Организация внедрения информационных технологий в архиве. Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.
В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.
Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта м поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.
Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.
Разработка и её внедрение осуществляется в несколько этапов: 1.Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации 2.Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчёты и т.д.). Постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно.
Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом. 3.Поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы. 4.Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. 5.Создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания. 6.Сертифицирование и регистрация программного продукта 7.поддержка и обслуживание системы.
Архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию. 1.3. Электронный документооборот Конец ХХ века ознаменовался стремительным развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной документации.
Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.
В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к электронной цифровой технике будущего.
Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в общем объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение В настоящее время в экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.
Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей. По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимые ими электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее – с числовыми файлами данных.
В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме».1[12;19] Включение архивистов в группы разработчиков новых информационных систем – одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной документации на Западе.
На Западе современный уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к передаточному звену между организациями и архивами. Совершенствование методики экспертизы ценности электронных документов – наиболее очевидный результат исследований и дискуссий архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий.
Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали появляться новые компьютерная техника и программные продукты. С начала 90-х годов популярность приобрела концепция распределённых электронных архивов. Суть её состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали. Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.
Создание музеев устаревших аппаратных и программных средств периодически обсуждается архивистами, но обычно откладывается как слишком дорогой проект, так как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников. Независимо от модели организации электронных архивов реалии современного компьютерного мира меняют представление об их вспомогательном значении в административно-управленческой практике.
Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных. От того, насколько успешно архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХ1 века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды. 1.4.