширина в для круглих та еліпсоподібних - найбільший діаметр або d-діаметр у планах, технічних кресленнях. Висота скульптури вказується разом з плінтом, якщо вони становлять єдине ціле. Розміри ваз визначаються їх висотою та найбільшим діаметром. Для творів графіки зазначаються два розміри аркуша та зображення, для творів живопису - розміри підрамника або дошки.

Для костюмів - ширина плеч або пояса та довжина.

При встановленні розмірів небажано користуватися мяким сантиметром.

Графа Маса інвентарна книга, додаток заповнюється найменуваннями музейних предметів, які містять дорогоцінні метали у грамах, дорогоцінного каміння у каратах, дорогоцінного каміння органогенного утворення у грамах, а також для предметів нумізматики незалежно від матеріалу та для зразків цінних мінералів і великих друз кристалів у грамах. Графа Стан збереженості у інвентарній книзі заповнюється за схемою без пошкоджень, задовільний, незадовільний.

У графу вписуються усі дефекти пошкодження, втрати, тріщини, сколи, осипи фарбового шару, відсутність будь-якої частини або фрагмента та ін. Дані про наступні зміни, стану збереженості музейного предмета вписуються в інвентарні книги на підставі акта їх обстеження.

Вартість предмета визначається на підставі Інструкції Про порядок визначення оціночної та страхової вартості пам яток Музейного фонду України від 13.07.98р. 325, зареєстрованої Міністерством юстиції України 6 серпня 1998р. за 496 2936 зі змінами. Після реєстрації в інвентарних книгах музейних предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, їх обліковують у спеціальних інвентарних книгах. 3.5. Організація обліку музейних предметів Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються на підставі договору, укладеного між двома сторонами, страхового полісу та з дозволу наказу Міністерства культури і туризму України на погоджений термін. Для одержання дозволу до Міністерства культури і туризму України подаються такі документи а клопотання центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей для музеїв, заснованих на державній формі власності б клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей для музеїв, заснованих на комунальній формі власності в клопотання музеїв, юридичних осіб, до яких передаються музейні предмети і колекції г гарантійний лист приймаючої сторони ґ лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і колекції д списки музейних предметів у п яти примірниках із зазначенням назви предмета, інвентарного номера, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби, стану збереженості, страхової вартості е страховий поліс з урахуванням усіх видів ризику на час транспортування та експонування або державні гарантії повного фінансового покриття страхових витрат.

Музейні предмети, які передаються на тимчасове зберігання за межі України, обовязково супроводжуються реставратором та матеріально відповідальною особою, яка призначається наказом керівника музею.

Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання іншим музеям, юридичним і фізичним особам у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються, та на підставі угоди, укладеної між двома сторонами а за рішенням МКТ України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей для музеїв, заснованих на державній формі власності б за рішенням структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей для музеїв, заснованих на комунальній формі власності. Для одержання дозволу подаються такі документи а клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей для музеїв, заснованих на комунальній формі власності б клопотання музеїв, установ, організацій, до яких передаються музейні предмети, що містить гарантію дотримання умов зберігання, експонування та вчасного повернення в лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети г списки музейних предметів у п яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних і страхової вартості Музейні предмети, що надійшли в музей на тимчасове зберігання, реєструються у книзі обліку надходжень на тимчасове зберігання додаток 21 . Передання предметів на тимчасове зберігання, що надійшли до музею, але ще не набули статусу музейних предметів і не зареєстровані у книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книгах, не дозволяється. Категорично забороняється передання музейних предметів, що перебувають на тимчасовому зберіганні, без згоди їх власника.

Керівник музею має право продовжити термін видавання на тимчасове зберігання, але не більше ніж на рік. Пакування і передання музейних предметів здійснюється у присутності особи, яка їх приймає та за наявності доручення та гарантійний листа приймаючої сторони. Відправлення і транспортування музейних предметів здійснюється у супроводі матеріально відповідальної особи представника сторони, яка приймає або передає . До акта видачі або приймання додаються залізничні, авто- або авіанакладні на відправлення вантажу.

Повернення музеєм предметів, одержаних на тимчасове зберігання від юридичної чи фізичної особи, відбувається за розпорядженням керівника музею, який їх повертає, і оформлюється актом про повернення предметів до фондів музею з тимчасового зберігання додаток 13 , підписаного головним зберігачем фондів, завідувачем відповідного відділу якщо зберігання здійснюється за відділами, а також матеріально відповідальною особою, під контролем якої зберігалися ці предмети.

Використання музейних предметів з метою копіювання може здійснюватися з науковою, учбовою цілями, а також як авторське.

У всіх зазначених випадках ці роботи виконується за згодою музеїв та дозволу органів виконавчої влади, у підпорядкуванні яких вони знаходяться.

Копіювання музейних предметів образотворчого мистецтва студентами художніх навчальних закладів здійснюється на підставі угоди про співпрацю між музеєм і навчальним закладом під наглядом музейних працівників. Копії виконані студентами залишаються в навчальному закладі. Тимчасове видання творів авторам з метою копіювання здійснюється за згодою музею, на підставі дозволу органу виконавчої влади, у підпорядкуванні якого знаходиться музей та за наявності клопотання місцевого відділення Національної Спілки художників України. У цих випадках складаються акти про тимчасове видання, угода з автором, обумовлюються терміни виконання роботи та повернення твору до музею, розміри авторської копії, яка не може співпадати з оригіналом більша або менша. Копіювання музейних предметів, занесених до Державного реєстру національного культурного надбання України з метою їх використання у виставковій діяльності музеїв, погоджується з Міністерством культури і туризму України. Акти про приймання або видачу на тимчасове зберігання нумеруються порядковими номерами із зазначенням додаткового шифру ТЗ роздільно, наприклад ТЗ 71. Окремо пронумеровані акти про тимчасове зберігання підшиваються в різні справи акти приймання або акти видачі в хронологічному порядку.

Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів додатки 16,18 . Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів приймання на тимчасове зберігання, видачі на тимчасове зберігання.

Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї. 3. 6. Організація обліку інших фондів Матеріали, які віднесені фондово-закупівельною комісією до науково-допоміжного фонду, оформлюються актом про приймання та заносяться до книги обліку науково-допоміжних матеріалів додаток 22 . Наукова інвентаризація матеріалів науково-допоміжного фонду не ведеться.

Переведення матеріалів з науково-допоміжного до основного фонду здійснюється за рішенням фондово-закупівельної комісії та за наказом керівника музею.

Переведення матеріалів з основного до науково-допоміжного фонду здійснюється за рішенням Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.

Передання матеріалів науково-допоміжного фонду на постійне зберігання іншим музеям здійснюється на підставі дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, для державних музеїв та структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади - для комунальних музеїв. Передавання матеріалів науково-допоміжного фонду з музеїв на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за наказом Міністерсва культури і туризму України. У музеях художнього і меморіального профілів використання предметів науково-допоміжного фонду ведеться за правилами використання музейних предметів основного фонду. Сировинні матеріали вписуються в книгу обліку сировинних матеріалів додаток 23 на підставі акту про приймання. 3.7. Організація обліку музейних предметів у філіях та відділах Порядок обліку музейних предметів і колекцій у музейних об єднаннях, філіях та окремо розташованих від музею відділах проводиться відповідно до загальних вимог.

Питання обліку музейних предметів у філіях музею та в окремо розташованих від музею відділах в кожному конкретному випадку вирішується центральним музеєм. У музейних обєднаннях облік музейних предметів проводиться кожним музеєм самостійно згідно з цією Інструкцією. У філіях музею та відділах, розташованих окремо від музею, облік здійснюється в центральному музеї. У філіях та відділах зберігаються другі примірники актів приймання предметів на матеріально відповідальне зберігання актів приймання та видавання предметів на постійне і тимчасове зберігання науково уніфікованих паспортів на музейні предмети, а також картотеки.

У окремих випадках, якщо філії мають значні зібрання, сформованих протягом багатьох років, то облік музейних предметів здійснюється самостійно. При цьому філії зобовязані направляти до центрального музею по одному примірнику актів приймання та видавання, а також науково уніфікованого паспорта.

У фондово-обліковій документації, крім шифру центрального музею, проставляється шифр філії. Щорічні звіти відповідно до установленої форми музейні обєднання, філії та окремо розташовані відділи подають центальному музею. 3.8. Допоміжні форми обліку та додаткові описи Допоміжний музейний облік здійснюється для оперативної та наукової роботи з колекціями музею і має переважно довідковий характер.

Облік проводиться за допомогою карток та різноманітних допоміжних описів, які юридичних документів не замінюють.

У музеї можуть створюватися такі картотеки облікова інвентарна топографічна картотека збереженості систематична тематична предметна хронологічна іменна географічна. Для кращого контролю за своєчасним поверненням тимчасово виданих з музею предметів створюються спеціальні контрольні картотеки актів видавання, систематизованих за датами повернення за місяцями. На картку записуються номер акта, дата, кому видано, термін видавання.

Метою додаткових описів є обєднання музейних предметів та музейних колекцій у групи за тими або іншими ознаками тематичними, топографічними, систематичними та ін На всі місця зберігання сейф, вітрина, шафа, стелаж, полиця та ін. у фондосховищах та експозиційних залах складаються топографічні описи штандорти таким чином порядковий номер, номер за книгою надходжень, номер за інвентарною книгою, номер за спеціальною інвентарною книгою, найменування предмета, кількість та комплектність, примітка. Переміщення предметів відмічаються у графі примітка і фіксуються у контрольному талоні, який знаходиться на місці постійного зберігання предмета.

У разі зміни місцезнаходження предмета - останній викреслюється з топографічного опису, а в топографічній картці робиться спеціальна позначка.

У разі повернення предмета - контрольний талон знищується. Топографічні описи підписуються матеріально-відповідальною особою. Топографічний опис складається у двох примірниках один залишається у матеріально-відповідальної особи, другий прикріплюється на місце зберігання музейного предмета.

Обовязково проставляється дата. Компактною і зручною формою додаткового опису є надрукована в друкарні Книжка музейного зберігача . 3.9. Організація звірення предметів з обліково- фондовою документацією З метою контролю за станом ведення фондово-облікової документації та фактичної наявності музейних предметів музеї щорічно зобов язані проводити перевірку наявності і стану збереженості музейних предметів і колекцій, звірення їх з актами, книгами надходжень, інвентарними, спеціальними інвентарними книгами та іншою фондово-обліковою документацією. Звірення музейного зібрання здійснюється у відповідності до затвердженого керівником плану, яким передбачаються черговість, терміни звірення кожної групи зберігання музейних предметів і колекцій. Музеї з невеликим до 3000 предметів зібранням щорічно проводять повне звірення їх наявності. Музеї з великим зібранням щорічно проводять перевірку з окремих груп зберігання предметів згідно з планом.

Звірення музейних предметів і колекцій з фондово-обліковою документацією проводиться комісією у складі не менше трьох осіб, призначеної наказом, і з обовязковою участю зберігача фондів матеріально відповідальна особа даної групи музейних предметів і колекцій. Підсумки звірення фіксуються в окремих актах, що підписуються головним зберігачем фондів матеріально відповідальна особа та членами комісії, і затверджуються керівником музею.

На підставі актів звірення за групами зберігання складається підсумковий акт про повне звірення наявності всього музейного зібрання, який підписується керівником і головним зберігачем фондів матеріально відповідальна особа додатки 26, 27 . Завершення звірення музейного зібрання обговорюється на засіданні фондово-закупівельної комісії музею.

Підсумковий акт, протокол фондово-закупівельної комісії, пояснювальна записка керівника музею в разі втрати предмета і вжиті заходи, висновки реставраторів та інша необхідна документація надсилаються органу виконавчої влади, якому підпорядкований музей для розгляду та затвердження.

Повне звірення наявності основного фонду музею дає можливість упорядкувати основний фонд шляхом звільнення від музейних предметів, які є непрофільними, втратили музейне значення через незадовільний стан збереження, підлягають обліку у науково-допоміжному фонді, номерів помилково наданих двом різним предметам, або навпаки, двох облікових номерів - одному предмету, музейних предметів, які не знайдені, викрадені, втрачені під час аварій. Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення псування музейних предметів і колекцій, в тому числі занесених до Державного реєстру національного культурного надбання, визначається фондово-закупівельними комісіями музеїв заповідників на підставі їх оціночної вартості, зафіксованої в актах про приймання на постійне зберігання. Вилучення зареєстрованих музейних предметів у інвентарній книзі здійснюється лише у разі крадіжки після закриття справи, невиявлення музейного предмета під час звірення, втрати ним музейного значення на підставі наказу Міністерство культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, за погодженням з Міністерства культури і туризму України. Для одержання дозволу на вилучення музейних предметів до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи в залежності від конкретного випадку а клопотання та витяг з протоколу колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади для музеїв, заснованих на комунальній формі власності б витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії музею в підсумковий акт про звірення наявності музейних предметів з фондово-обліковою документацією г висновок реставратора про стан предмета і неможливість його реставрації ґ акт, у якому зафіксовано обставини крадіжки д документи про вжиття заходів дирекцією музею до розшуку викрадених предметів, притягнення винних до відповідальності у відповідності до законодавства України е документи органів Міністерства внутрішніх справ України про розшук або припинення розшуку викраденого музейного предмета є акт про значні пошкодження музейного предмета.

При вилученні музейного предмета із зібрання музею у полі Примітка в книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книзі робиться спеціальна позначка із посиланням на назву, номер і дату документа, що дозволяє вилучення предмета.

Позначка про вилучення предмета з книги надходжень, інвентарної та спеціальної інвентарної книги завіряється підписами керівника музею, головного зберігача фондів матеріально відповідальної особи та скріплюється печаткою музею.

Категорично забороняється використання номерів, які звільнилися після вилучення музейних предметів, для записів інших музейних предметів. Переведення музейного предмета з однієї інвентарної книги до іншої наприклад, з інвентарної книги графіка до інвентарної книги акварелі і відповідно до зміни його інвентарного номера та шифру проводиться за рішенням фондово-закупівельної комісії музею та за наказом керівника музею за умови, якщо предмет залишається в основному фонді музею.

Книги надходжень, інвентарні книги та спеціальні інвентарні книги заповнені до видання цієї Інструкції залишаються дійсними, за умови, якщо вони містять усі необхідні відомості про предмет та належним чином оформлені. Заміна книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг на нові відбувається у виняткових випадках з обов язкового дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.

Після завершення роботи з переписування старих фондових книг і оформлення порівняльної відомості складається акт про погашення старих книг обліку додаток 29 . Цей акт і порівняльна відомість розглядаються на засіданні фондово-закупівельної комісії музею.

Музеї, засновані на державній формі власності, акти про погашення старих книг обліку, порівняльні відомості разом з випискою з протоколу фондово-закупівельної комісії надсилають до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження.

Музеї, засновані на комунальній формі власності, вищезгадані документи надсилають на розгляд колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та разом з рішенням колегії - до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження.

До затвердження акта заміни старих книг обліку фондів на нові чинними вважаються старі книги.

В акті заміни старих книг з обліку фондів зазначаються дата, за чиїм розпорядженням здійснено заміну, причина заміни, а також кількість номерів та предметів, що перенесені до нових книг, кількість номерів та предметів, які були раніше вилучені, кількість номерів, що не зазначені. У разі заміни книг обліку - до них переносяться усі музейні предмети із старих книг, крім тих, які вилучені на підставі відповідних документів. У нових фондових книгах проти кожного музейного предмета робляться посилання на шифр і номер за старою книгою, так само як і в старій книзі проставляються новий шифр і номер.

При складанні нових книг обліку категорично забороняється знищення або порушення цілості старих книг. Старі книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги постійно зберігаються в музеях поряд з іншою фондово-обліковою документацією. Акт на погашення старих книг обліку додаток 29 складається у чотирьох примірниках перший - залишається у діловодстві музею, другий - закладається у погашену фондову книгу, третій - передається до структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, що затвердив цей акт, четвертий - надсилається до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей. 3.10. Зберігання обліково - фондової документації музею Основні фондово-облікові документи - акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання - підлягають реєстрації у книзі реєстрації фондово-облікової документації музею згідно зі списком, затвердженим наказом керівника музею, і постійному зберіганню під контролем у матеріально відповідальних осіб. Основні фондово-облікові документи - акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання - зберігаються у вогнетривких шафах у закритому, опломбованому у неробочий час приміщенні і стороннім особам не видаються.

Забороняється винесення усіх перерахованих облікових документів і книг з приміщення музеїв. Співробітники музею користуються обліковою документацією лише за службової необхідності і в присутності матеріально відповідальної особи. Співробітникам музею і зберігачам фондів перераховані документи видаються для чергових записів і позначок у спеціально призначеному приміщенні. Для більш тривалої роботи із зазначеними документами вони можуть бути винесені до іншого приміщення у межах відділу, але кожного разу з особливого дозволу головного зберігача фондів матеріально відповідальна особа. У кінці робочого дня документи обов язково здаються відповідальним за їх зберігання особам і на ніч залишаються у місцях їх постійного зберігання.

РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ 4.1. Сховища музейних фондів та іх обладнання 2,5 - 3,0 ? 1,0 - 1,5 25 10 - 15 15 3 - 5 4.2. Режим музейного зберігання 4.2.1.